works4Life Season VI » d-cubedではじめるGTD

GTDでプロジェクトをこなす具体例（１）

nomico — Tue, 27 Nov 2007 02:14:24 +0000

締め切りまでにきちんと完了するためには、ネクストアクションにも日付の情報を持たせる必要があると思うのですが、締め切りまでどうやってスケジューリングするのか、ということも、知恵をお聞きしたいです。

works4Life season IV » Blog Archive » 計画の決めること、GTDの約束すること

コメントで、gtd-userさんから上記のようなリクエストがあったので、早速書いてみます。でも先にいっちゃうとスケジューリングの話はしづらい。人の状況によって、やり方に誤差が生じやすいというのもあるんだけど、そもそもの話としてちょっとしづらいんですのよ。。

状況説明

わざわざここまで決めちゃう必要もあるのかな、と思ったんですけど、状況によって異なるので、結構ピンポイントな想定をしておきます。

関係者

私 – プロジェクトのメンバとして働いている。そんなに忙しくはないけど、上司のリクエストはいつもいきなりで困ると密かに思っている。任される仕事は、流れのある仕事の一部みたいなものが多い。

上司 – プロジェクトのチームリーダー。とにかく忙しい。会社にはいるんだけれども、すぐにどっかいったりしたりして上司自体を確保するのが難しい。ミーティングの際は、上司が一番ネック。

仕事の始まり

忙しい上司から、朝やって来た際に言われた話がこうでした。

「今度の12/6に、お客さんのところにいって説明しなきゃいけないことがあって、それ用の資料を作ってほしいんだけど時間ある？」

こうして仕事は湧くのです。

12月6日までの流れ

せっかくなので、d-cubedを使って管理する方法とあわせて書きます。

１．d-cubedに、プロジェクトを作成する

「Create new Project」からプロジェクトを登録する。

プロジェクト名「xxx-20071127-説明資料を作成する」
詳細 – 特になし

２．d-cubedに、とりあえずわかるだけのアクションをプロジェクトに列挙する。

１で作成したプロジェクト内の「action」ボタンを押下し、アクションを作成する。

タイトルに、行うアクションを具体的に書いて「done」ボタンを押下し、登録する。

そうすると、プロジェクトにアクションが追加される。

1個以上のアクションを登録するには、プロジェクトをeditした方が早い。で、下がedit画面なんだけど、フォーカスされた部分をコピーして、タイトル部分だけ変更すればアクションがざくざく登録できる。アクションの順番を変える時もここのedit部分で十分よい。

で、わかる範囲でいいからアクションを書く。

今回の場合は、一応ゴールまでのアクションがだいたい見通しがついたので、完了までのアクションを大体（といってもおおまかな内容なんだけど）出せた状態になっている。私は書く部分で「ざっと書く」と「細かく書く」の二つしかないけど、人によったり内容によったりしてもっとアクションが多くなることもある。

登録したアクションにはコンテクストをできればつけておく。

もちろん、相当するコンテクストがなければつける。上記のあくしょんだと「＠上司」というコンテクストをつけるとよい。

ポイントは二つ。

わかる範囲でいいから予め予想のつくアクションを登録しておく。
プロジェクトはシーケンシャルにアクションをこなすことを想定して時系列順に登録する

３．d-cubedに締め切りを登録する。

d-cubedに登録したプロジェクトの下に「New Reminder」ボタンがあるのでそれを押下する。

ボタンの下部に登録フォームが出てくるので、12/6の締め切り項目を登録する。

登録すると、アクションの下部に表示される。

間違ったらeditで修正するよろし。

４．登録したアクションの1番目と2番目の「上司にどんなものを作るのか確認する」と「上司とレビュー日（できれば1回目と2回目）を決めておく」を行う

忙しい上司だから、上司を見かけたら突撃しておく。説明資料なので、聞いておくとしたらこんな感じ。

形状（wordかパワポか）
ページ数（簡単な説明なのか、詳細な説明が必]
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d-cubedで始めるGTDのWeeklyReview

nomico — Fri, 16 Nov 2007 16:59:42 +0000

Filed under: GTD

その週に行った仕事を振り返ることになりますから、当然、詳細な仕事の記録が一元化されて手元にあるのが理想です。

シゴトハック研究所：週次レビューを確実にこなすには？【解決編】 – ITmedia Biz.ID

ITmedia Biz.IDで連載しているシゴトハック研究所は、いつも目を通しています。さて、今回の議題は、週次レビュー＝WeeklyReviewでした。

WeeklyReviewは、私にとっても痛いところです。昔はちゃんとできていたものの、ある程度サイクルにのってしまうと、胡坐をかいて簡略式にしか行っていません。

そんな中、シゴトハック研究所では、解決解の一つとして、見返すためのログをまとめておきましょうと言っており、それについてはFemoでやるとよいですよ、と書いていました。ちなみに、ツールはFemo以外にも、オフラインでならChangeLogやxtmemoなどが、なんでもログを取る、という部分に特化したツールとして有名です。

シゴトハック研究所では、どちらかというと週次レビュー自体についてではなく、週次レビューを行う前の事前準備について話されていました。でも、見返すのは分かったけれども、他にどういうことをしたらいいの？と疑問に思っている人がいるかもしれません。

そこで、今回は現在使っているd-cubedを例にして、GTDのWeeklyReviewで私が最小限行っている実際のやり方を紹介していきたいと思います。

WeeklyReviewで確認したいこと

WeeklyReviewでやろうとしていることは、言葉にまとめると、以下の3つです。

先週はこんなことがあったなぁ
今ってどうなってるんだろう？
先週がこうで、今がこうなっているなら、来週はこうしよう

これらは結局のところ、以下の言葉に置き換えられます。

過去の反省
現在の状況を最新化する
来週の予定をたてる

この3つをやりさえすればWeeklyReviewはOKだと思っています。私の仕事のWeeklyReviewでは、これにフライデー8さんの内容を加味して、掃除や精算作業を組み込んで1セットとしています。

で、上記3つに当てはまるような作業は次のようなことをやっています。

NextAcionリストを現状に合わせる
Projectリストを最新化する
Projectリストのレビューをする
遣り残したものがないか確認する
次の勤務日用のスケジュールを消める

これらについて、d-cubedで実際にどんなことをやっているのかをまとめていきましょう。

NextAcionリストを現状に合わせる

この作業は、２の「現在の状況を最新化する」を具体化した作業の一つです。実際には、アクションの中でもう済んでしまったものがあればそれを完了に変更します。

d-cubedでNextActionのリストを見るには、Reviewの中のProjectReviewが見やすいです。

ProjectReviewでは、オープンなProjectの全アクションが表示されます。

そして、これらのアクションのうち、既に終わっているものにはチェックをし、現状とあわせます。

このアクションのリストは、あまりにチェックしている時間がなかったりすると、誤差が生じる場合があります。なので、それをWeeklyReviewでまとめて更新をかけるという寸法です。

Projectリストを最新化する

この作業も、２の「現在の状況を最新化する」を具体化した作業の一つになります。実際には、完了したプロジェクトをプロジェクトリストから外します。

d-cubedでは、プロジェクトのリストを見るには、ProjectReviewが便利です。

Projectが完了した、と思われるのは、これ以上アクションがないプロジェクトです。ProjectReviewの中では、一番したに表示されるはずの「Projects with no open actions」に表示されるプロジェクトがそれに当たります。
もちろん、この部分に表示されるものには、本当はアクションがあるんだけれども、まだ登録してないだけ、ということもあります。そんな場合があることも考慮しながら、完了したプロジェクトをアーカイブ化します。

アーカイブをするには、各プロジェクトのTiddlerを表示します。カーソルのあるTiddlerには、右上のようなボタンが表示されます。このうち、「archive」というボタンがあります。このボタンを押すと、アーカイブ化され、プロジェクトリストから表示されなくなります。けれども検索したりすれば、プロジェクトデータを表示することができます。

Projectリストのレビューをする

この作業は、１の「過去の反省」を具体化したものになります。更に実際には以下のような処理を実施します。

稼動中のプロジェクトのTiddlerに、進んだか進んでないか等の簡単な感想を記入する。
ProjectのNextActionが用意されているかチェックする。なければ追加する。
NextAction以降、こんなことが行動に入るであろうアクションがあれば、予め登録しておく。

上記のうち、1については「過去の反省」ですが、2と3についてはこれからの作業用として予め記入しておくので、厳密には「過去の反省」には当たりません。3の予めアクションを登録しておくのは、わかる範囲で問題ないです。例えばこれからのアクションが「メールを出す」、というのであれば、その次に「メールの回答を受ける」というアクションがやってくることは多いでしょう。そのメールを受けて自分は何か行動をするのか？行動する必要があるならば、それを「メ

ールの回答を受ける」のあとに「～をする」というアクションも追加しておきます。

これは丁度、オセロの手を数手先考えるのに似ています。相手の手によって、自分は次にどういう手を打つのかいくつか考えます。これを各プロジェクトにのアクションについても同じように行うのです。

次の勤務日用のスケジュールを決める

これは、３の「来週の予定をたてる」を具体化した作業になります。具体的には、NextActionリストにあるActionのうち、3つを選んで実行する順番を決めます。以上です。

d-cubedでは、NextActionはReviewの中の「ActionReview」を確認するのが便利です。

ActionReviewには、各プロジェクトに設定したアクションのうち、次に行うActionのみを集めたものになります。

このアクションの中から、3つだけ選び、実行する順番を決めます。

この時間にこの作業を行う、といったような細かいことは決めません。なぜなら、いつ電話があったり、割り込みの作業が発生したりして、決めても変わってしまうことばかりだからです。だから、最低限行う必要のあるものを3つ決めて、進めるのがベターです。3つ選ぶというのは、「シリアル・ポップな日々」さんところで見かけたMITを取り入れたものです。最近は3つすら選んでない時も多いのですが。。

時間を見積もる、といったようなこともやりません。取り入れない理由はデメリットの方が大きいからです。時間を見積もるために、更に作業レベルに落とし込んだ手順について時間を見積もり、更に実行時に作業時間を計測し、作業後予実を確認します。そしてそれ以降に再利用するためには、同等の作業が発生しなければ再利用できません。つまるところ、手間隙の割りには計測してもその後再利用可能率が極端に低いのです。それで、一時期必死に計測してたんですけど、使い道ねーじゃん、と思って今は計測しない日々です。

まとめ

今はこんな感じでWeeklyReviewを実施しています。上記の作業だけだと、俺はやったぜ！感はなかなか少ないのですが、GTDのリストが回ることは確かです。

GTDのWeeklyReviewでどこから何を手をつけたらいいのかわからない場合は、上記のような作業をまずは行うようにしてはどうでしょうか？

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