現時点の使用アイテム
現時点での使用アイテムを以下にリストアップします。
- 基本リスト – デジタル（FitzNote）
- チェック用リスト – デジタル（FitzNote）
- プロジェクトファイル – デジタル（FitzNote）・紙・マニラフォルダ
- カレンダー – スケジュール帳
現時点のWeeklyReviewフロー
2007/6/4から取り下げ中です。
とはいっても、通常通りに１．収集、２．処理、３．整理、４．レビューは今までのフローを行うようにしています。
WeeklyReviewの問題点について
今までのフローで問題点があるな、と思っていたのは全体的にストレスを感じるからなのですが、それについていくつかのステップを踏んで考えてみたいと思います。
問題点の細分化
まずは、WeeklyReviewでストレスを感じる原因をちょっとブレストします。
（１）WeeklyReviewに時間がかかる
（２）やった感、進んだ感がしない
（３）平日中にそれほどアクションがこなせてない
（４）こなせてないのはわかるが、リストが変動しているかどうかわかりにくい
（５）稼動中のプロジェクト数に無理がある
（６）時間がない時のフォローの仕方が確立していない
（７）自分の状況に合致したスケジュールの立て方が確立していない
（８）アクションが動かないのにレビューしても意味がない
WeeklyReviewのあるべき姿
次に、WeeklyReviewのあるべき姿、つまり理想の状態＝ゴールを再設定します。
そもそもWeeklyReviewがGTDで必要だといっているのは、まずは以下の点からです。
・GTDのリストを最新に保つ
正直、『仕事を成し遂げる技術』では、レビューの項目はかなり端折っており、特に何をすべきなのかは明確ではありません。各プロジェクトに対してレビューをかける、とか言っていますが、実際何をすればいいのか、というのがいまいち読み取れません。
最近ようやくわかったことは、リストにあがっている内容で、実際に実行できるのは少数であることです。仕事が忙しいと、どうしてもプライベートの内容で実施するのはなかなか難しいです。だからといって急かされて実行するというのは私の意にそぐわないです。とはいえ、プライベート面でも実行できる環境を構築したいというのが、GTDを続ける理由の一つでもあるので、なんとかしなければならないのも実情です。
そんなわけで、WeeklyReviewで必要なことは、（１）絶対に進ませたいプロジェクトを決めることと、（２）今週で必要最低限実行するアクションを決めること、というのが浮かび上がってきました。（１）に関しては、本来ならば２．処理、３．整理で取捨選択できるはずかもしれませんが、量の制限はありません。そういうわけで、GTDでは希望量がリストされ、しかしながら実際はその希望量を処理することができません。
次に思ったのは進んだ感、やった感について。GTDのリストだけでは、どうしても何の作業が終わったか、といったことについては確認しづらいです。これによって、自分は今週このくらいの作業を実施しました、という感じが得られずに、非常にいらいらします。この進みました感は、ツールであるならば、今週内に完了したアクション数等で確認することも可能かもしれません。ですが、本当に確認したいのは、どれぐらいゴールまで近づいたかだと思うのです。今のところは、今週最低限実施する項目を決めて、それができたことでよしとしたいなと考えています。
また、各プロジェクトの進捗については、週単位でまとめることは、長期間に発生するプロジェクトではやはり必要だと思います。というのも、各作業では時間的スパンが異なり、定期的に進んでいるかがわかりにくいからです。もちろんタイムラインのように、どの週で実行できたかがわかれば話は異なりますが。
上記内容をまとめると、今のところWeeklyReviewで最低限必要なのは、以下の3点かな、と思っています。
（１）GTDのリストを最新の状態にする
（２）先週やった作業を確認し、週単位の進捗をまとめる
（３）実行中のプロジェクトに問題ないことを確認する
（４）来週行うアクションを決定し、それをいつに実施するかをとりあえず確定する
（１）についてはGTDリスト、（２）（３）については過去1週間に対しての確認、（４）については来週1週間についての予定立て、といった内容で構成しています。
ゴールと問題点のすり合わせ
問題点とゴール設定が決まったところで、ゴール内容で対応が不足しているものを洗い出します。そのため、問題点とカバーできるゴールをひもつけると以下のようになります。
（１）WeeklyReviewに時間がかかる – まだ
（２）やった感、進んだ感がしない – （２）と（４）で対応
（３）平日中にそれほどアクションがこなせてない – （４）で対応
（４）こなせてないのはわかるが、リストが変動しているかどうかわかりにくい – （２）で先週との変化を確認する
（５）稼動中のプロジェクト数に無理がある – プロジェクト数を減らす
（６）時間がない時のフォローの仕方が確立していない – まだ
（７）自分の状況に合致したスケジュールの立て方が確立していない – 暫定で、実行項目を決める
（８）アクションが動かないのにレビューしても意味がない – 実行項目を決めることで対応、プロジェクト数を減らす
ゴール以外にまずしなければならないことには、プロジェクト数を減らすことです。それとは別に、WeeklyReviewの時間の短縮化とブロック化、この二点について考える必要がありそうです。プロジェクト数はやるとして、時間の短縮化とブロック化については、次回にまとめたいと思います。