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満足できる仕事と、GTDを紹介し続けていくこと

◆どんな仕事ならば、満足して続けられるのか

このところ仕事についてかんがえる。この先、自分が長らく仕事を続けていきたい場合、どのような仕事だったならば、満足して続けられるのか。

◆私の好きな仕事の要素

この前、ひすいこうたろうさんの主催したホンキの1日@TOKYOに参加した。その中で、自分の10年後について、なりたい自分について、そんな夢を4人で1グループで東京のヒーリングスポットを巡りながら話した。

振り返ってみると、私はGTD勉強会のような場所が好きだ。そして、エマジェネティックスのようなセミナーの場所も好きだ。それから今はまっているネット上で話すことも好きだ。これらについて共通しているのは以下の通り。

1.参加者が少し高まるのを補助していること
2.その補助するのに自分が関わっていること
3.その作業がリアルタイムで行われること

突き詰めていくと、それは誰かが本来もっている力を今以上に出せる環境を整えること、それに加担するのが私は好きらしい。

◆GTDで学んだ「信頼」

GTDで学んだことは多い。特に今一番学んでいることは「信頼」だ。GTDで培おうとしているのは、この「信頼」である。GTDのシステムと自分との「信頼」を構築し、その「信頼」されるシステムを経由して、自分自身と自分とを「信頼」するように拡張していくことができる。

以前、任天堂の誰かがどうして他の会社に転職しないのかという話が、ウェブ上で話題に上ったことがある。個人的な意見では、任天堂とその人との間に信頼関係が構築されているからだ。年収や待遇以上に、一番手に入れられないのが、この信頼関係である。

信頼関係は、どのような振る舞いで実現されるのか? それは、多少の失敗があっても許容されることだ。現に任天堂は、そのゲームの歴史でも失敗も多い。ディスクシステムの栄光は小さい。バーチャルボーイの赤い世界を知る人間は少ない。

しかし、任天堂が他の会社と一線を画しているであろう点は、これらの昔の遺跡が何らかの形でリバイバルを果たしている点であろう。Wiiが世界に現れたが、私は既視感によく捉われる。任天堂は、自分たちのしてきた内容をよく理解している。このことこそが、信頼関係の現れではないだろうか。

◆「信頼」の先の「今以上の力を発揮させること」

さて、任天堂の話は、いかに信頼関係をもって仕事をすることが難しいか、についてだった。

私が仕事で実現したいことはといえば、この信頼関係だ。もし、信頼関係をもって、全メンバーと接することができるならば、どんなによい仕事ができるだろうか。

私が好きな共通事項は、その夢のような信頼関係を、短期間でも実現できることだ。そしてその結果として、メンバー自身が今以上の力を発揮させることを目的とする。

また、私が特徴としている点は、私とそれに参加するメンバーとの信頼関係を作ることを目的としているのではなく、そのメンバー自身の信頼関係を構築していることを目的としている点だ。私自身は、ただの媒介でしかないし、ただの媒介でなくてはならない。

◆「信頼」を構築するGTDとその広がり

GTDが好きなのは、私自身とに信頼関係を構築する方法を提供してくれるからだ。また、GTDは私に強制することもない。このツールを使え、この考え方にしろ――GTDは一切そういうことはしない。人の異なることを当然とし、そのありのままで許容する。それがGTDだ。

「コミットしたいことを思ったことを収集しなさい」

これは、私が収集の対象にしたい範囲に困っていたときに、デビッド・アレンからアドバイスしてもらった言葉だ。

「私」という範囲はどこからどこまでだろう? GTDは「私」が広がろうが縮まろうがそれも許容する。見える先が私の範囲だ。そんな認識の中にすら、GTDの考えは浸透もできる。そうでなくったって、日々の仕事や生活にも適用できる。

◆私は今後もGTDを紹介しつづけていく

私は今後もGTDを紹介していくつもりだ。もちろん、ほかのことにかまけてて、姿勢が疎かになることもある。というか今の時期がそれだ。

けれども、GTDを紹介し続けることだけには私はコミットしている。ただ、苦手なコミュニケーションツールというのがある。自分の一番活動しやすい部分を見つけつつあるので、それに合わせて活動して、ながらく続けていくようにカスタマイズしていくつもりだ。

私がこんなに、明確に言えるのには、それがもちろん私が満足できる仕事だと確信できるようになったからだ。対象とやり方と、どちらの別々に満足するものが見つからないと難しい。
今考えているのは、Ustreamで定期的にWeeklyReviewを実行するためのプログラムを提供することだ。映像は難しいからたぶん音だけになるけれども、それぐらいなら実行しやすいだろう。

収集ステップでそんなに収集できないよ!という場合?(書くことに馴れていない場合)

そんなに収集できないよ!という場合は?→最初は、書くことに馴れる

第25回のGTD勉強会ログで収集項目数を出しました。人によってはそんなに項目を書くことができない、という人もいるかと思います。

収集した項目数が多いからといっていいわけではない

最初に言っておくと、収集する項目数に優劣はありません。

そもそも、収集する項目数の平均値とかはありませんし、その人で気になることが少なければ、収集する項目数も少なくなるからです。きれいな部屋のゴミが少ないのと同じように。

ですから、収集した項目数が多い方がエライとかそんなことはありません。それに、収集項目数が多いと、面倒です。後の処理ステップをする量が増えるんです。

それでも項目数を増やしたい!もしくは、気になることがあってもうまく外に出すことができない! という方もいるかと思います。何を書いたらいいのか躊躇する、という人もいるかもしれません。

今回は、書くことが馴れていない場合に収集ステップでそれなりの項目数を収集できるには、を考えてみました。このような状況は、水泳で言うなら泳げないどころか水に入れないの同じです。ですから、最初の第一歩は、文章を書くことに慣れましょう。

さいしょの第一歩:文章を書くことに馴れよう

文章を書いてください。文章ですよ。書く場所も書くツールも問いませんが、書く内容だけは文章にしてください。「うへぇ」とかそういう感嘆詞だけでは、ダメです。「文章を書く」というのは、自分の考えていることやものに焦点を合わせ明確化することなので、感嘆詞は遠吠え系なのでそれだけではダメです。「うへぇ」なら何がどういう風に感じて「うへぇ」という気持ちになったのかを書いてみましょう。何を書けばいいのかわからない場合は、今日したことを書いてください。もちろん「メシ」「風呂」「寝る」だけじゃダメですからね。

書く場所はどこでもいいです。ノートでもブログでもなんでもいいです。どこに何を書いたらいいのかわかんない場合は、今はやりのtwitterでいっときましょう。140文字で、いっぱいフォローしておくと、すぐに文字が流れて気後れしません。

この「文章を書く」という習慣は、メモをつける習慣にも通じるところがあります。なので、こちらの内容も参考になると思います。

ZTDは、さっくりGTDなんてできないよ! と思った方へのGTDをするための別の階段を用意したものです。今回話したことは、このZTDで紹介されているステップのうち、ユビキタスキャプチャーと呼ばれている部分に当てはまるものです。

今回tiwtterを紹介しました。理由はいくつかあります。流行りものである、他の人もやっている流れに入り込む、そして、カウントができる。習慣になっているかどうかは、どれぐらいツイートしたかで判断してもいいかもしれません。

GTDとは、自分が導きだした答えを信頼する方法

 

GTDの本が出た! 早速買って読み始めている。英語版も買ってはみたものの、さっぱり読むまでに至らなかったので、嬉しい限りだ。

GTDを続けてきたけれども、答えはあるようでない。いつも、自分がこんな風に考えてきて、間違ってはないだろうかと心配になることもある。唯一の確かさは、自分の文句言いが、未だGTDの考え方に穴を見つけられていないことだ。

真実とは、反証が見つかっていないものである――という言葉あるけれども、私の考えもそうだ。そこに何か問題がない限りには信じることができる。「はじめてのGTD」のレビューを書いた時にも同じように書いた。GTDには、私からは問題が見つからなかった、だから、私はGTDが素晴らしいのだと同時に、自分の考えに間違いはないことの証明にもなるのである。

『はじめてのGTD』が全世界の人々に提供したのは、自分が導き出した答えを信頼する方法だった。

上記見出しの言葉は、本編17ページの太字部分にあたる。そうだ、そうなんだよ! 確かにGTDはシステマティックなやり方を提供はしているが、実際に行っているのは、自分との対話である。これは何か?を何度も繰り返し、新しく出てきた何かに対して、自分との関連性を見出そうとする。これを対話と言わずになんというのか。

自分が導きだした答えを信頼する方法としての、二つの側面

GTDは、自分が導きだした答えを信頼する方法として、二つの側面を持っている。

一つ目の側面は、GTDのシステマティックなやり方だ。このシステマティックなやり方は、システマティックであるけれども、ナチュラルプラニングにも同じ枠を持ち、そしていろいろな自然的な現象であって同じ相似を持つ型である。そこに自分の意志も流れを合わせることで、納得のいく答えを導きだすことができる。

この側面はよく言われている内容だ。

そしてもう一つの側面。GTDは習慣化するのに用いることができることだ。実際に用いるか用いれないかは、簡単なようで簡単でない。理論はいいが、実際のやり方はわからないことはよくある。しかし、GTDは実践することを重要視していることから、実際に実行することができる。そうして、実行することで、実行した人は、経験を積み重ねることができる。これが、実にGTDが素晴らしい点である。

経験

私がGTDを通じて感じたことは、やはり数の問題だ。処理ステップを何度も繰り返し行うことで、取捨選択をする。この「選ぶ」もしくは「決める」ことの繰り返しによって、自分というものが確立していくことを体感してきた。

 

一つ目の側面は、「選ぶ」もしくは「決める」ことに対して、判断基準となる情報を効果的に準備する方法を提供する。

しかし、そんな準備する時間がない場合は、どうだったら自分の導きだした答えを信頼できるのだろうか?

そうするためには、判断するのに利用可能なユースケース、つまり経験を自分に積み重ねることで、判断する情報を集められなくても、それなりに自分の導きだした答えを信頼できるのではないだろうか。

それを実現できるのが、今回話した二番目の側面である。

確率も、数をこなせば精度があがるように、「選ぶ」もしくは「決める」ことも、数をこなしていけば、それなりに精度があがるのではないだろうか。そして尚且つ、その選んだあとの行動について自分なりに予想がたつことで、どうやって対応するかの対策をとることができるのではないだろうか。何を「選」ぼうが、どっちに転んでも、何をすればいいのかだいたいはわかる、だいたいはなんとかできる――そう思えることこそが、自分の導きだした答えを信頼しているのではないだろうか。

 

GTDは、答えを導き出すのに、情報を収集し検討する過程を提供することで、自分の導きだした答えを信頼できるようにする。尚且つ、GTDは、それを繰り返すことで、答えを導きだすのに、情報を自分自身に蓄積し検討する過程を提供することで、すぐにこたえなければならないような問題でも、自分の導きだした答えを信頼することができる。私はそう考える。

ノるか、ソるか。シュレーディンガーの猫はいつも目の前にいる。

 

そういえば、「選ぶ」ということについて、まだ読んでないが、この本が気になって買った。

選択の科学
シーナ・アイエンガー
文藝春秋 ( 2010-11-12 )
ISBN: 9784163733500

【名古屋GTD勉強会QA】Q. 週次レビューは何をどうすればいいのか? その2

Q. 週次レビューは何をどうすればいいのか?

A. 最低限することとして、リストを最新化すること

以前に話した回答内容は考え方でした。この考え方を踏まえて、私が最小のレビューパターンとしての実際行うアクションセットは以下の通りです。

 

私の中の週次ステップの最小最速パターン

で、週次レビューとして最悪時間がないけどなんとかレビューをこなしたい場合の最小単位の作業としては以下の通り。

  1. Projectリストについて
    1. 各項目について現状メモをどこかに記載する。
    2. 次の行動が何かを洗い出す
  2. Calendarリスト
    1. 向こう1~2週間の追加の予定を、追記する
    2. 変更した予定は修正する
  3. WaitForリスト
    1. 対応済みのものは削除する
    2. Projectリストで洗い出したNextActionの項目のうち、待ち状態のものはWaitForリストに記載する
  4. NextActionリスト
    1. 対応済みのものは削除する
    2. Projectリストで洗い出したNextActionの項目のうち、行動があるものは、リストに追記する
  5. 収集ステップを実施する(5分~10分)
  6. 収集ステップで収集した項目について
    1. 明らかにCalendarリスト項目のものは、Calendarリストに追記する
    2. 明らかにリストに追記が必要なものは追記する
    3. その他はまた別の機会に処理を行う

 

上記のうち、個人的にポイントとしている項目を紹介します。

 

1-1. (Projectについて)各項目について現状メモをどこかに記載する。

会社の週報とかで話すような感じで、プロジェクトで何やった、現状こうです、というようなものをまとめます。まとめるっていっても「~作業実施、今週は別作業にとられててあんまり進んでない」とかです。次何するかは、NextActionリストで出ているので省略です。

週ごとに簡単ながら、進捗をまとめるのは、プロジェクトの状況を週単位で固めるのに役立ちます。こういった作業をさしはさむことによって、時間の経過というものを私たちは認識することができます。

この効果は、あるプロジェクトを長期的に進捗を眺めることで、実感することができます。

6-3. (収集ステップで収集した項目について)その他はまた別の機会に処理を行う

時間ないと、収集しても結構そのまま放っておいたままのものがあります。で、私はそれを良しとしています。良しとしている理由は、

  • (1)収集しているので忘れるというわけではない
  • (2)処理はされていない、というステータスが明確である

という2点からです。

この運用はランドリーボックスの運用方法と同じです。つまり、予備がないものから優先的に洗濯して、取り急ぎ問題ない季節外れのものは別の機会に洗濯するのと同じようなものです。ただ、季節外れのものは、(1)洗濯することは確定であるが、(2)洗濯はまだされてない、というのがわかっていればいいのです。

 

という上記が最小単位ですが、実際の会社でのレビューには以下のような項目を入れて実施しています。

  • 掃除系(机の上を拭くとか)
  • 勤怠系(交通費とか、勤怠入力とか)

特に勤怠系の項目をかませると、やれば楽だとわかっているのに面倒くさがってやりたくないと思ってしまうレビュー作業も、結構真面目にやります。1ヶ月間勤怠を放っておいて、交通費精算に2時間かかったりとかから免れるのなら週次レビューで細切れに実施する方がはるかにましだからです。

【名古屋GTD勉強会QA】Q. 週次レビューは何をどうすればいいのか? その1

Q. 週次レビューは何をどうすればいいのか?

A. 最低限することとして、リストを最新化すること

GTDを始めた頃、レビューステップではレビューを行いましょうという話があるわけですが、そもそもレビューステップって何やんの? という問題が出てきます。教則本である水色本にも書いてあるわけなんですが、なんだか心もとない。とりあえずの私の回答としては、以下のように答えています。

  • レビューステップの最低限することとして、リストを最新化すること

最新化の対象となるリスト

ちなみに、ここで言っているリストとは、以下の更新頻度が高いリストのことです。

  • Projectリスト
  • WaitForリスト
  • NextActionリスト
  • Calendarリスト

SomedayリストとReferenceリストは、最新じゃなくてもそんなに問題ないので後回しでもいい。さしあたり最新化されてなくて問題になるのは、上記の4つのリストです。これを一端最新化します。

最新化とは?

さて、リストを最新化するってなんでしょうか? 私が言っている最新化とは、現状とリストの中身とを合わせることを言います。

つまり、もうすでに終わったアクションなのにリストに残っていたら、それを削除したりとか、次の週の真ん中に突発で入った飲み会の予定が記入されていないのならCalendarリストに記載するとか、そういった作業です。

で、ここで漏れなくすれば、次の週も健やかに活動することができます。じゃ、その漏れなくするってのは今までのばらばらしたやり方でいいものだろうか?

リストを漏れなくするには?

私もよくやりがちなんですが、一番レビューステップでやる悪い例は、リストを見ながら思い出して追加するというパターン。これが一番漏れが出やすいという意味で悪い例です。

この作業パターンは、思い出す→記載する→思い出す→記載する、という行動を繰り返す行うので、取りこぼしたとしてもそれが気がつかない、という可能性が高いのです。それよりかは、思い出す→思い出す→思い出す、という行動を繰り返す方が、取りこぼす率は低いのです。つまり収集ステップは別口でやれよって話です。

が、そうも時間は取ってられないので、週次ステップの時は、5分だけ、10分だけ、と時間を区切って収集ステップをやるのがよいでしょう。

GTDツールは状況によって使いわけるのがいい

ツールは統一したいのですが、仕事の状況が統一できないので、その場に応じて変えていくのが常道になりつつあります。

最初はこれ一本で!というのはとっても格好いいなと思うのですよ。ですがね、どうにも状況はそうもいかんのです。

 

最近の私の仕事状況

忙しいけどひとっところの作業に集中している場合は、前使っていたやることリストが最適でした。

最近はそんなに忙しくはないけど、並行で動いている仕事が多いです。なので、その前後関係や情報のやり取りを覚えておかなくてはなりません。やることリストではそういった経緯をまとめることが難しくなってきました。

こういう時になると、結局私は、なんだかんだとFitzNOTEに戻るわけです。

FitzNOTEのリストって見づらい。でも、これが簡易でそんなに重くもなく、操作が楽ということから選んで行ってます。

NextActionは「進行中の項目一覧」というのが表示できるので、それを擬似的に使っています。

 

最適なGTDツールの実装は、状況に依る

最近の結論としては、最適なGTDツールの実装は、その状況に依る、ということです。

具体的に言うと、GTDのリストのうち、Projectリスト・Calendarリスト・WaitForリスト・NextActionリストの4つ部分を、状況に応じて私は変えています。

今まで、仕事の管理ツールというと、まるでたった一つの自分だけの楽園を見つけるような具合だったように思います。それゆえに、本で見かけるような、完璧のように見える仕事管理術にときめくものです。私もそうでした。

しかし、私は一つのツールにとどまることはできませんでした。なんて私は移り気なんだ、とさめざめした時もありました。

が、ふと待てよと思うわけです。本当にこの仕事管理を変えてしまうことが、嘆くべきことなんだろうか、と。

 

仕事管理で抜けがちなこと

仕事管理について話される中で、たった一つ抜けがちなことがあります。

 

仕事のパターンが一定でない人々がいるということ。

【GTD名古屋勉強会質問共有】スケジュールとタスクが曖昧→お客様の訪問が後回しになってしまう

Q.スケジュールとタスクが曖昧です。

Q.(詳細)実際には、お客様とばったり会って、「近々会社に寄ってほしい」と言われるが、その訪問が他の事務作業等で後回しになってしまい、実行することができません。

A.訪問する行動は、実際は(1)訪問する日付を(お客様と)自分との都合のいい日に決定する (2)決めた日に訪問する、という二つの行動から成り立ちます。

最善策は、「近々寄ってほしい」と言われたタイミングで、(1)訪問する日付をお客様と自分との都合のいい日に決定する、を実施することです。

 

この内容は、名古屋勉強会で挙がった項目の一つです。

質問事項では、スケジュールとタスクが曖昧だと書かれていましたが、実際困ったタイミングのお話をうかがうと、もともと想定していた質問内容と大きくかけ離れていることがわかりました。

当初、何も知らない場合は、スケジュールとタスクの違いがわからないのかと思いました。がしかし、実際のところはそうではなく、「近々会社に寄ってほしい」と言われた内容を実行することができないことにありました。

そもそも「近々」ってどのぐらいなんだろう、寄ってほしいとは言われたけれども、重要な件と言うわけでもなさそうだし――と、考えている間に仕事があぶれて、結局は行かなくなってしまうことがあります。

これを回避するためにはまずは以下を行うのがよいです。

(1)訪問する日付を決める

しかし、この時点では自分だけとの約束なので、その日になったとしてもいっぱいいっぱいならば、そのスケジュールを延期する可能性があります。そこで、次をすると確実に実行するようになります。

(2)お客様と訪問する日付を約束する

第三者、しかもお客様と約束をすることで、一気に訪問することが反故できなくなります。この時点で、この訪問する作業は、他の作業と同列の優先度を持つことになります。

ところが、そのお客様と訪問する日付を決めるのが「近々会社によってほしい」という言葉から、約束しにくい雰囲気になることがあります。それに、別のタイミングでわざわざ約束を取り付けるのもお客様から見ると面倒なことかもしれません。

そこで、「近々会社に寄ってほしい」と言われた時点で、訪問する日をお客様と約束するのが、一番の最善策になります。お客様と約束をしたことで、必ず履行すべき仕事になりますし、日どりを調整する手間も同時に行われています。

ちなみに、この最善策は、私が言ったわけではなく、名古屋勉強会の参加者の方からのアイデアです。

 

約束はその場で取り付けるといったことは、何度も繰り返されていることです。しかし実際それが重要かどうかは、聞いただけでは納得がいくわけではありません。しかし、実際の困った状況について、勉強会を通じて考えることで、最善策に行きつく過程で、腑に落ちることがあります。

今回の質問事項についても、最善策がすぐに出てきたわけではありません。何度か話を重ねることで最終的に最善策まで共有することができました。

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