Monthly Archives: 7月 2009

Referenceリストの実装、その変遷及び考察

GTDのReferenceリストに関して今までの実装を振り返りました。

第1段階

  • マニラファイル
  • ファイルボックス
  • インデックス(初期保管日付・カテゴリ・タイトル)
  • 分類方法(なし)
  • 並び順(初期保管日付順)

第2段階

  • マニラファイル
  • ファイルボックス
  • インデックス(初期保管日付・カテゴリ・タイトル)
  • 分類形式(レビュー用・プロジェクト用・参照用)
  • 並び順(レビュー用→50音順、他→初期保管日付順)

変更点。分類方法、なしから3種類に変更。

モノによって参照頻度がことなるので、分類形式をその3段階にわけた。

第3段階

  • マニラファイル
  • ファイルボックス
  • インデックス(初期保管日付・カテゴリ・タイトル)
  • 分類形式(レビュー用・参照用)
  • 並び順(レビュー用→50音順、他→初期保管日付順)

変更点。分類形式、プロジェクト用を参照用にマージ。

分類形式のうち、プロジェクト用と参照用と2回なめる必要があるのが面倒で一つにまとめる。

第4段階

  • マニラファイル
  • ファイルボックス
  • インデックス(初期保管日付・タイトル)
  • 分類形式(レビュー用・参照用)
  • 並び順(レビュー用→50音順、他→初期保管日付順)

変更点。インデックス、カテゴリ削除。

インデックスのカテゴリをほとんどみないのでやめる。ラベルは全部作り直した。

なお、第3段階と第4段階の試行タイミングは前後するかもしれない。

第5段階

  • A2封筒
  • ファイルボックス
  • インデックス(初期保管日付・頭3文字・タイトル)
  • 分類形式(レビュー用・参照用)
  • 並び順(レビュー用→50音順、他→初期保管日付順)

変更点。マニラファイル→A2封筒。インデックス、頭3文字を追加。文具王→Hさん経由により。

マニラファイルが入手が難しくなったこと、持ち運びに思ったより不便(微妙にA4サイズと異なるので)なことから、A2封筒に切り替える。

封筒の方が若干かさばるものの、項目が見えなくなった分だけ気持ちがすっきりする。タイトル文字数を気にしなくてもよくなったのも予想以上のメリット。しかし、ファイルボックスに収まるための処理をA2封筒にしなければならないのが不便。誰か売ってくれ。

今後について

並び順

参照用も50音順に変更するか迷っている。資料がどれぐらい古いかは、初期保管日付がかかれているのでそれで判断できる。しかし、それが並んでいる必要は、参照用としては特に意味をなさない。

参照用になると、日付の並びは特に必要なく、日付の意味は同列になる。特にその情報を引っ張り出す、という点においては、どの時期のものか、という判断はすっぱり忘れてしまう。

全体としての時系列は必要がなくなりそうだ。しかし、あるジャンルに関しての時系列は必要がありそうだ。これはまだ推測の域を越さないため、確認のためにやっぱり50音順にしまった方がよさそうである。

なので1箱分は時系列で、それ以外は50音順にした方にするとか。。

心境の変化

私は洗濯物を干すのがあまり好きではない。いつもこの作業をすると、気分が滅入る。必要だし、洗濯物が乾くことにはとっても好きなのに、である。

ふとこの作業をする前にマンガを読んだ。その後、洗濯物を干そうとすると、珍しくいい気分で仕事ができた。

なぜだろう?

生まれてこのかた、この作業で気分がよくなったことはない。ないだけにこのイベントは、ささやかながら、革命的だ。

せっかく気持ちよくなるためにこの作業をしているのに、その中間過程の中でイヤな気分になるのはちょっと違うな、と思ってしまったのだろうか。いやいや、マンガで日常を楽しく描かれていたから自分もそんな風に振る舞うことができたのだろうか。

何はともあれ、何かがはまった気がするんだと思う。

そのとき私が読んでたマンガは「一緒に遭難したい人」だ。西村しのぶのマンガはいつも生活感にあふれてて、マンガっぽくないんだけれども、そこがいい。こんな日常だったらいいなーを描いている所が好きだ。何よりマンガの中のキャラクターが瑞々しく生活していたり、気持ちよく生きているのが一番うらやましい。

それに影響されたのかとも思いつつ、でもそれだけじゃないだろう、とも思った。 掃除をしたいと思うのは、快適にすごしたいから。洗濯するのもそうだ。気持ちのいい服やタオルを使いたいからだ。

音楽を流していたのも起因するかもしれない。宇多田ヒカルを流していた。

友達が自分自身を説得するのに苦労していた。まだ説得は終わらないらしい。 私は自分自身を説得するのをあきらめた。楽しいことをするなら、楽しいと思うように道をならすこと。川に水が流れるように溝を作ること。心だって所詮実装は分子の集まりだ。どうにかなるだろう。

タグ使ってます。

Google Reader、Gmailともにタグを使っています。かわりに使うのに失敗するのがスターです。

一時期流行ったタグも、当たり前になってきたのか、タイムラインの勢いに置いて行かれたのか、あまり話題にされることもなくなってきましたが、たとえば、Google ReaderやGmailで、タグをどのように使っていますか?

意見を聞いてみたいです。おしえてください。

きゅーり.jp: "タグ"、使っていますか?

Google Readerのタグの使い方

忙しかったりすると全部見れないので、これだけは見るセットとかがあります。他は、ジャンル+見る頻度レベルでタグ付けしてます。

Google Readerしか定期的に見ないので、ここからはずしたものを定期的に見ることができません。いくつかは、もうちょっと長いスパンで眺められるようにしたいところ、WeeklyもしくはMonthlyレベルでRSSかメール連絡してくれるのに切り替えるとかした方がいいのかなー。

Gmailのタグの使い方

コメ返しとか必要なものは、タグ化してたまったら作業用に、プロジェクト関係は一つラベル作ってます。後からざくっと見るように。

根本的な考え方

  • 検索するのがめんどい

検索するのが面倒なので、できれば入り口で切り替えできれば楽やね、程度でラベルを作ってます。

Google Readerは状況によってあぶれることままありますが、それは状況によりけりなんでしょうがないかなと思ってます。と思って書いてたんだけど、とりあえず更新してるのを自分的に忘れない程度のものも登録してるんだなーとしみじみ思った最近でござい。

Gmailは、会社での使い方とちょっと違うんでもうちょっと考える必要があるかと思いました。会社の方はMLでほとんど振り分け状態で、残った分に注力すればいいだけです。が、個人で使っているのは作業用フラグみたいな感じのも多いので、もうちょっとフィルタリングで見るべきものかどうかはわけた方がよさそうです。

第15回GTD勉強会ログ ~ 引続き、基本に戻って詳細だ! ~

7月・8月・9月の勉強会について

  • 7月の勉強会は、遅いけど300人突破記念オフ会を実施します(横浜中華街)。
  • 8月の勉強会は、一回休みです。スケジュールが合わなくなりました。ごめんなさい。
  • 9月の勉強会は実施します。

向こう3ヶ月の勉強会の実施については、上記を予定しています。

勉強会まとめ

今回のテーマは「引続き、基本に戻って詳細だ!」でした。

参加された人の中は、これからGTDについて知ろうという方がいらっしゃったので、ざっくりとしたステップとリストの説明をして、参加者の現在困っていることについて共有しました。

  • 収集項目にもれが出てくる
  • 収集したデータがアバウトすぎる
  • Referenceデータの取り扱いについて
  • Rhodia No.10の管理の仕方
  • WeeklyReviewの項目に追加で行えそうなこと
  • 仕事の内容が変わり、以前に比べてうまく対応していない
  • はじめの収集に時間がとられない
  • Referenceって結局何なのさ?
    今回は、「収集したデータがアバウトすぎる」ことから、収集がうまく処理できないことについての詳細を記述します。
    収集した『物』が処理できなくなる現象は、よくある通過儀礼です。通過儀礼のように、一回で終わればよいのですが、何回もこの現象はよく起きます。とにかく、ちょっと得意になって、収集範囲を広げるとすぐに破綻します。
    何を調整すればよいのか、ということを絞れればよいのですが、現状はまだ模索中でなかなかいいポイントが見つからない状態です。人によって状況は異なります。その状況に合わせて調節弁を切り替えれるようになれば、状況状況に応じて、柔軟にシステムで対応できるんじゃないかなと思っています。

    収集がうまく処理できないのはなぜ?

    収集した「物」がうまく処理できないのには、いくつかの理由が考えられます。

    (1)処理ステップを端折っている場合
    (2)そもそもの量が対応するのに気力が追いついてない場合

    (1)処理ステップを端折っている場合

    (1)は、GTDで提供されているワークフローの考え方を行っていない場合です。ワークフローは、さくさく作業をやっている時には、なんでこんなもんが必要なのか、と訝しげに思う代物です。しかし、あれはあれでちゃんとした理由があり、最適化されています。

    処理ステップのワークフローは、私たちが行う意志決定のだいたいをを単純化したものだと、個人的には思っています。その中には、ナチュラルプラニングの考え方と、作業対象とするかどうかの仕訳部分が組み込まれています。

    ナチュラルプラニングと思われる部分は、一番始めに聞かれる「これは何?」という質問部分です。この部分は、ワークフローを自分なりに考える時には省略されがちな部分ですが、この部分は非常に重要です。だいたい、全体的な時間が減ってくると、この考える部分が一番始めに省略され始めます。

    忙しくなると、家のダイレクトメールが捨てきれずにあふれ帰る理由がここにあります。忙しいと、たった簡単な判断でさえ、見送りにしてしまいます。 それほど、判断することには非常にエネルギーがいるということですね。

    ワークフローの後半は、完全に今必要なものを、一番判断アクションが少なくなるように最適化されています。この順番は、リストに移動する項目がSomedayリスト・Projectリスト・NextActionリスト/Calendarリスト/WaitForリストの順に項目数が多いことからもうかがえます。

    私自身も、うまくいってない時は、この処理ステップをおろそかにしている傾向があります。何かスッキリしないな、という場合には、ワークフローを確認しながら丁寧に処理ステップをし直すのもいいかもしれません。

    (2)そもそもの量が対応するのに気力が追いついてない場合

    (2)についてですが、最近思うようになった原因の一つです。GTDTIMES-TLS-JPの翻訳記事の一つでもある「GTDが解決してくれない5つのこと」というのあります。そこでも書かれていた「作業過多」という項目です。

    この作業過多ですが、GTDのシステム自体にいえることでしょう。それが、収集ステップで収集したものがうまく処理できない、という現象に現れでているのではないのかな、と。

    気力が追いつかないまでに行き着く理由には、さまざまなきっかけが考えられます。そもそも毎日の生活が忙しすぎたり、GTDが軌道にのってきて調子ぶっこいて収集項目を増やしてみたり、等。いずれにせよ、それらのきっかけが導き出される現象は、現在の気力では収集項目すべてを処理しきれない、ということではないのでしょうか。

    処理ステップは、GTDの5つのステップの中でも一番気力が使われる部分です。GTDのコンサルタントでレクチャーを受けながらの人でも、あまりに決めることが多すぎて嫌気をさす人もいるようです。GTDのコンサルタントを受ける人は、アメリカの会社でもそれ相応の能力があるはずです。そうであるにも関わらずです。

    いずれにせよ言えることは、処理ステップで処理するのは、かなり微々たる変化によって、実行しにくい状況に陥るといったことです。誰しもが、意志決定することは気力が必要であり、簡単にできなくなるものです。

    では、GTDではそれをどうやって回避しようとするのか?
    そこで、最初に疑問を呈したワークフローの登場です。ワークフローで型を作ることによって、意志決定の手順すらも順番に行うようにしむけるのです。このワークフローに慣れることで、意志決定するのに大きく考えるべき順番、というものを意識から外すことができるのです。最終的にはですが。。

    宅配チラシ考

    宅配チラシはやってくる。

    毎度毎度やってきて、ちょっとばかり気を抜いているとすぐに一杯になってしまう。とはいってもなかなかうまく捨てたりまとめたりすることが難しくて、だからといって捨てるには惜しく、私は体よく彼らにあしらわれていた。そんなこんなで、かなり奴らを敵視していた。

    その気持ち悪さは、GTDのInboxを用意することでサックリ解決した。
    というのも、問題だったのは、前回のチラシと今回のチラシとが混ざってしまって、結局最新版がわかんなくなってウギー!となることが大半だったからだ。それが、Inbox的な要素を設けることで、チラシを受けるタイミングと、チラシを整理整頓するタイミングを分割することができた。ああスッキリ!

    ちなみに今使っているのはこんなファイル。

    コクヨ フ-5703DB ホルダーブック(ポケット:6)A4 ダークブルー 

     

    複数ポケットがあるので、Inbox+簡単な分類で使っている。分類はピザ屋1・ピザ屋2・その他(中華/寿司/釜飯/最近パエリアもやってきた)程度。でもやっぱりわかんなくなるので、ファイルの一番上に入っている店の名前をポストイットかなんかで貼っておくと尚便利。

    そうやって見ていくうちに、私的に良いチラシと、そうでないチラシが浮かび上がってきた。その評価基準を誰も聞いていないがまとめておこう。

     

    基準その1 チラシ有効期限の場所

    チラシを受け取って管理する側から見れば、チラシのフォーマットだろうが中身がついておろうが、一番必要なのがこれである。

    • チラシ有効期限の場所

    前回のチラシと今回のチラシを一応日付を比較する。整理するまでに時間が莫大に過ぎてしまうと、その時もやっぱり確認はする。この時、結構やっかいなのが、チラシによって有効期限の場所が異なることだ。それだけならまだしも、その店のチラシで、チラシごとに場所が変わることもある。

    結構見つけるのがなかなか難しくて、ぶつぶつ文句を言いながらチラシの有効期限を探すわけだ。こうやって、この店は良いお店、という感情はつぶされていく。マジで。

    だから、チラシの有効期限の場所は、どこか統一してほしい。

    基準その2 チラシのサイズ

    サイクルが決まって気づいたことだが、チラシのサイズというのはまちまちだ。通常のA4などのサイズもあれば、3つ折のパターンもある。お店によっては、定期的にチラシのサイズを変えてくることもある。

    いろいろ目立ちたいのはわかる。しかし、これでは悪目立ちだ。

    サイズを変えることで、新鮮さをアピールしているかもしれない。だが、宅配チラシを配るタイミングと、もらった方がチラシを使うタイミングは違う。目が慣れてくると、このチラシはこの店のチラシ、というようにパターン化もされるのに、サイズが異なるとそれが明らかに難しくなる。

    記憶を想起させる、という点においても非常にデメリットだし、デザイン面でも毎回サイズが異なって作らないとダメなんで作業的にも負担がかかるし、受け取った方は受け取った方でどこに何が書いてあるのかまた探さないとダメなんでやっぱり面倒くさい。

    サイズは統一した方が、全体的にメリットがあるんじゃないかなと思う。個人的にはね。

    基準その3 配布サイクル

    ここまでは、チラシそのものについて。店の力量が分かるとすると、この配布サイクルなんじゃないかなと個人的には思っている。でも、配布の仕方とかそこまで制御できないからなんともいえないかもしれないけどね。

    • 同じ有効期限の宅配チラシがある店は、もったいなくね?

    だからってどうなのよ、といわれるとそれまでなのかもしれない。個人的には有効期限の2週間くらい前に来てほしい。そうすると、家に1枚だけ宅配チラシがあるという状態が保たれ、なおかつ最新のチラシが入っており、美しい。店によってチラシが重複する店とそうでない店に別れることは確かだ。

    店にメリットがあるかどうかは別にしろ、チラシサイクルのよいお店は、それだけでなんかカッコいいと思う。

     

    個人的ベスト・オブ・ザ・チラシ

    そんな、かなり個人的な基準に満ち満ちた中で、私にもベスト・オブ・ザ・チラシというものがある。

    ピザハットはすばらしい! 基準3の配布サイクルについてはたまに重複することがあるのでなんともいえないが、他の基準1と基準2を私の要望にこたえてくれる。

    今のサイクルになって1年ほどになるが、ピザハットは、チラシのサイズもチラシの構成もあまり変わらない。ブラボー! そして何より、チラシの表面に有効期限が書いてあり、なおかつその場所は左上ロゴの近く! ブラボーブラボー!!

    ピザハットのチラシはユーザライクだ。ここん家のチラシを捨てる時はすがすがしい気持ちになれる。本当にうれしい。こんなチラシがもっと増えるともっといいもんだ。

    とはいっても最終的に決めるのは味なワケだが

    チラシの作り具合と味とに関係があるわけではないけれども、それでも私の家ではピザで宅配と言ったらピザハットを選ぶ。それは味的な理由で。

    けれども、店の気合といったものも、こんな宅配チラシにも表れ出てくるんじゃないかなぁと思う。

    たかが宅配チラシ、されど宅配チラシ。

    これからも宅配を使うので、見やすく管理しやすいチラシ作りをお願いしたい。

     

    自分コメント

    • 36min+もろもろ
    • どこの分類に入れろというのだ。

    これからGTDをしたい人のために

    先日、会社でGTDの紹介をしました。その後で、参加された方から質問がありました。実際に使っている方目線のオススメサイトや、オススメ管理ツール、そして一番気になる起動に乗るまでの苦労した点について、知りたいとのことでした。それについて回答した内容+αを共有しておきます。

    ちなみに、今回質問された方は、GTDは初めてで、これから実行してみたい方でした。なので、下記内容はそういう人にちょうど合うのではないかなと思います。

    お勧めサイト(情報参考用)

    詳細を知ってみたい場合は、以下のサイトが分かりやすいと思います。

    ・はじめてのGTD – ITmedia Biz.ID
    http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0606/27/news003.html

    ・GTD | Lifehacking.jp
    http://lifehacking.jp/category/gtd/

    お勧めサイト(実行参考系)

    今回は実行するのに参考になる系のオススメサイトを紹介します。

    ・写真でわかるGTD(初回編) (1/4) – ITmedia Biz.ID
    http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0606/28/news097.html

    Biz.IDというサイトで実際に当時の新人がチャレンジした内容です。
    私も最初GTDを行う時には、上記を見ながらやってみました。

    ・実践!GTD~一歩先の仕事管理:第3回 収集ステップで,記憶を委ねよう|gihyo.jp … 技術評論社
    http://gihyo.jp/lifestyle/serial/01/prac_gtd/0003?page=1

    手前ミソですが、これは自分が書いた記事です。
    第3回目なのは、作業自体の説明はここから始まってます。
    第1回と第2回はGTDが必要なわけとかそういうものが書かれているので端折りました。

    実行作業で陥りそうな問題や疑問についてもまとめてあります。
    一応、順にやっていけば作業できる感じで書いています。

    GTDでお仕事カイゼン!:第1回 頭の中をからっぽにする|gihyo.jp … 技術評論社
    http://gihyo.jp/lifestyle/serial/01/gtd/0001

    とっつきのいいGTD+Rとその紹介です。ただGTD+Rの概念は若干GTDのそれと捉え方に違いがあるので注意してください。

    お勧め管理ツール

    一番最初は紙とペンが最適だと思います。

    私も紙から始まって、今のツールになりました。紙とペンをお勧めするのは、作業をするまでに導入が手軽なのと、ツールを使いこなす努力が必要ないからです。

    ツールって実際自分がしたいことができるようになるまで時間がかかります。それがあるので、自分なりにGTDを理解してから、他のツールに移動するのでいいと思います。

    軌道に乗るまでの苦労した点

    私も苦労した中で代表的な3点をあげます。

    (1)処理ステップに進めない

     私は収集ステップを細切れに実行していたので、もうちょっと収集してからといって処理ステップを先延ばしにしていました。

     これについては、収集範囲を仕事で30分収集する、と区切って行うのがいいかと思います。

     ちなみに私が次のステップに進められた理由は、仕事が進められなくなったからです。

    (2)処理ステップがわからない

     処理ステップは、今する作業を絞るためのステップです。
     根本的には、収集した項目それぞれについて、以下を考えましょうと言っています。

     1.それが何のためにするかを改めて考え直し
     2.今手をつけるべきかどうかを考え
     3.次に行う作業を考える

     とりあえず、わからないなりにワークフローにしたがって行うのがよいでしょう。わかんなかったら、Somedayリストで。

    (3)週次レビューをしない

     レビューステップは、リストを最新化することも含めた作業です。新しい情報でないと、使い物にならないよね、てことですが、だいたいここでコケます(笑)

     なんで最初は、以下の3ステップで、レビューをやりました感を作っていけばいいと思います。私は金曜日に実行するように決めて行っています。

    1. 5分だけ収集する
    2. 上記を処理する
    3. 既存分と今回収集した分で、新しいリストを作りなおす

    最適に至る途中の情報管理

    GTDは最適に至った後の情報管理について焦点を置いている。最終的にGTDが目指しているものは、「ストレスフリー」だ。

    新しいものに対してどう対抗すべくか? GTDでは、他の既存のものについて省力化することで、力を貯め、新しいことに注力しようとする。

    道がわからんようなプロジェクトにはどうしたらいいのか? 布石を置いてあたかも進んだかのように示しておくと、なんだか進んだ風に見える。私がツリーやアウトライン系のソフトを使っているのは、この要素が高いからだ。

    で、やってて思うんだけれども、この時期については作業と方針が入り乱れる。私は作業をやっているうちに、方針やルールを決めていって、最終的にそのルールが確定して、まぁこれ以上最適なやり方は探すのは大変だろう、といった時点でそのルールややり方等はステーブルになる。

    やり方を洗い出すはまぁ簡単。作業だからすぐにわかる。問題はルールを洗い出すのが骨を折る。自分なりのルールがあって、最適化しているはずなのに、それがなかなかに引っこ抜けない。

    マニュアルは、作業ベースになるので、このルールがすっぱ抜ける。メンテナンスや、マニュアルを更新している際に本質がずれていくのは、このルールが共有されていないのかもしれない。

    この時点では自動操縦で言語経由なくもろもろするのが私は一番楽チンだ。自動探索にするのか、計画探索にするのかは、人によっても内容によっても異なる気がする。

     

    自分コメント

    • 書き留め。
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