時間が決まっているもの、決まっていないもの 私自身はやってみたことがありませんが、私の｢タスクシュート方式｣の煩雑さを嫌ったある方が、｢全てをGoogleカレンダーでタスク管理するのはどうでしょう？｣とおっしゃっていて、それを実践されていました。Kazumotoさんが提案されていたのと全く同じ方法です。
ところが、実際にはその方は、１日足らずで破綻しました。この方法では、｢９:30メールチェック｣｢１０:００ブログを書く｣というやり方になりますが、｢１０:００になってもブログを書く気になれない｣場合、対処が煩雑になるのです。
引用元: ｢予定｣と｢タスク｣ – ライフハック心理学.
上記で言われる「予定」と「タスク」は、GTDでは「カレンダーリスト」に収まるものと、「次のアクションリスト」に収まるものとになる。上記の記事の起因のなった問題は下記のとおり。こういった疑問から、記事の書かれた方はスケジュール管理をすることになったという。
・スケジュールとタスクを分けて考えるやり方は、本当に分けて管理する必要があるのか？
・どちらか一方に統合して仕事を回す方が意識が分散しないで済むのではないか？
・詳細で膨大なタスク処理＆管理ばかりに気を取られると、常に仕事に追われているような気になりはしないか？
・いつの間にか「タスク管理」を仕事と勘違いしてしまわないか？
・「期日」というものへの意識が薄れて大きな失敗を犯す可能性があるのではないか？
・慣れ親しんだ時間割方式で考えた方が理にかなっているのではないか？
等と考えたわけです。
引用元: Find the meaning of my life.: タスク管理とスケジュール管理を分ける必要があるのだろうか？.
私は、『仕事全般』について、上記の疑問のうち、以下について、自分なりの考えをまとめてみた。
慣れ親しんだ時間割方式で考えた方が理にかなっているのではないか？
私の考え→場合による。
仕事の状況は人でも異なり、その人の状況によっても異なる。なので、どのタスク管理方法が一番最適なのかは、毎度の状況によって、最適なタスク管理方法が異なる。スケジュール管理がうまくいくのは、だいたい見積もり通りの時間で、タスクであれスケジュールであれ、消化可能な場合である。さて、どういったことで状況が異なってくるかは、以下のような要素が絡んでくる。
- 時間が決まった仕事量
- 作業が決まった仕事量
- ランダムに受け取る仕事の頻度とその仕事の種類
- 受け取る仕事の経路（メールとか電話とか）の種類
- 人とコミュニケーションをとる仕事量
- 自分が受け持つ全体の仕事量
- 仕事が完了するまでの平均時間
例えば次のような状態なら、スケジュール型のタスク管理は効果を発揮するだろう。
- 時間が決まった仕事が多く
- 作業が決まった仕事が多く
- ランダムに受け取る仕事は少なく、あったとしても作業が決まった仕事であり
- 受け取る際は、ある一人からで固定してて、なおかつ頻度もわかりきっており、
- 作業する際には、自分一人で行う作業が多く
- 仕事量としては定時に帰れるぐらいの分量だ。
- だいたいの仕事の完了する時間は平均していつも数日やかかっても1週間ほどだ
昨今では、上記のような仕事状況が、年単位どころか数ヶ月単位で変わってしまう。その状況に最適なタスク管理方法を毎回探す必要が出てくるだろう。
そして最終的には以下の条件が全体に関与する。
込み入ったスケジュール管理自体に苛立たないかどうか
上記の理由で、私は、どんな状態でも、スケジュール管理をすることが難しい。
初出：
- 2010/06/22