works4Life Season VI

はじめに

　このトピックは、作業記録について記述している。シゴタノ！ – 作業記録をつけざるをえない仕組みを実装した内容と、その周りの情報整理について記述している。

　3回構成でお送りする。
　過去編は、今までの作業記録の付け方とその方法について。
　ギプス装着編は、実際に行った内容を記述している。
　葛藤編は、今まで採用を検討したツールについて。

長い前ふり

　ギプス装着編で説明したように、実際変更になったのは、自分が行う作業記録のうち、その一部分となる。

・作業記録をとる
・作業記録をexcelに記入する
・集計する
・会社の記述表に入力する

　この３種類の流れの中でいうと、今回行った作業は、「作業記録をとる」という部分で、今まではexcel本体に書いていたので「作業記録をとる」と「作業記録をexcelに記入する」という作業は今までひとつの作業であったのだ。

　なんで、こっそり言うと今回のギプス装着で、手順がひとつ増えてしまったのだ。でもなんでそこまでしてギプス装着を行おうと思ったのか、それを自分なりに消化してみた。

作業記録表つけてますか？

　作業記録表をつけているだろうか？　作業記録表とは、この時間帯に何やったっけ、とかそういうことを記録する資料だ。
　私は、のっぴきならない理由により作業記録表をつけている。会社で作業記録表を付けているので、思い出す作業が非常に苦痛なので、なんとかがんばって作業記録表をつけている。

　蛇足だが、社内の人を作業記録表をとる方法を聞いていたが、その日に出社・退社時刻と時間単位での作業分担をメモしておくらしい。それを面倒だと思うかどうかは人それぞれだと思い知る初冬。

作業記録表の特徴（サイクルとカテゴリ）

　まず、作業記録表には特徴がある。
　一つ目にサイクル、二つ目にカテゴリだ。

（１）サイクル

　作業記録とは、勿論作業を記録することだ。しかし作業記録表を有効活用するためには、そこから集計しなければならない。

・記録
・集計

　この2つの作業があって、ようやく作業記録表の真価に近づけるというものである。というか記録だけでは何の役にもたたない。

（２）カテゴリ

　そしてカテゴリ。作業にはそれぞれ種類が存在する。それが今この場合ではカテゴリと読んでいる。作業記録表が必要になるような場合というのは、作業自体がごっちゃごっちゃになっている可能性が高くて、どの作業にどれぐらいかかっているか、ということを調べたいことが多い。そのためにカテゴリは必要になる。
　もちろん一つの仕事をしていてもその仕事の中での分担分けも生じてくる。何であれ、作業をカテゴライズする作業は必ずある。
　単にやみくもに作業記録をするのでは意味がないことを指し示している。

　作業記録表をとるにあたって、このサイクルが速やかに運用できることと、カテゴリ指定ができることがポイントとなってくる。

とにかく面倒くさい作業記録表

　ここ数年インターバルを置きつつ作業記録表を記入しているが、未だに面倒くさい。単なる計測作業だし、だからといって義務づけられているわけでもないし、私自身は会社の記録作業の軽減のためだし、ということでやっぱりモチベーション自体もあんまりない。

　特に作業の開始と削除にわざわざ記述することが非常に面倒だ。忙しくなってくるとそれさえも億劫であるし、ほぼ白紙の一日ということもある。そしてそんな日のことはたいてい忘れているものである。

　そんな日々との攻防を繰り返している（今でも）。

既存実施方法

　さしあたって、今の作業記録のつけ方を見直した。

フォーマット

　excel使用。
　項目は日付・開始時間・終了時間・詳細・カテゴリを記述するようになっている。

　とにかくやったことをめくらめっぽう記録していく方式だ。時間の単位も分単位にできるが、会社の記録単位が30分なので、最近は無理やり15分にまとめるようになっている。

　なぜ分単位で記述していた経緯があるのかというと、もともとこの記述方法はパーソナルソフトウェアプロセス（PSP）というものから記述するようになったからだ。PSP自体には、いろいろフェーズはあるものの、時間のログをとる部分だけはそのまま継続して実施しており今に至っている。

　更に現状では、会社の記述フォーマットに併せてVBで集計するように組んでおり、後は転記するだけでオッケーでーす！　という段階にまでボタンひとつでできるようにカスタマイズしてある。

　深夜作業や自宅作業には対応していなかったりという部分もあるが、概ね快適である。ただ、それらの例外的な作業の漏れを差し引いても問題はある。

現状の問題点

　今回のギプスあてを実行する前に、いろいろなソフトウェアやオンラインサービスも検討してみたものの、重大な問題点がクリアできずに見送りにしてきた。その問題点とは、そのソフトウェアが「ログをとってください」とNotifyはしないということだ。

　この、自主的に作業記録をとらなければならない、というのは非常に困難な作業である。
　熱中していてもすぐ記述するのを忘れてしまうし、ぼーっとしていてもやっぱり忘れてしまう。そのまま別の作業に移行したりするのがあるので、どこが区切りだったのかを忘れていることも多い。

　ならば作業記録をとるように気をつければいいじゃーん！　と思うのだが、気をつけるぐらいで作業記録を取れる人は作業記録をとること自体に困ってないのだよ明智君。困っているのは、気をつけて作業記録を取れないような人なのだ。

　まず、作業記録を始めてとる人が直面する問題は二つあり、（１）記録すること自体が困難であることと、（２）そもそも何の作業をやっていたのか思い出せない、ということに気づくと思われる。でも大丈夫。数年間やってもこの二つの問題はなかなか立ちはだかってはくれない。。

　ちなみに、自主的に作業記録をとらなければならない他に挙げられる問題点には以下の通りである。

・スケジュールが立てにくい

　フォーマットのせいなのか、行を挿入すると計算式がおかしくなるため、飛び入りで入ってくるスケジュールに対応できないため、あらかじめスケジュールを作業記録で立てることが難しい。よって
予想していたスケジュールとどれくらい差があるのかは現状把握していない。

・申請をする必要があるものについてチェックがついてくれるとうれしい

　これは問題点ではなく要望。

そして改修へ。。。

　そんな問題点を解消するべく、ギプス装着をすることになるに至ったのである。でもね、そんなvbsごとき（偏見）でなんとかなってるんだったらて思うじゃない？　だからそれまでにはいろいろ他のツールを調べてみてもいたわけさ。それが葛藤編に続くのである。

はじめに

　このトピックは、作業記録について記述している。シゴタノ！ – 作業記録をつけざるをえない仕組みを実装した内容と、その周りの情報整理について記述している。

　3回構成でお送りする。
　ギプス装着編は、実際に行った内容を記述している。
　過去編は、ギプス装着編の実施内容に至った経緯について記述する。今までの作業記録の付け方とその方法について。
　葛藤編は、今まで採用を検討したツールについて。ギプス装着編を選択せざるをえなかった経緯について記述する。

ギプス装着。で、何やったのよ？

　簡単にまとめると、無理やり入力画面を表示し、記述するように促すツールを導入した。シゴタノ！ – 作業記録をつけざるをえない仕組みを実際してみたということだ。
　このツールを導入するまでには、それなりのしかるべき理由があるのだが、それについては過去編にてまとめる。

用意するもの

　・入力ダイアログを表示するためのツール
　　元ネタである43folderのvbsでも問題ないとは思うが、更にコメントをおっかけていくうちに、マッシュアップしているサイトがあったのでそちらからvbsをもらってくる。
http://cowboyk.blogspot.com/2006/09/quicklogger-plus-updates-finally.html

　・ファイル実行ができるアラームソフト
　　今回はMulti Function Aramにし、15分おきにMFAでvbsが実行できるように設定する。ちなみにWin標準のタスク機能では15分毎には設定できないので、別のアラームソフトを使った方がよいであろう。

工夫したところ

・出力されるフォーマットを、自分が記録しているフォーマットにできるように修正した。
・プロンプト表示の部分に、15分前の時間表示もして、入力する前の今から15分の作業記録をしますよ、と明示的に表示した。15分前までの記述なのか、これから15分後の記述なのかがちょっとわかりにくかったので。
・出力フォーマット変数に15分前のデータを追加した。これまでの15分までの記録ということを明記するため

注意点

　MFAには15分おきにできる設定があるが、これを設定すると昼休みも何もとやかく画面を出してくるのでうざいので、それなりに自分的に使えることがわかったら、設定を変更した。結局MFAで15分単位で登録した。

導入してよかったところ

　導入してよかったところだが、もちろん、忘れることなく作業記録をとることができるようになった。

　また、15分を自分は何をやっているのか意識するようになった。これは最初にこれをするぞ！と思っていないと、15分経過した時点で何をしているのかすぐに思い浮かばないのである。そんなわけで、だらーっとする時も、意識的にだらーとすることになった。

困った点

　よかったところもあるが、もちろん改善したい部分もある。例えば、ミーティングなどで、席をはずした場合は15分おきに表示されるダイアログが出力されっぱなしになる。これは非常に面倒ではあるが、消えたら消えたで、記述できなくなってしまう。ひとまずそのままで記入することで運用している。
　次に、望ましいタイマーツールがないこと。12時を除く9時～17時は15分毎で実行してもらい、18時以降はカスタムで実行するかどうかを決められるそんなタイマーツールを探してみたが、結構ありそうでなかった。今のところはMFAで運用する予定。

総括

　いろいろ困った点はあるものの、ずいぶんストレスから開放された仕組みになったと思われる。今回のツールを導入して思ったことには、設定が細かくできるツールが必ずしも必要、というわけではないことだ。

　自分が大きくストレスを感じているのはどの部分なのか、それを見極めてツールの選択が必要だと、つくづく感じたのであった。