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2009/05/30 第14回GTD勉強会を開催します

5月は基本に戻って概要だ!が、テーマです。

勉強会詳細

日時:2009/5/30(土)(第5週目です)
場所:東京・新宿
時間:15:00-18:00(3時間)
定員: 14名
参加費用:場所代+ドリンク代です。人が集まると安くなります。

5月ももうすぐ終わりを迎えようと思います。4月はまあばたばたしてたからよかった。5月はGWでやる気が削がれた。そろそろ中盤に近くなって「やっべ!何かしなきゃ!!」と危機感を感じているかもしれません。

今回のGTD勉強会は初心者向けの紹介を行います。主要ターゲットとなる層は、GTDをこれから始める~GTDを始めて半年程度です。今までの傾向から、話をしながら、主要なポイントとなる部分をおさえて説明していく、といったような感じで進めていきます。どういう風なツールを使っているのか気になる方は多いみたいで、よく話題に出てきます。

勉強会の進め方

勉強会の進め方としては、一通り自己紹介→説明→ワーワー→説明→(以下略)→感想を言い合う、というような流れを想定してます。

勉強会前の宿題

特にないです。

勉強会にもってくるとよいもの

特にないです。

尚、勉強会後に懇親会という名の飲み会を行っています。都合が合わなくてこっちだけでも参加してみたい、という方でもOKです。

ではでは、よろしくお願いします。

分かりやすいフローチャート図のための、最小限の約束事

フローチャート図はそもそもプロセスを判断条件も付け加えながらわかりやすくしたものである。分かれ道がありつつ、それを説明するべく、フローチャートには守るべき約束事がある。 しかしながら、「あなたは実はこんなタイプ?! チャートで見つけてみよう!」といったチャート図なんかもあったりして、それがまちまちな気がする。 覚えるのが嫌いな私も、分かりやすく作るべく、いくつか守っていることがある。それを以下にまとめておく。

  • 約束事その1:処理は□、判断は◇
  • 約束事その2:何事も「はじめ」と「終わり」が肝心
  • 約束事その3:水の流れは上から下へ、時間の流れも上から下へ
  • 約束事その4:本流を作るべし
  • 約束事補足:分岐は「~である」という文章で

約束事の前にフロー・チャート・フローチャートの違いとは?

ところで、フローチャートフローチャートって言っているけれども、「フロー」と「チャート」の二つの言葉が含まれている。そもそもこの二つはどういう区別がされているのか、と不思議に思ってウェブで簡単に検索してみた。しかし違いを説明した資料は見つけられなかった。 しかしながら、UMLで「ステートチャート図」と使われていることから想定し、以下のように「フロー」と「チャート」を区別する。

  • フロー → 流れを表現するもの
  • チャート → 分岐を表現するもの

そして、上記の「流れ」と「分岐」を合わせて表現するものとして「フローチャート図」と定義する。定義したところで、詳細を見てみよう。

約束事その1:処理は□、判断は◇

フローチャート図は、大きくわけて、二つの振る舞いがある。一つは処理、もう一つは判断。処理とは、作業することである。判断はそうではなく、YesかNoか、といったような一つの答えを導くものであり、作業は発生しない。 これを図形で区別するのがフローチャート図なんだが、区別せずになんでも□を使っているのを見かけたりする。しかし、それではいかん。何のために図をして、分からしむるのかわからない。 ちなみに、全ての処理を□で表示していると、その□の中を理解するのに、以下のような手順を踏む。

  1. 文章を読んで、中身を理解する
  2. 中身を理解し、それが処理か判断かを、判断する

これは面倒である。□と◇を区別して描くことで、2番目の処理がカットされるのだ。

約束事その2:何事も「はじめ」と「終わり」が肝心

キリがいいのは、分かりやすさの特徴である。フローチャート図もそのキリのよさをはっきり見せ付けなくてはいけない。そこで、「はじめ」と「終わり」をはっきりつける。 通常、フローチャート図はそんなこと言われなくたって、わかる場合があるが、そうでなかったりもするし、見る人によってはわからなかったりするので気をつけよう。

約束事その3:水の流れは上から下へ、時間の流れも上から下へ

フローチャート図の中で、「↑」のような上向き矢印を見かけることがある。しかしこれはいけない。というのも、フローチャート図は、暗黙の了解がある。

上から下へ処理は流れる

水だって、何も力がかからなければ上流から下流へ流れるものだ。流れに逆らうのは鮭に任せよう。 でも上部に戻る分岐だってあるよ! そんな場合はどうしたらいいのか? そんな時は上向き矢印が出ないように、□を配置するのである。それができなければ、少なくとも「→」や「←」といった横向き矢印を使うようにしよう。それだけで、フロー図の気持ち悪さがちょっと緩和される。

約束事その4:本流を作るべし

分かりやすいものには幹があり、本流がある。フレームワークも骨組みであり、大きく捉えれば幹の一種とも言えるであろう。フローチャート図にも、この幹は必要であり、スタートからエンドまで、正常パターンを見せ付けるべく、本流としての一つの流れを用意しておこう。 これは、開始から終了まで、1直線の処理を作ることで幹が作成される。これだけで、どの道筋が本来なのかが、理解しやすくなる。

約束事補足:分岐は「~である」という文章で

さて、先ほど出てきた判断であるが、たまにこんな判断の説明だったりすることがある。

「○○がAであるかそうでないか」 判断は「Yes」か「No」かに二つに分かれている。

さあどっち? といいたいところだが、文章からYesがどっちか分からない。

対処方法

対処方法としては二つのやり方がある。

  1. 分岐の文章を「○○がAである」に変える
  2. 分岐条件の「Yes」「No」を「Aである」「Aでない」に変える

勿論、2番目の方法でも構わないが、「Yes」「No」にしておくと、図形をコピペしたり、条件が変わった時に変更しなくてもよかったりと、後々便利である。だから1の方を薦めておく。 しかし、これは別にわかりやすければ守る程でもない。分かりさえすればよいのだ。

望ましいフローチャート図

日本運搬機械株式会社さんの「火災時管制運転装置運転フローチャート」がとても分かりやすく、上記の約束事に準拠していた。スタートとエンドが区別され、上から下に流れており、処理と分岐は図形と色でクリアに区別され、スタートとエンドが同じラインで配置されて本流が分かりやすくなっている。 このように、クリアにチャートがまとめられていると、火災の時にも安心して実行している様が伺えるというものである。

プログラミングの時間がかかる作業手順

http://blog.shibu.jp/article/28983162.html

上で渋川さんがプログラミングについてまとめてたので、何かしらプログラミングで言いたいなーと思ってしまったので、今やってるプログラミングの作業順番をまとめておきます。

私はもともとjavaのプログラマでした。ブログのタイトルはその名残です(小文字始まり・4使用)。プログラムめんどいよ~仕様決める仕事がいいよ~、と思ってPMにジョブチェンジしました。粒度が合わなかったんですね。それはさておき、今回の自動化作業のだいたいの作業の順番について。

今回のお仕事

お題:ウェブサービスの運営で、定常作業を自動化するのに、perlでプログラミングを組むこと。

ゴール:他の人がそれを使って作業を実施できること。問題があっても他の人がメンテナンスできること。何かあったら他の人が改変しやすいこと。

とゆーよーな感じのお仕事です。

作業手順

  1. 定常作業から作業項目を洗い出す
  2. できるところからプロトタイプ
  3. 2を繰り返す
  4. 標準化
    1. conf設定対応
    2. IF統一
    3. ログ追加
    4. 定数化作業
  5. 資料作成

以下詳細。

1.定常作業から作業項目を洗い出す

もともと手作業でやってたのを自動化するので、もとあった手順書からプログラミングすべき作業を洗い出します。この時点で作ろうと思う関数は洗い出しされてます。設計がないと、ここで抜けもれが発生しました(例:conf設定対応とログ)。

2.できるところからプロトタイプ

プログラミングも久しぶりだし、perlも手馴れてないんで、できるところから書いては実行です。動いているので安心感があります。この時は面倒なのでファイル1枚で実行し、関数を増やすといった感じ。

3.2を繰り返す

必要な関数を増やします。で、一通りできたら、それを使って手順書通りに実行する関数を作ります。正直ここで終われるものなら楽です。

4.標準化

私のやる気ナッシングな領域に。

4.1.conf設定対応、テンプレート対応

設定ファイルは外部化します。xxx.confとかそんなファイルから読み込めるようにしておきます。使いまわしする予定があるのでー、ファイルと同化してるとダメなんです。

テンプレート対応とは、conf設定やtmplファイルに、テンプレート変数を使っていたので、それの対応もしました。これは、confファイルで、出力ファイル名を”xxxx-$today_yyyymmdd.xls”とか設定しておくと、自動的に”xxxx-20090511.xls”とかに変更してくれるような仕組みです。

ここらへんで、ファイルを分割してライブラリ専用ファイルを作りました。

4.2.IF統一

上記との兼ね合いもあり、再度関数のインタフェース(引数とか返り値とか)を見直しです。

4.3.ログ追加

ここでようやくログ追加。

4.4.定数化作業

文字列排除。今作業はここらへん。今思ったけどやっぱり徹底的に文字列は排除しよう。。

5.資料作成

で、上記の設計をまとめた資料を作る予定。

  • 概要設計 – ツールの目的、ゴール、ユースケースがあると便利(使い方のイメージつくから)
  • 外部設計 – 枠決め。関数のインタフェースと機能を決める。シーケンス図があると便利。
  • 内部設計 – 中身決め。関数の中身を説明する。アクティビティ図。
  • 実装設計 – 実装決め。どのファイルにどの関数を入れるか。設定ファイルはここら辺で書くと思う。
  • 使い方説明 – 使い方。修正方法等。

後残ってるのが、ログの説明ぐらいか。。どこに組み込もう。

総論

perlもプログラミングも昔とった杵柄レベルであまりに慣れてないので、今回はプロトタイプの作成から始まりました。しかし、時間がかかりすぎるのが難です。

なぜなら、あとから追加項目が多いから。毎回変更したら、ちゃんと動くかどうかテストするのが面倒だから。なんにせよ、手戻り作業が多すぎるです。

今回は、プログラム自体は2ファイル程度(設定ファイルは10ファイル前後)の成果物でしたのでなんとかなってますが、時間のことは関係しなくても、他人が使うことを想定すると、やはり設計は必要です。とはいっても、自分が使うにしても、やっぱり設計は必要だと思います。なぜなら、3ヶ月前の自分も赤の他人だから。

でもね、プロトタイプは最初は楽しいんだよねー。

まぁあれですね、他の人に共有すること前提なら、プロトタイプからのプログラミングは、あんまり合わない、ということでした。

ソースがきれいとか構造がきれいとか

ソースがきれいとか構造がきれいとかありますが、私の昔の感想は以下のような感じでした。

作った直後の私は、自分のソースはきれいと思ってました。他人のはきれいかそうでないかというか、読みにくいな、と私は思うのでした。理解の粒度は違うのでそれはしょうがないんですな。そして、数ヶ月後の私は、自分のですら汚い読みにくい何コレサイテー!と本気で思うのでした。

 

自分コメント

  • 勢いでやった。後悔はしてないけど、文章に責任はもてずにすぐお蔵入り。
  • ていうのと、どのライン用なのよ、というのがあって、やっぱりお蔵入り。

WordPressをバージョンアップしました等

  • WordPressのバージョンアップをしました
  • カテゴリの一部をタグ化しました
  • Draftsカテゴリを作成しました

WordPressのバージョンアップをしました

WordPressのバージョンアップをしました。v2.7.1です。ようやくしましたわーい。ついでにデザインを、デザイン変更のしやすそうなvicunaに変更しました。

カテゴリの一部をタグ化しました

このバージョンでは、タグが標準化されましたので、カテゴリの一部をタグ化しました。

Draftsカテゴリを作成しました

Draftsカテゴリは、その名の通りの草稿です。ここで言う私の草稿とは、話がまとまらずにまとまりきれなかったものを指し示します。あるいは、それなりにまとまってるんだけど時期を逸したとか、あまりにカテゴリ外すぎる内容で結局お蔵入りにしてしまった、そんな記事を登録しておく私専用のカテゴリです。

一通りは公開します予定ですが、RSSフィードには反映しません。今後に追加されるものについても、RSSフィードには反映されません。

Draftsカテゴリ作ったけど、RSSフィードはかわんないんだよーん

結局はそういうことです。

Draftsカテゴリを用意した理由

なぜDraftsカテゴリを用意したのか? その前に、私が公開する記事の基準のことを説明します。公開記事の基準は時期によって変遷しますが、最近の公開基準は以下の通りです。

  1. なるべく理解できるもの
  2. 結論がまとまっているもの

最近では、私の中である程度結論づいたものを紹介する形になっています。これは以前、クリップした端切れを紹介したこともあるのですが、あまりに端切れすぎて全体像がわからなくて、私が一番イライラしたからです。

とはいってもキリの悪い文章も出てくるわけで

それで、そういった文章は出さなくしたんですが、そうなんですよね。公開するにはまだイマイチな記事っていうのが結構あったりして、しかも時期を逸してしまうと書く気も見せる気もなくなってしまったりします。

とはいうものの、後で読み返すと、その時考えたことをまとめてはいるので、捨てるには微妙な感じ。それに、別々に管理するのもそろそろ面倒になってきたので、ひとまずブログに時系列を統一していくことに決めました。それがDraftsです。

結論づいてなかったり、思うようにまとまらなかったり、情報が足りなかったり、そもそも文章として成り立ってなかったり。そういうものが多いです。そこらへんが、フィードから外す理由です。

これからもごひいきに

見た目は結構変わりましたが、中身と更新は相変わらずの状態です。今後ともよろしくお願いします。

よき師とは

  • 自分の教えることについて、レベル間と成長モデルを持っている
  • 自分の教えるものについて、できることとできないことを知っている
  • 相手の抱える問題について、上記の基準で判断できる
  • 相手の抱える問題について、最適な質問や回答等のアドバイスを行うことができる
  • 相手の状況に合わせて、適切な量の情報を与えることができる
  • 相手の状況に合わせて、最適な課題や最適な質問を作成することができる
  • 相手の成長促進のために、最適な課題や最適な質問を与えることができる
  • 相手に関する全てを全面受け入れすること
  • 相手が自分の補助なくして、その後相手は成長し進むことができる

 

ダブり感あり、不足あり、拡張順でなし。

ロールモデルで言えばミルトン・エリクソンのスタンスが一番近く、前提となる考え方としてはエマジェネティックスを置く。

第13回GTD勉強会ログ~6つのレベルで仕事をレビューする(詳細編)~

第13回GTD勉強会でのテーマは、6つのレベルで仕事をレビューしてみよう!でした。前回はやった内容の概要を紹介しました。今回は手順の詳細とポイント、それから勉強会での反応について紹介します。

勉強会で行った手順

前回のおさらいです。

1.Projectリストを洗い出す(10,000フィート)
2.責任/役割でProjectを分類したりラベリングしたりする(20,000フィート)
3.他の責任から足りないものを洗い出し、それに対するプロジェクトを考える(20,000フィート)
4.3万フィート~5万フィートの質問に答える(30,000~50,000フィート)
4-1 会社の長期的な目標は何か。その目標に寄与するために自分がやるべきプロジェクトは何か。
4-2 自分の長期的な目標は何か。その目標を達成するためにどんなプロジェクトをやるべきか。
4-3 将来起こることで、行動の選択肢に影響を与える可能性のあるものは何か(引越・転職等)。

今回は、その詳細について紹介します。

2.責任/役割でProjectを分類したりラベリングすることについて

今回の手順の中でポイントになるのが、この作業です。この作業をすることで、プロジェクトの単位から、もうひとつ大きめの単位で取り扱う見方に切り替えます。

Projectリストだと結構似た目的があったりします。その目的をまとめるのが3の手順です。そうやって分類することで、複数のプロジェクトがある一つの目的に対して行っていることがわかります。例えば、部屋に掃除機をかける、ゴミを捨てる、家の電気をつけかえる、といったようなProjectがあったとします。それらは別々のプロジェクトですが、家の管理をするためにしているという点では共通です。その共通するものが、ここで言う責任・役割というものになります。

3.他の責任から足りないものを洗い出し、それに対するプロジェクトを考えることについて

2.の作業で、プロジェクトの上段階でものを見るのに慣れたら、今度は足りない分野や責任・役割についてプロジェクトが割り当てられているかを考えます。勉強会だと、資格を取りたいと思っていたけれども、肝心のプロジェクトがなかったりすることがあったりしました。

その一方で、健康に関するプロジェクトがなかったけれども、自炊に努めていたりと、プロジェクトにならなくても心がけている人もいます。こういうような、自分から率先して何かが行われている場合は、プロジェクトにしなくても問題ありません。

4.3万フィート~5万フィートの質問に答えるについて

2.と3.の手順を行ってから、この4.の手順を行います。質問は以下3つです。

4-1 会社の長期的な目標は何か。その目標に寄与するために自分がやるべきプロジェクトは何か。
4-2 自分の長期的な目標は何か。その目標を達成するためにどんなプロジェクトをやるべきか。
4-3 将来起こることで、行動の選択肢に影響を与える可能性のあるものは何か(引越・転職等)。

この3つは、今までの手順を行わずに実行すると、なかなか答えるのが難しいかもしれません。もちろん人によってはそうではない人もいると思いますが。それを、プロジェクトリストから役割・責任を考えることで、考えやすくし、そして最終的に、これらの質問に答えられるようにしています。

今回は3万フィートから5万フィートまで一緒くたにして行っています。初めての場合は、本にもある通り、この3つの質問を答えることで十分だと思います。「ストレスフリーの整理術」では、この3つの質問の後ろの文章に、追加の質問もあるので、トライしてみるのもいいかもしれません。

これらの手順を行うことで、自分全体で担っている役割や責任、会社全体から担っている自分の役割や責任を、自覚することができるようになります。

勉強会での反応

さて、勉強会での反応でしたが、面白い結果になりました。

  • 思ったよりもできた
  • 分類した内容に漏れがあったりした
  • 4の質問にも答えられた
  • 4の質問に答えられたのは、プロジェクトのリストがあったからかも

結構イケるじゃん!という反応なのでは、と思います。個人的には心配してたんですよ、4.の作業でつまづく人がいたらどうしようとか。でも、皆がみんな、4.の質問にも答えられていたし、作業についても高いハードルではない、という雰囲気でした。とはいっても、そのハードルが高くなかったのは、プロジェクトのリストがあったから、というのが関係しているのを理解していました。

ちなみに、参加者のGTD歴を見ると、バラバラなんです。

  • 本を読んだだけで、7つの習慣は慣れている
  • GTDを始めてから1週間
  • GTDを始めてから2~3ヶ月

ちなみに、私が始めてやった時は、GTDを始めて半年経った程度です。是非、この作業はやってみてほしいです! GTD勉強会も時々折り込んでいきたいと思います。

第13回GTD勉強会報告 ~6つのレベルで仕事をレビューしてみよう!~

第13回GTD勉強会でのテーマは、6つのレベルで仕事をレビューしてみよう!でした。

日々のタスクはこなせるようになってきた。だけど。。

GTDで仕事をしていると、うまくいくとさくさく作業ができるようになります。そうすると時間や心の余裕が出てきて、新しいことを考えようとしてきます。そんな折、こんな風に思うこともあります。

「俺ってこのままでいいんだろうか」
「3年後、ずっとこの仕事続けてんのかな?」
「もうちょっと他にやりたかったことがあったんだっけ?」

余裕ができると、人はいろいろ考え始めます。そうすると、今まで考えたことのなかった未来についても、何故か進んで考えるようになります。

しかし話がまとまらない。

大きな視野を持て!俯瞰力が必要だ!けれども。。

一方、社会人生活を進めていくと、上司から上記のようなことを言われてくることがあります。私も上司から言われたことがあります。確かに、自分からもそんな視点が必要だな、と自分も思うこともあります。とにかく大きくステップアップしたいんだけれども、今のままじゃダメだ、と。

けれども、先輩や上司はそんなこと言うけれども、自分だってそう思うけれども、どうやったらそんな視点や考え方を持てるようになるの? それってどんなものなの? 食べれるの? 何ができればそんな視点になったって言えるの? そんな私の問いには、先輩も上司も答えはありませんでした。最近、一緒に仕事したマネージャークラスの会社の人にも尋ねてみましたが、「やー、いつの間にかできちゃったねー」と言われる始末。予想通りとはいえヘコむなぁ。

で、結局どうするんだ、と。

そこで7つの習慣!だがしかし。。

そこで7つの習慣の時間管理に望みを託したりするわけです! これで高い視野からものを見てプロジェクトを定義すれば、すれば、すれ…あれ? なんかうまくいかなかったりするんですよね。7つの習慣の時間管理は、もともと高い視野の持っている人が思考整理をして計画するためのものっぽいです。なので、どうやったら高い視野を持つかについては、たぶん範疇外なんだと思います。

だからどうやって俯瞰力を持つんだつーの?!

と、思いますよね。私も思います。

結論的には、結局練習するしかありません。その練習の一つが、この6つのレベルでの仕事のレビューになるんじゃないかと思います。

今回の勉強会での、6つのレベルでの仕事のレビューの目的

今回の勉強会での、6つのレベルでの仕事のレビューは、実施することが最大目的でした。それに加えて、以下のようなことを感じてほしいために実施しました。

・6つのレベルで仕事のレビューをすること
・日々のProject(下位レベル)から上位レベルへ視点を繋げて上昇させること

単に6つのレベルで物を考えることではなく、それらが繋がっていることが、今回の重要なポイントです。

GTDの6つのレベル

GTDは、6つのレベルを飛行高度になぞらえて説明しています。「ストレスフリーの整理術」では日本人に理解しやすいため、メートルに変更されていましたが、飛行高度はフィートで統一されていることと、単に格好いいからという二つの理由で私はフィートのままで考えています。さて、6つのレベルは0~50,000フィートの各10,000フィート単位になります。そして、それぞれのレベルでは次のようなことを見直します。

  • 50,000フィート 人生
  • 40,000フィート 3~5年後の構想
  • 30,000フィート 1~2年後の目標
  • 20,000フィート 責任・役割
  • 10,000フィート Projectリスト
  • 0フィート NextActionリスト

このうち、0フィートと10,000フィートは週次レビューで行う内容と同じになっています。

勉強会でやったこと

0フィートは日々のGTDでできている想定で、勉強会では、10,000フィート以上のレビューを行いました。「ストレスフリーの整理術」のやり方をもとにして、以下のような手順で行いました。

1.Projectリストを洗い出す(10,000フィート)
2.責任/役割でProjectを分類したりラベリングしたりする(20,000フィート)
3.他の責任から足りないものを洗い出し、それに対するプロジェクトを考える(20,000フィート)
4.3万フィート~5万フィートの質問に答える(30,000~50,000フィート)
4-1 会社の長期的な目標は何か。その目標に寄与するために自分がやるべきプロジェクトは何か。
4-2 自分の長期的な目標は何か。その目標を達成するためにどんなプロジェクトをやるべきか。
4-3 将来起こることで、行動の選択肢に影響を与える可能性のあるものは何か(引越・転職等)。

4に関する質問は「ストレスフリーの整理術」から抜粋しています(P228)。これを実行するために、以下のルールで実施しました。

  • 作業についてはA3の無地の紙で行う
  • 書き方については問わない
  • 手順は必ず守る

どんな感じかは、実際に参加された人の記事を見た方が、雰囲気がつかめると思います。

 

長くなったんで、一旦きります。

次回は手順の詳細とポイントについて紹介します。

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