Filed under: GTD

GTDツールジプシーだった私が、緊急にツールを準備する必要があったのは、頭のもやもやがピークに達したからです。そもそも、このもやもや感とおさらばしたかったのでGTDをやってるわけなんですが、実現できていなくては、元も子もないですよね。

そんなわけで、ThinkingRockをツールとして使うことを土曜日に決め、同日、精神的なStuffに対してのみレビューを行いました。

金曜日にやったこと

今回のビューは、物理的な収集を伴わないので、メンタルレビューと呼ぶことにします。今回のメンタルレビューの内訳は、ThinkingRockを使って、精神的なStuffに対する収集・処理・整理作業を行いました。

最終的に整理されたプロジェクトは16個。もちろんこのプロジェクト数は把握するには多いです。把握するのに最適な量は、マジックナンバーと呼ばれる7つでしょう。

そこで、ThinkingRockはサブプロジェクト化が可能なので、更に各プロジェクトをまとめる上位のプロジェクトを作ってまとめました。大きくわけて6つ。これで、ようやくすっきりしました。現在私のプロジェクト構成はおおよそ2階層ツリーになっていることになります。

金曜日にやったことの意味

最近では、自分にとってどの部分をプロジェクトと見なせば一番落ち着くのかが、自分自身で把握できるようになりました。しかしながら、いくつか稼動しているプロジェクトの中では、最終的には同じ目的としているものがあります。近日、これがまとめきれておらずにイライラしてきたのです。プロジェクト数自体は多いけれども、実際私のやりたいことは、然程多くない。実際自分は何をしようと思っていて、それを展開するためにどんなプロジェクトをしているのか、それを把握したかったのです。

今回の土曜日に行ったメンタルレビューで2階層ツリーでプロジェクトを整頓することができ、非常に心が健やかになりました。

一階層上のプロジェクトが作れたことは価値観へ近づいたこと

今までの私は、一段上のプロジェクトを作ることを、しませんでした。fitzNOTEで実行していた際、プロジェクトを階層化すると、どのプロジェクトが現在実行中なのかわからなくなってしまったので、敢えてプロジェクトを階層化することをあきらめたのです。

しかし、今回のメンタルレビューでは、敢えてプロジェクトを階層化しました。自分の中の大きな流れを理解する必要があったからです。そしてその階層化は、目的を達成しました。私は大きくわけて6つの考えに沿って、行動を起こしているのだなと理解できるようになりました。

この一段上のプロジェクトを作成できたことは、大きな第一歩だと思っています。自分自身の大きな価値観を捕らえるための、第一歩だと思っているからです。この上位層のプロジェクトをあと数段階作れるようになれば、自分の中の価値観を確実に把握できるのではないか、と私は期待しています。

プロジェクトをまとめる作業もボトムアップ

なお、今回1階層上のプロジェクトを作りましたが、これはトップダウンで考えたことではなく、ボトムアップで、このプロジェクトはこのような目的がある、と決めてから、そこに他のプロジェクトを追加していくことでツリー化していきました。あくまでトップダウンではなく、ボトムアップ作業でツリー化を行っています。

今まではこのようにまとる必要性を全く感じることはなかったのですが、今回は「まとめなきゃまとめなきゃ」と誰かさんからせっつかれたかのように、無意識的にこの作業をやったというのも不思議な現象です。

頭の中がある程度状況を把握できるようになると、自然に似たものをまとめるように動いているようです。PoICで説明されていたエントロピーのレギュレータが作動したかのようです。

この作業ができるようになって、ようやく無意識と少しコミュニケーションができるようになったかな、と思えるようになりました。

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ThinkingRock2.0に手を出した経緯

最近の私は、GTDツールジプシーです。d-cubedを使ってはいたんですが、遅さに耐え切れず、忙しさにかまけて、いつの間にか更新しなくなってしまいました。そもそも私生活の方はほとんど機能していないので、会社の分がわかればいいやー、というような状態だったので、d-cubedの内容を保つ気力が少なかったんですね。とりあえず、収集はEverNoteでやってるし、まぁいいや、みたいな感じなので。

でも、最近いろいろ舞い込んできて、頭がぐちゃぐちゃになってきたんです。とにかくやろうとしているものとか、やらなきゃいけないものとか、ぐるぐるになってきたんで、そろそろツールでActionとProjectをまとめなきゃーと思ってたんですね。でも、本当にd-cubedを使わなくなった今、次にどこへ宿り木すればいいんだ、と本気で悩んでおりました。

で、くっそーOmniFocusいいなー、とかGTDツールのリストで最近新しく出てきたのはないかなー、とか探してみてたんですけど結局なく、最近でてきたReviewableMindはオンラインだしちょっとアプローチが私の思っているのと違うみたいだし、ということで、まだGTDツールで使えそうだったThinkingRockを再び手にすることにしたというわけです。

2.0、実際どうよ？

1.2を以前にレビューしたことがありますが、その頃に比べると断然使いやすくなっています。まだ私が続けて使ってもいいと思う状態です。多分。。

多分、というのは実質1日しか使ってないので、1週間経ったらやっぱり嫌だとかそんな感想になるかもしれんかなーとちょっと心配しているからです。

でも、1.2の頃に比べると、私がThinkingRockの使い方を理解できるようにまでなったし、おおよそはスムーズに使えるようになっているので、前回よりももつかなぁと思います。

5Stepの実装勝手は？

で、実際のGTDのプロセスの実装勝手について。

１．収集ステップ

項目自体はシンプルで、タイトル・詳細・Topicsの3点のみ登録です。タイトルだけが必須項目。で、OKボタンを押したら次のStuffが登録できるようになっています。

このインタフェースは良いです。必須項目がタイトルだけなのがいいし、他の設定項目がないところもよいです。収集ステップでは、思い出すことに集中したいんだけれども、インタフェースに分類項目があるのって、それだけでいらっとするんですよね。なんで、個人的にタイトル・詳細だけのインタフェースが、収集ステップでのベスト・インタフェースだと思います。

２．処理ステップ

次の整理ステップとまとめたインタフェースになってます。以下の画像がThinkingRockの実際の画面。今回使って、インタフェースの意図がようやく理解できるようになりました。

上から順に、「Thought」「Is this Actionable」「Successful Outcome」「Next Action」「Project」となっています。

Thought

ここは、先ほどの収集ステップで登録したタイトルが表示されます。

Is this Actionable

この項目は、Thoughtの中身が、実行可能かどうかの処理です。Noを選択すると、インタフェースが変わって、ゴミ・いつかリスト・Referencesのいずれかを設定します。詳細は割愛。

Yesの場合は、特に画面は変わらず、下の項目を順々に設定することになります。

Successful Outcome

成功した結果状態。決して成果物ではないです。ゴール状態、いわゆるビフォーアフターの、アフター部分を思い描いて書きます。

この項目って、書くのが結構面倒なんだけど、書いておいた方がいいと思うと今思いました。なぜか？ ゴールを思い描く訓練になるから。なんでそんなゴールを思い描くことが必要なのか、と思う人もいるかもしれません。けれども、マラソンでゴール地点を決めずにスタートはするまい？ そんなわけで、すんなりゴールがイメージできるようになるまでは、必ず書くようにした方がよいでしょう。私もそうしよう。

Next Action

NextActionはProjectと密接な関係にあるので、Projectでまとめて説明します。

Project

NextActionをProject配下に設定するかどうかをここで決めます。上部のチェックボックスをチェックすれば新規のプロジェクトになります。下のプルダウンで設定すれば、既存のプロジェクト配下にNextActionが設定できるようになります。で、非常にわかりにくくなっているのが、新規プロジェクトにした場合のプロジェクト名。これは、Thoughtのタイトルが、プロジェクト名になります。特にプロジェクトを設定しなければ、シングルなNextActionとして登録されます。

で、実際のNextAction画面で、詳細だとかコンテクストだとかを決めます。

で、とりあえず感想なんですが、整理ステップにまとめてあるのがうーんです。とにかく1画面で処理すべきことが多すぎる。実際やってみるとわかるんだけど、一つのStuffを処理するのに時間がかかります。だからこそ、GTDでは処理ステップと整理ステップに分けてあるんだと思うんですが、ここでは実現されてはないようでした。

３．整理ステップ

上記で説明したとおり、処理ステップと同じ画面にまとめてあるので、専用のインタフェースは用意されていません。

４．レビューステップ

全項目を見直すツリー表示が用意されていたり、全項目のリストもあります。でも、各プロジェクトのWeeklyReportを書けるようなインタフェースはありません。

実質のプロジェクトリストがないのが不満です。各項目のツリー表はあるんですが、GTDでいうところの、オープンループなプロジェクトのリストが、ThinkingRockでは提供されていません。これは結構きつい。

５．実行ステップ

項目の中でステータス別のリストが用意されています。コンテクスト別にソートもできるし、フィルタリングも可能です。

これはこれで十分だと思います。OmniFocusだと、プロジェクトにフォーカスしたステップ表示というものもできているようですが、とりあえずThinkingRockにはありませんでした。

総評

処理ステップは、概ね実装されていますが、概ねです。ThinkingRockはGTDのやり方を周到している方だと、私自身も思っていましたが、一番ポイントとなるべき点が、周]]
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GTDを活かすには最適の

LifeBalance（http://www.llamagraphics.com/downloads/start/palm.php）がｖ3.4にアップしています。

via 2007-11-10 – shino-jiのPalmware日記

とあったので早速ダウンロードして見ました。ホントに見ただけ。

レビュー情報

試用日：2007/11/10
試用ソフト：Life Balance win版
URL：http://www.llamagraphics.com/LB/index.php
version ： v3.4
試用期間：なし
備考：winXPはMicrosoft .NET Framework 2.0が必要だが、勝手にダウンロードしてくれてインストールしてくれる。

スクリーンショット

全体構成はこんな感じ。

他のタブについては、http://www.llamagraphics.com/LB/windows/index.phpを見るとよいでしょう。

チェック項目（１） ステップに関するチェック

Collect

特化した機能はなし。Outlineタブで、NewTaskとNewSubTaskで登録できるぐらい。IE、メール、クリップボードからの取り込み機能は見かけない。どこからでも登録といった横断ショートカットもなし。

Process

処理に特化した、というかそもそもGTD用のステータス（Inbox,Action,Project,Someday,Calendar）に特化したものは存在しない。GTD用のステータスには、Placesで代用が効きそう。なお、Places自体は、他のPlacesを含むことができるので使い勝手はありそうな感じ。

Organize

コンテキストはPlacesで代用が効く。詳細についてはNoteが使える。

Review

・Actionリストを最新にする
Outlineで一括更新可能。

・Projectリストの進捗を更新する。
中間ノードのProjectのNoteを更新することで代用は効きそう。Projectの起源もつけられそう。

・Somedayリストの整理
私の中でも特に作業が明確になってないので特に答えられない。。

チェック項目（２） リストに関するチェック

NextActionリスト

ToDoリストが丁度そのプロジェクト（色で分かれているのがだいたいプロジェクト単位となりうる）の次の行動のみを表示してくれる。

一応直列にも並列にもリストアップは可能そう。右側Timeタブで「Complete subtasks in order」というのがあって、それで変更可能な模様。

Projectリスト

Placesでプロジェクトを作って、それで代用する感じになりそう。

Calendarリスト

右側下部にカレンダーがあるので、特に必要はなさげ。

Waitforリスト

Placesでwaitfor用の項目を作って代用。

Referencesリスト

壊滅的に代用できない。クリップできないし、タスクの属性から逃れることができない。合うノードがない。

Somedayリスト

Effortで、TodoListに表示させるかどうかは表示を非表示にはできそうな感じ。だからといって、Outlineタブからは表示が消せるわけではなさそうなので、使い勝手には微妙だなぁ。。

ざっとの所感

とりあえず、GTDのポイントで確認しましたが、ReviewステップActionステップに適したソフトかなと思います。全部のステップを把握することはむつかしそう。あくまで実行家のためのソフトと思います。

で、その実行家のソフトの範囲で評価すると、このソフトは結構いいんじゃないかと思います。私は今、ReviewステップとActionステップにd-cubedを使っていますが、若干動作が重いのが難です。また、画面がflushするところも実は苦手で、せめてソフトウェアみたいに、ある程度表示されることが決まっている状態がほしいのです。なのですぐにこっちに乗り換えそうな予感です。あとは、操作性とトレードオフですかね。。

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ActionBox

　Matzにっき(2007-09-12)さんところで取り上げられていたActionBox。前から気にはなってて、フローの使い勝手は見てたんだけど、それ以外は見ていないなーと思って再度見直してみました。

よいところ

GTDのフローが行える

　これはMatzにっきさん所でも言われていたよい部分。このGTDのフローを忠実に行えるのは今のところ、このActionBoxとThinkingRockぐらい。

　なので、GTDのフローを忠実に実行したいというのであれば、このサービスを使うのはオススメだと思う。

　でも、理論に忠実なので、GTDの原書で示しているワークフローとは若干異なる。GTDのワークフローは、1つの「物」の処理について注目してフローを作っているので、処理ステップと整理ステップが同じワークフローに含まれている。
　でも、本来は処理ステップと整理ステップは別々に行った方がよくって、ActionBoxは別々に行うようになっている。

各ステップでスムーズに作業が行える

　で、こっちの部分が私が本当によいなと思った部分。画面の上部にcollect,process,organizeと各ステップを実行するためのリンクがあるのだけれども、項目のリストを表示させず、各項目の編集画面のみを表示させて、無理やり処理させようとしている。

　この無理やり感が私はとてもいいなと思った。gtd専用のツールなら、わんこそばを食べるぐらいの単純作業で、収集ステップや処理ステップができるといいのにな、と思っていた。その導線として実現しているのが、このActionBoxのいいところだと思う。

これからのところ

　でも、サービス的にはまだまだの所があって、正直まだ運用ベースにはもってけないのが残念。

プロジェクトの細分化ができない

　これが痛かった。
　Project化については、うまく処理することができなくなってて、Project化するとともにAction項目を一つ作成する、という作業ができない。

　また、Project配下にActionを作成するには、collectから項目を生成させて、process、organizeを通り越してからようやくProject下のActionになることができる。かなり面倒なので、このProjectの細分化をうまくできるようになるとうれしい。
　個人的には、check*padの項目リストみたいで、tagも別々に編集できると便利だなー。

　Projectは、レビュー時に前もってアクションを計画する方が高いから、というかある程度の数歩先の手順は登録しておきたくなる。そういう風に登録できるともっとよいと思う。

tasksにいろんなものがまざってる

　tasksはどうやらorganize後の項目が全ての数が入ってくるらしい。
　Typeがなんであってもそうであるらしい。で、これがちょっとわかりにくい。

　実行ステップだと、Actionリストの一覧がほしいし、レビュー時だとProjectリストがほしい。waiting4用のリストもほしい。waiting4のtypeの項目は、tasksにも表示されないのでちょっと困る。
　Typeがreferenceのものはもちろん検索できないとつらい。ここら辺をどれだけ少ないステップでリストを表示させるのが、これからの目標かなと思うです。

まとめ

　ざっとみた感じでは、やっぱり一番初めのレビューのためのフローに今までは注目して開発していたと思います。で、そのフロー自体はgtdの考え方と非常にあっていると、少なくとも私は思うなぁ。
　どういう部分がgtdの考え方に合っているのかというと、作業を単純化し、スピーディに作業ができるように、そのプロセスで最低限登録が必要なものを表示させていて、人が迷わないように作業ができるようにしてある部分です。

　今後の開発が楽しみなサービスです。関連記事:

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• 2010/05/15 第20回GTD勉強会 処理ステップを仔細に実施するぜ！ワークショップ
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• 第19回GTD勉強会は明日です。
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Filed under: GTD

2008/05/05 追記

このエントリのEverNoteとは、EverNote ver.2についてのエントリであり、Evernote3についてのものではありません。EverNoteとEvernoteは似て非なるものですので、別の下記エントリを参照下さい。

Evernoteがめっちゃめっちゃ面白い！
EverNoteからEvernoteへ（１） 色とアイコンに見るメッセージ
EverNoteからEvernoteへ（２） Evernoteの基本構成
EverNoteからEvernoteへ（３） クライアントツールの削除変更点
EverNoteからEvernoteへ（４） クライアントツールの変更点（追加分）

EverNoteとは

・本家サイト

http://www.evernote.com/en/

・日本語入力可能なCJK版

http://forum.evernote.com/phpbb/viewtopic.php?f=7&t=4622

・Templateは他に作っている人がいるらしい

http://www.evernote.com/en/products/evernote/features.php#more

・Template作成用のエディタもあるらしい

http://forum.evernote.com/phpbb/viewtopic.php?f=7&t=4266

事の始まり

「A2-livingの日記 – EvernoteのCJK版、モニター開始」経由で思い出したEverNote。GTDソフトを必死こいて探して時にも見かけたような気がしたんだけれども、ノードが蛇腹方式で表示されるのが嫌で試用すらせずに素通りしてしまった。
リンク先を見る限りでは、試用も何も日本語がコピペでしか入力できなかったので試用しててもあんまり変わらなかったのかも。

とりあえず、使い勝手を見ていなかったし、リンク先ではいいねー、とのことだったのでさっそく手をつけてみた。
ファーストインプレッションとしてはやっぱりとっつきにくい。というのも、今まで１画面に１ノートのみを表示してきたのに、EverNoteはだらーっと蛇腹方式で表示してくれる。これがはじめは、メモとメモとの境界が分かりにくいかなーとも思ったんだけど慣れてしまった。
メモ自体はツリー構成ではなくフィルタリング形式だったのも、メモ系にしては珍しい。フィルタリング方式で絞るのはOperaのM2で慣れてるので形式自体には問題はない。とっつきにくいとすれば、カテゴリ。今までノード方式で見てたので、このカテゴリをどう当てはめようかと悩む。

カテゴリの使い方もあまり決めず、そのまま家用のデータをfitzNOTEからEverNoteに移行しつつ。各GTDのステップを検証してみた。

ＧＴＤのステップを検証してみよう。

Collection

CollectionステップはOK。どのアプリケーションからでも横断的に入力画面に戻ったり、横断的にノートに貼り付けたりする機能がある。それ以外にもクリップ機能も充実している。Outlook,Firefox,Thunderbird,IEには専用クリップのオプションがあるし、それ以外にもUniversal Clipperというものがあって、これはそれ以外のアプリケーションでごっつ使える。
難を言えば、IEのクリッパーも使ってみたけど、URLがどこにも保存されないのがちょっと。それからノートは完全文字列のみで、画像の貼り付けとかはできないっぽい？ 横断的にノートに貼り付けたりする機能でできんのかな？ これはちょっと確認しないとわからない。

Process

これもOK。
入力したノートはまず、「Uncategoried」という、何もカテゴリされてませんよというフィルタに自動的に入る。Inboxはこれを使用。GTDカテゴリはそれ以外に「Action」「Someday」「Project」「WaitFor」「Ref」「Calendar」を用意。
Processではまず、各ノートをカテゴリのない状態から、上記GTDカテゴリを設定する。ちょっと考える必要のありそうなものについては、「次のアクションを考えて」とかあるけど、それは無視してひとまずActionに入れる。
ここでのGTDカテゴリの役目は、各ノードの今後の取り扱いについてを明確にしている。何かする作業であれば「Action」に、何もせず資料としておきたいのであれば「Ref」に、当面考えない項目は「Someday」に。正直「Project」「WaitFor」「Calendar」にくるのは、私の場合はほぼなかった。

Organize

スパイ話といえば思い出す単語は「オルガナイザ」。統率者でチームの中で絶大な力を持つ。そんな名詞の動詞形がOrganizeで、GTDで言えば、扱いやすいようにまとめるとかそんな感じ。

ちなみにこれもOKだった。
ここでする作業は、各GTDカテゴリに入ったノードに対して、関連するコンテキストや種類やタグを付加する。
ちなみに、一番初めにGTDカテゴリをつけないと後で困ったことになる。というのも「Uncategoried」はその名の通り、何もカテゴリがついてない状態のノードしかフィルタしてくれない。そんなわけで、それ以外のカテゴリを付けてしまうと、「Uncategoried」から消えてしまう。なので、各詳細を示すカテゴリは、絶対に、GTDカテゴリの後でつける。カテゴリ単位でフィルタできないか探してみたけど、どうも無理っぽいので、そこは運用でまかなうしかない模様。

コンテキストをどうしたかというと、「Action」のコンテキストは「Action」カテゴリの直下にカテゴリを用意し、「Someday」のコンテキストは「Someday」カテゴリの直下にカテゴリを用意した。これで、各ノードがどんな脈略を持ったデータなのかは随分わかるようになった。
今後移動する時にどーすんのかという運用面での問題がまだ残ってるんだけれども、そこは後で考えることにする。

この各コンテキストの付けられることはfitzNOTEよりはるかによい点だ。
fitzNOTEでは、タグ属性が全くないので、どのようなデータなのかは、ノードのブランチ構成でのみ明らかにしかならなかった。そんだから、ブランチから独立していまうと、さっぱりわからなくなってしまうという悲しい状況がある。
一方、EverNoteのカテゴリは、階層化でカテゴリを作成できつつ、タグのようにどれでも登録できるという特性がある。これが、カテゴリとしても、タグとしても有意義に利用できる。

で、結果としてEverNoteでは、各ノードがどんな属性があるのかを、カテゴリによって明確にできたので、GTDのOrganizeステップとしては合格かなと思ってる。

Review,Execute

Organizeステップ移行の作業はまだ行っていない、というよりあまりの整頓できるっぷりに嬉しくてタグ付けでとま]関連記事:

• [Expired] タグとカテゴリの使い方について
• 【切実】WordPressでRSSの記事中にカテゴリを表示させるプラグインorやり方を探しています。
• WordPressをバージョンアップしました等
• EverNoteからEvernoteへ（３） クライアントツールの変更点（削除分）
• WeeklyReport 2007/09/18

Filed under: GTDツール

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• Elegant & flexible UI
• Full undo and redo
• Reminders & Alerts
• Hierarchical folders
• Tags & contexts
• Customizable filters
• Time Tracking
• Project Estimates
• Time Reports
• Import / Export
• Sync with Outlook
• Sync with other PCs

FusionDesk – Lightweight project management for individuals and small teams. (2007-05-22)

　FusionDeskはもともとGTD用のソフトではなかったのですが、Listibleにも掲載されていたことで、どんなものかと思い、試しにインストールしてみました。
　上記はFusionDeskの特徴を引用したものです。

　1週間の試用ではなく、ざっとの使い勝手を1時間程試したぐらいのレビューです。

FusionDeskの理念

　GTDシステムの観点からよい悪いを言う前に、まずFusionDeskの目指しているものを考えてみましょう。

　GTDのシステムとしてよいかもしれない、として誰かのGTDソフトのリストにFusionDesk挙がった理由はいくつかあります。特徴から抜き出すと、おそらくここ。

• Tags & contexts
• Customizable filters

　タグとコンテキストを各タスクに付けられ、コンテキスト毎に項目にアクセスできる部分や、フィルタをカスタマイズできるところがフォーカスされたのでしょう。これらの機能はGTDのシステムにとっては非常に必要な機能です。

　しかしながら、FusionDeskのFusionと言わしめているのは、どちらかというと別の部分だと思います。特徴から抜き出すと、こちらの部分。

• Reminders & Alerts
• Time Tracking
• Project Estimates
• Time Reports

　この特徴で一連のトラッキング及び実行環境を形成している部分は、非常によいな、と思いました。
　PDCA的に見ていくと、とても統一感のある特徴だということがわかります。

　まず、計画Planフェイズ。Project Estimatesを利用することにより、時間を見積もることができます。これは、各タスクのプロパティで設定することができます。
　次に、実行Doフェイズでは、Reminders & Alertsで確実に実行するように促し、作業時間はTime Trackingで時間を計測します。実行タイミングを忘れないように、リマインダの設定が可能です。同じソフトで設定できるのは便利ですよね。
　そして、チェックCheckフェイズは、チェックリスト形式で作業を洗い出しているので、やったかどうかの確認ができます。
　最後に分析Analizeフェイズ。ここでTime Reportsの出番であり、時間の予実を確認することができます。

　こう見ていくと、GTDというよりも、プログラミング的な細かい作業のトラッキングをするのに適しているようにも見えます。

　ここまで見てきたところで、今度はGTDシステムとしてのFusionDeskを見ていきます。

FusionDeskはGTDシステムによいだろうか？

GTDリストの実現について

　まず、FusionDeskはプロジェクト毎に画面が切り替わり、これらのプロジェクトをまとめて項目を確認することができません。
　しかしながら、これは反対に、会社勤めしている場合だと仕事と家とで完全に分けるのには適しています。

　仮に上記のようにプロジェクトを公私としてのロール別に使用する場合、プロジェクト内にGTDリストを作り、なおかつ運用に耐えうるものなんだろうか、と思ったのですが、視覚的に区別しにくいため、かなり難しいのではないだろうか、というのが私の感想です。

　プロジェクト内では、フォルダとタスクしか存在しません。Action,WaitFor,Calendar,Projectは1階層目のフォルダにし、各プロジェクトは2階層目。視覚的にはどちらも同じフォルダのアイコンなので、区別しにくいように思います。

コンテキストについて

　こちらは機能として提供されているので問題ありません。

多階層によるアクションの混沌

　FusionDeskでは、特に階層の制限はありません。そのため、アクションを細分化するのに適しています。
　適していますが、全体を見直した際に、項目に溺れてしまう可能性があるかな、と思います。

　というか、昔の私がそうでして、一つの階層ではなく複数階層にアクションをばらして作ってしまうと、非常にワケがわからなってしまったのでした。終いには、リストを見ることすら嫌になったぐらいです。
　FusionDeskも、その罠に陥りそうな感じがします。

Referencesの行方

　FusionDeskはReferencesデータを一つのノードとして保持できません。Referencesも合わせて保持したいGTDリストでは非常に（少なくとも私にとっては）致命的です。

Inboxからプロジェクト化への遷移

　できなくはないけれどもあんまりスマートともいえないです。Inboxは一つのフォルダで実現され、各項目はタスクとして実装するのが一般的に考えられる実装です。
　タスク自体はDrag&Dropで簡単に移動はできるけれども、プロジェクト化する場合は新たにProject、つまりフォルダを作成しなければならない。もともとのタスクは消すor作成したプロジェクト化に移動させる。
　相対的になんとかできそうではありますが、運用していくと、いろいろ問題が出てきそうな感じではあります。

他の使い勝手等による不満点

　以下は、GTDツールとして、とかそんなくくりではなく、使用するにあたって困るだろうな、という共通の不満点をいくつかあげます。

トラッキングは記録しにくそう

　トラッキング部分はナチュラルに作っているものの、あまり表示が大々的ではないので、システムはあるけど計測できませんでした系になる可能性が非常に高いです。
　少なくとも私は絶対にトラッキングスタートとエンドは確実に忘れるだろうな、と思うです。

　機能はあるけれども実用に耐えられないという問題は、FusionDeskに限った問題ではありません。Task Coachも時間のトラッキングを念頭においたシステムですが、やはり計測のしやすさ、という部分ではネックになりうるアプリケーションでした。

トラッキングの見積時間とか面倒そう

　全体的にショートカットはあるのですが、見積時間を全タスクにざーっと登録していく、というような場合には非常に不便です。タスクリストに表示はできるけれども、編集はできないみたい。これでリストでも修正できるようであれば、解消はできそうなんだけど。。

感想

　タイムトラッキングの機能は非常にいい感じだと思います。でもGTDには難しいかなー、という感触でした。関連記事:

• works4-viaweb 11/05/2008
• works4-viaweb 10/20/2008
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Filed under: GTDツール

The Omni Group – Applications – OmniFocus
　OmniFocusのデモが公開されたらしいので、うらやましかったのでメモをしてみた。

メモメモ

・ヘッダメニュー
	View/Mode切替
	Focus
	ShowAll
	QuickEntry
	CreanUp
	Search
	Filter
	inspect
	Print

・左ペイン
	ディレクトリとプロジェクトが作成できる。
	ディレクトリ＞プロジェクト
	？　ディレクトリ＞ディレクトリとかは可能なの？
	？　タスクにアクションなしのRefはつけられないの？
	下部の＋－
		ProjectとContextを追加する
	タスクをContextにD&Dすることで、Contextを変更する
	Contextの入れ子が可能（これはちょっといい！でもやりすぎるととんでもないことに。。）
	ディレクトリにProjectをD&Dすることで階層移動

・右ペイン
	タスク＋Contextが表示される。その右端に添付できるようなアイコンが。
	タスクにはちょこっと詳細が記入できる。
		でもフォントが同じなので見にくい。
	右ペインの空白部分でダブルクリック→InBoxに項目を登録する
	プロジェクトの一番上の実行可能なタスクは紫で表示される
	プロジェクトのサブメニュー
		Active
		On Hold
		Completed
		Dropped
		----
		Defult Context
		----
		Rename
		Cut
		Copy
		Paste
		Delete
		Dupulicate ？
	ディレクトリのフォーカスの場合、プロジェクト＋各タスクが表示される

・ヘッダメニュー/View Mode
	コンテクスト単位で見るか、通常のツリーで見るかを選べられる。
	コンテクストは、各TODOに設定できる。プロジェクトはできない。

・ヘッダメニュー/Focus

・ヘッダメニュー/Show All
	全プロジェクトを表示。Close分も表示するならえらい大きくなるんですけど
	それはどうするつもりなのだろう？

・ヘッダメニュー/Quick Entry
	Inboxにどこからでも投入できる。これはよいね。

・ヘッダメニュー/Clean Up
	ボタンを実行すると、完了タスクがhiddenに
	自動実行の設定も可能。immediately/every hour/every day/never。
	ショートカットの設定も可能。
・ヘッダメニュー/Search
・ヘッダメニュー/Filter
	Active Contexts
		All Contexts
		Active Contexts
	Context
	Unsorted
	Available
		All		全てのタスク
		Next		次に実行できるタスク
		Available	次に実行できる＋パラレルプロジェクトのタスク
		Remaining	未完了のタスク
		Completed	完了したタスク
	Any

・ヘッダメニュー/Inspect
	プロパティ？ 作りこみ中っぽい。
	ProjectとTask
	内訳
		Task
			Selected Object(s) Conetxt(s)
			Estimated Time
			Actual Time
		Context
			Active
			Allows next actions
		Project
			State
			□Actions must be performed in order
			Review
				Next
				Every
				Last
		Dates
			Added
			Changed
			Start
			Due
			Complete

・タスクからプロジェクト変換はD&Dで可能。

・プロジェクトは、シリアル・パラレルタイプがある。
　パラレルだと同時実行が可能。
　FilterのAvailableにタスクが表示されるかどうかが変わってくる。
　シリアルの場合は、次のタスクは灰色で表示。パラレルは黒色。

・Context入力時に自動補完あり

・プロジェクトプロパティに、デフォルトのコンテクストが設定可能

・タスクをチェックすると、色が灰色に、中止線が表示される。

・プロジェクトのいれ子は可能？

・右ペインプロジェクトの★は依然不明。

かんそう

　よいところ。Filter,シリアル・パラレルのプロジェクトの指定,Contextsの入れ子,Inboxをどこからでも入れられる。
　わるいところ。タスクの詳細が別ウィンドウで表示される。メモができない。

　gtdの実装としてはかなりうらやましい限りです。あとDashBoardとかあるとうれしい感じ。
　ただ、実行メインをベースにしているので、項目を表示する部分はすっきりしていますが、思考モードの場合には、別の何かで考えて、決まった内容をOmniFocusに落とし込むという方法でしかなさそう。最初は多分いいと思う。でもユーザが使うのに慣れてくると、ソフトの中でいろいろ一緒くたにしたくなると思う。そういうデータの一元化の方針は、midnightInbox（だっけ？）の方がよさそうな感じがするなぁ。というか、Referencesの概念が欠如してるのかな？　というかメモは見えてないだけで本トはあるのかな？関連記事:

• works4-viaweb 11/05/2008
• works4-viaweb 10/20/2008
• GTDをやってもスッキリしなかった理由
• Compare to ToDoList, Project Management and GTD
• プロジェクトの形態

Filed under: GTD, GTDツール

GTDのツールは何を使っていますか？

　私は、3月の中旬あたりから、fitzNOTEを使っています。大分gtdスタイルへ最適化できたものの、それに合わせてどうしても適用できない部分もわかってきました。
　とはいえ、GTDツールを見たり、今までのアウトラインツールを見ても、これ以上にフィットするソフトを見かけなかったので、当分このソフトと付き合っていくことになりそうです。fitzNOTEのGTDとの適用性についてまとめてみました。

gtdと合っているところ

　fitzNOTEとgtdと合っているのは、このソフトの基本思想が似通ったものがあるからです。データ・アイデアの収集を一つの場所に統一するように設計されています。そのため、項目の抽出に使う際には、freemindに似た使い勝手を感じるところもあり、随分私も考えを搾り出すに役立っています。

他のソフトよりgtdにフィットしている部分

　gtdに扱えそうなソフトの中でも、fitzNOTEがよい理由があります。

行動すべき部分と行動の不要の部分が区別できるところ

　fitzNOTEの最大の特徴ともいうべき部分ですが、その項目が行動するべきかどうか、他の項目と区別することができます。それはノードのラベルを使って区別するので、検索で今行動できるものを簡単に洗い出すことができます。
　fitzNOTEを使う前にTaskPrizeを試用してみましたが、どうしても最末端の項目は、全てやるべきことと扱われ、すべて行動すべき項目となってしまい、区別することができませんでした。
　もちろん、チェックすれば作業完了としたことになり、行動不要な項目ということでデータ的に扱われますが、やってもいないのにチェックされ、あたかも行動し終わったかのように見えるのと、実際の行動は何も不要であるイメージがかち合いません。そこが大きなネックとなって、TaskPrizeはやめてしまいました。

データ構造が構造化であること

　nanaTreeを使っていて、つねづね思っていたことがありました。このアウトラインにチェックボックスさえついていれば問題ないのに、と。それで探した結果、見つかったのがTaskPrizeなわけですが、紆余曲折の末にfitzNOTEに行き着きました。
　TaskPrizeとfitzNOTEは、画面構成は似た感じです。もちろんデータの扱いも似ています。つまり構造化のデータ扱いというところです。

　また、xtmemoを使っていて非常に困ったのは、WeeklyReveiwを行おうと思った時に、項目を扱うのが非常に不便だ、ということです。終わったらもちろんチェックは必要なので、□を■に塗りつぶしたりします。項目がおおいとわからないので、タブを利用して階層化チックに表示します。正直面倒だった。

詳細部分が、基本画面に組み込まれているところ

　多くのGTD用のツールがそうであるのですが、GTDのノードとしての扱いは、どうしてもtodoの延長で扱っているものが多く、その詳細の部分は別途画面を表示したりしないといけないような構成です。
　fitzNOTEはそうではなく、ツリー部分で対象となっている詳細画面を右側の部分で全部表示し、スムーズに詳細内容を追記できるようになっています。
　もちろん、詳細部分を多用するか、というとそうではないです。項目によっては、ツリー部分で十分な項目もたくさんあります。しかしながら、書こうと思ったがその時に、1画面表示しなければならないかどうかは、大きな障壁になります。

　最近のgtdツールは、基本画面構成で詳細部分も見せるようにしているツールも見かけるようになりましたので、もっと活動にフィットしたソフトが出てくることが期待できそうです。

ゆるい項目指定

　ThinkingRockを使った時に思ったことです。ThinkingRockは、GTDの考え方を踏襲したよいソフトなのですが、各属性ががちがちに書かなくてはならないため、非常に項目を埋める作業が面倒でした。
　項目があるにしても、場所もそんなにとらなくて表示されることが重要です。画面いっぱいに存在すること自体で、うんざりすることだってあるのです。　

gtdと合っていないところ

　もちろん、fitzNOTEとgtdと合っていない部分があります。ノード数も、大量に作られ、パフォーマンスが若干落ちている気もします。

項目移動が不便

　項目の移動が不便です。fitzNOTEでは、一番上のノードを、各カテゴリリストとして扱っています。そのため、ツリーをカテゴリからカテゴリへ変更する際には、非常に面倒です。項目が多いため、展開しているツリーを閉じて、一番最上階層のリストが見れるように変更しなければなりません。項目を整理する際には非常に苦労します。
　他にも、複数項目を一度に動かせなかったりといったこともできず、一つ一つを移動させる必要があります。

項目をかくせない

　今作業を行っている項目のあるツリー以外は、表示されないようにしたいのですが、残念ながらそういった機能はfitzNOTEにありません。他の項目が見えてしまうと、ちょっと油断している隙に、別の項目に興味がわいて、違う作業をし始めてしまうことがあります。
　こういった、カテゴリ単位で項目を表示することが、fitzNOTEではできません。使い方を変えればできなくもないのですが、そうすると今度は項目の移動が不便になるため、なかなかうまくいきません。

nextActionをコンテキスト単位ですぐに確認できない

　Action,WaitForの各リストには、プロジェクト、もしくはサブプロジェクト単位で移動させているため、本当に行動可能な項目はツリーの奥深くにあります。
　簡単に見つけるためには、本当に実行可能なことだけにactionラベルを貼るようにしているので、そのラベルを検索することで見つけることができます。
　とはいえ、検索用のダイアログを開くため、これが億劫で仕方がないのです。この時ばかりは、OperaのメールソフトのM2のフィルタ概念がとても恋しくなりました。

他のgtdソフトについてはどうか？

　fitzNOTEにも、だんだんとストレスを感じてきていたため、使用と並行して、他に合うツールがないか探してみました。
　gtd関連のツール、それからアウトライン系のツールを中心に探してみました。結果を言うと、ありませんでした。

メモとactionを同じノードで扱えるものがほとんどない

　gtdでは最終的に分割されるものは具体的なアクションですが、gtdの過程で行動を具体化させる時には、それ以外のメモ書きやリファレンス等の項目がどうしても出てきます。しかしながら、大半のGTDのソフトでは、行動の必要のない項目を包括するようなつくりではないようです。

　また、各項目は一つの行に収まる程度の扱いであり、その項目に多くの情報が必要ではないような画面の構成になっています。しかしながら、具体的なアクションは、いろいろな経緯の中から抽出された項目であり、それを捕捉する情報が他にもあります。けれども、多くのgtdのソフトでは、そのような項目の詳細を確認できるインタフェースはあまり見かけませんでした。

　gtdのリストは、整理整頓した結果のデータになるのですが、Inboxから項目を追加する場合は、その限りではないと思います。具体的な行動を洗い出すまでの間に、いろいろな情報がぽこぽこ出てくるのですが、そういったものも拾ってくれるようなタイプのソフトはあまり見かけなかったというのが印象です。

今後のツールについて

　今後についてですが、多少難はあるものの、使い勝手としては非常に合っているため、今のところは、fitzNOTEを使っていこうと考えています。
　とはいえ、これ以上ソフトとしてのバージョンアップはないことを考えると、将来性はありません。だからといって、他のツールで近いものを満たされるかというとそうもありません。
　もっとよいツールが出てくることを期待しつつソフトウォッチに励みます。関連記事:

• 作業記録ソフト
• [Expired] GTDソフトのプロジェクトの公開を始めます。
• WeeklyReport 2007/09/09
• WeeklyReport 2007/09/18
• LifeBalance使わずにレビュー

Filed under: GTDツール

噂の石とその評判

　Thinking Rockでよく聞くのは、『フロー込み』みたいな触れ込みだ。GTD初心者でも振り分けフローがすぐできちゃうんだよんということ。それからGTDに忠実であること。この2点がThinking Rockの特徴である。それから珍しくもjavaインタフェースで作られている点。個人的にjavaは好きであるがPureJavaのインタフェースデザインは好みじゃない。

　初めてGTDを使った人にはやっぱり取っ付きがよく、GTDプロセスの収集/処理/整理/レビュー/実行をすんなりできるという所がよいらしいという話。その一方、TidBITSの記事を見る限りには、その存在はよいというものの耐えがたき苦渋の日々、みたいな印象だった。

　割とGTD記事をさらっていると結構な頻度で見るのと、今GTD@RTMの運用に行き当たっていたことでとりあえず使ってみた。

で、感想はというと

　運用に耐えがたい。。奇しくもTidBITS記事と同じ感想になってしまった。

TidBITS引用

インターフェイスの細かい点の一つ一つほとんどすべてが私の神経を逆撫でする

　という文面は大いに同意。画面を切り替わる毎にプロジェクトツリーが全部閉じてしまったり、Action画面で続けてActionを追加しようと思ってもスムーズにカーソル移動ができなかったり、といったようなユーザインタフェースの粗が、毎日使用するにはあまりに厳しい状況だ。

　更に言えば、インタフェースもさることながら、その画面にも見づらさがある。これはjavaの画面だから仕方がないのだとは思うものものの、なんとゆーかなんとなーく、見難い。Topics毎に色変えられるのはよかったりするんだけれども、プロジェクトで表示する際には文字の部分だけ表示されるのが、これまた鬱陶しいことこの上ない。

　他には、Projectのステータスがわかりにくい。Projectは今実行できるAction項目がなければ赤く表示される。しかしこの赤いプロジェクトが、タスクを全て洗い出した上でやるべきことがない状態なのか、タスクが全て完了して何もすべきことがない状態なのかわからず、現在進行中なのか完了なのかがよくわからんのである。

　更に言うと、待ちActionを組み込むのにうまくいかなかった。私が仕事で扱うプロジェクトには、作業の他メールのやり取りといったことが頻繁に起こる。そのため待ち作業なのか作業中なのかをとてもクリアにしておきたいのだ。どうしてクリアにしたいのかというと、この小さいまとまったProjectが複数同時期に発生するため、ステータスの管理が一番大変だからである。で、そのステータスを把握できるかどうかというと、このソフトではどうもわかりにくかった。

　はじめのとっつき加減はよいものの、高頻度で利用するには非常に難しいソフトであった。

TidBITS引用

[Adam Engst] まず第一に、私が何かのシステムを持ってきてそれを使うようになったとしても、じきに私はそれに飽きて、それを保つために必要な日常のメンテナンスがだんだんと後にずれ込むようになり、いずれそのシステムがうまく働かなくなって、何か別の新しいシステムを物色するようになるのだ。

　とあるが、この言い分にはすごく納得する。今までツールを使うのをやめてしまった理由そのものだからだ。それなりの負荷を自分に要するならば、それなりの結果（すっきり感やコントロール感など）を伴わなければ、運用は続かない。

それでもTRのよいところ

　上記でTRについてコテンパンに言っているが、不満はこのソフト自体が悪いから出てくる問題ではなく、基本がよいソフトであるこそ目立つ問題だと思う。以下よりTidBITSで言われているThinking Rockの良い点について、簡略的にまとめてみた。

GTDのプロセス自体を具現化する

　この言い回しもやはりTidBITSからのものになるが、まったくその通りである。GTDを始めるまでの第1の壁は「処理」と「整理」のタスクの濾過であろう。この作業を実施すること自体が非常に壁になりえてしまう。

　それを、Thinking Rockでは、システムの一部に組み込むことによって、スムーズに作業を実施するように仕向けている。これは非常に便利だし、確かにGTDの論理構造を実現するシステムはあったけれども、プロセスを実現しているシステムはなかったのである。

xmlデータで二次利用がしやすい

　GTDツールでなくとも、管理ツールを使う上でネックになるのがそのデータを二次利用しようとした時だ。データはそのシステム独自のフォーマットで作られていることが多く、非常に二次利用がしにくいことが多い。が、ThinkingRockではxmlデータでデータ保存しており、パーサを使えばすぐに二次利用することができる。今後の連携を兼ねそろえた良いフォーマットだ。

出力インタフェースがそれなりにある

　日本語はフォントを導入する必要はあるものの、レポート出力が複種類用意されている。持ち運びにも便利である。

iCalだってあるもんね

　カレンダータスクはカレンダーに取り込みたい。そういった場合にはiCalフォーマットでもデータ提供をしてくれる。データを更新する毎にiCalは最新のファイルをThinkingRockは提供してくれる。問題はそのファイルをどうやって別のツールに反映する仕組みを作るかといった問題がある。

もちろんよくない所もある

　一方で言われているインタフェースの問題のほかに、TidBITSの記事では次のような指摘もあった。

繰り返し行われるProjectはどうやんのよ？

　あげられていた問題のひとつに、繰り返しのタスクについてはうまく適用することができないと、TidBITSの円卓会議でも言及されている。

使うの使わないの？

　オンラインベースではない、ということで使わない人も見かけたり、ThinkingRockをそのまま使っていこうという人も見かけたりしたが、私個人としては使わない方向性である。

　理由は、上記で問題とした点にあるが、GTDをやる上で一番実現したかった「各プロジェクトのステータスを明確に管理する」（それをGTDで実現するに適するかどうかは別であるが）といった部分ができないからだ。そして見難い画面。この二点により私には運用に耐えうるものではないと判断し、ThinkingRockの今後の成長を待つというステータスに落ち着いた。

　そもそも運用方法に問題がありそうなことも、ThinkingRockを使うことでクリアになりつつある。それについては別記事にてまとめる予定である。

References

from BlogMarks

• ThinkingRockはGTDのキラーアプリか？ « IN MY ROOM…
• TidBITS 日本語版 Thinking Rock を拾い上げてみたら/09-Oct-06
• GTDツール 「TinkingRock」｜限りなき物欲
• MOONGIFT オープンソース – Thinking Rock – GTDに忠実なタスク管理
• 中庸が目標 ThinkingRock report by using additional japanese font(non-base-14-fonts)

関連記事:

• GTDシステムの抽象的概念
• ThinkingRock 2.0 1日使ってみましたレビュー
• 処理ステップと整理ステップの違い via ③GTD–処理[1]タスクリスト種類 | toodledo×GTD×タスクシュート #gtdjp
• 2008/05 読書サイクル（2/5） 範囲とステータス
• 「週次レビュー」の目的は？ – ライフハック心理学

Filed under: GTDツール

Vitalist

　52 Resources on GTD software – Listible!経由で知ったもの。オンラインサービスで上位にあったもので確認してきましたが、結構自分のイメージに近い画面インタフェースでちょっと揺れた。

よかったところ
・Dashboardで全体が見えるところ
・インタフェースがGTDに特化していて淀みがない
・Actions/Projectへの移行がスムーズ

わるかったところ
・重い。全体的に重い。
・ショートカットがない。RTMのショートカットで慣れた今となってはつらい。
・Calendar機能はなし。まだそこまでは充実していない。
・各プロジェクトがどのくらいの期間を占めているかのスケジュール画面がない。この実装をしているツールは未だ見たことがないが、イメージ的にはGoogle Calendarの各カレンダーがProject単位で確認できるような画面がほしい。これは別にVitalistに限ったことではない。
・外部インタフェースがない。携帯からの入力とか。

　個人的にはRTMのインタフェースに、Vitalistの画面インタフェースに挿げ替えてくれればといったような満足度。とはいってもProjectに子Projectを作るようなところまではないから、どれくらいの粒度でタスクを考えるかにも耐用は異なりそうだ。

　とりあえず、成長を待つ。関連記事:

• 効くインタフェース・効かないインタフェース
• 通りのいいインタフェースとそうでないインタフェース
• NAKAHARA-LAB.NET 東京大学 中原淳研究室 – 大人の学びを科学する: 奇妙な既視感・・・電子書籍ブームとeラーニングブーム
• インタフェースが思考する分量を決める
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