Monthly Archives: 4月 2009

荒れ狂う現実の中で、精神の安寧は見つかるのか?

自分で自分の首を絞めてはいないだろうか?

GTD は「ストレスフリー」仕事術と呼ばれますが、それは何も「ストレスなしに仕事を無限に片付けられる」という意味ではありません。

「いま」「ここで」何をやるべきかを判断するためのすっきりとした頭を維持できていて、荒れ狂う現実は Inbox と ToDo リストに納められており、いったんそれを開きさえすればストレスなくタスクに向き合える、ということなのだといえるでしょう。

本当に忙しいときでも GTD の効果を引き出す7つのポイント | Lifehacking.jp

 

仕事は忙しいこともあります。そんな状況が本当はあってほしくはないのですが、実際はそうも行きません。荒れ狂う現実の中で、どうすれば精神の安寧は見つかるのでしょうか?

まるでそれは、台風の渦中の中で、台風の目を見つけるようなものです。台風の目にしても、知識上では無風だと知っているものの、それを体感した人は数少なく、本当にあるのかと疑わしい気持ちにもなります。しかし、そんな中でもセイフティゾーンはあります。私はそれをGTDで見つけることができました。

ドラクエの冒険の書のように、放っておいた冒険を、放ったらかしにした状態から再開できる方法を知ることができれば、一つの冒険に邁進することができるのです。

しかし、そんなにいつも台風の渦中ばかりでは身がもちません。どうすれば一番速く、台風の目を見つけることができるのでしょうか? その見つけ方が習慣になっていれば、私たちはどういう風に変わるのでしょうか?

 

どうもこうも、新しい生活に順応させるのに、意識的にどうこうやるってことがうまくできないせいでもあるわけです。
そこで、ふっと思ったのは、普段の生活を何気なく送るということそのものこそが、実は最上のライフハックなのではないかと。
習慣というものの魔力は、よくライフハックのテーマに挙げられます。
習慣は、意識的に物事を進めるわけでなく、無意識的に物事を進めます。
そういうことが何故できるのかといえば、それは自分の生活のうえで、無駄があまりなく、違和感を感じないからだと思います。

精神的にきつい状態をハックすることは可能なのか? :: 1R@個人システム.Wiz

 

台風の目を見つける作業が習慣になっていれば、渦中にいててももしかすると普段の生活と変わりないのかもしれません。

ところで、遠藤誠という弁護士を知っているでしょうか? 彼は人権派弁護士として知られており、帝銀事件の主任弁護人等を担当していました。オウム真理教事件で麻原彰晃からの弁護の依頼を拒絶したことでも、有名です。彼は2002年に鬼籍に入りました。私が彼を知ったのは、ほぼ日新聞で連載されている「おいら。」からでした。

 

その新聞記事に 遠藤弁護士の
今年の年賀状の文章が載っていたのである。
その文章が、頭を離れずにいる。

「いろいろと変な事件がいっぱい起きました。

そこに共通して言えることは、
自分の欲望が通らないと、
それをすべて、ひとのせい、世の中のせいにして、
犯罪を犯すバカどもの行動であります。

私は、何か起きたとき、ひとが何をしたか、
何をしなかったのかを、一切考えません。
自分が何をしたか、
何をしなかったかだけを考えることにしています。

そうすると、雲のように悠々と、
水のようにサラサラと、生きられます。」

ほぼ日刊イトイ新聞 – おいら。

 

弁護士という職業はいつも激動の真っ只中です。火事から火事へと渡り歩くようなもののようです。その中でも彼の心の中は、澄み切った湖の水面のように平静だったのでしょう。

「クリアな視界」と「クリアな方向性」

 

クリアな方向性を持つこと。それは、どんよりした天気が続いた後の快晴のようなものです。窓をきれいにし、クリアな視界を持てば、今進んでいる道筋と、より高い目標とを、繋ぐことができます。

春の大掃除: 家庭でのGTD – GTDTIMES-TLS-JP

今回のGTDTimesの記事は、かなり直感的な記事です。なので、翻訳するのも意図を読み取るのに大変でした。どちらかというと、イメージを膨らませながら読むと、雰囲気的に読み取れるかもしれません。

「クリアな視界」と「クリアな方向性」

この記事で繰り返し使われていたセンテンスがあります。ひとつは「クリアな視界」、もうひとつは「クリアな方向性」です。原文では各々「clear view」「clear vision」となっています。この記事では、この二つの言葉が具体的な内容から、抽象的な内容への架け橋の役割をしています。

とにかくこの記事で言いたいのは、「クリアな視界」があって「クリアな方向性」ができるもの、ということです。

「天空の城 ラピュタ」のシータの持っているペンダントは、ラピュタへの方向を示します。しかし、示すといっても、視界が雲で覆われていては、どこへ向かえばいいのかわかりませんよね。雲ひとつない青い空の「クリアな視界」でようやく、ペンダントとより遠くのラピュタとを繋ぐことができ、どの方角へ向かえばいいか、「クリアな方向性」をつかみとることができるのだと、そんな感じのことをこの記事では言いたいんだと思います。たぶん。

「クリアな視界」を掴むには?

じゃあ「クリアな視界」を掴むにはどうしたらいいの、という疑問があります。そしてこの記事では、春の大掃除が「クリアな視界」を作るのだと教えてくれます。これは物理的な世界でのお話です。では、精神的な世界では何が春の大掃除になるのでしょう?

答えは言わずもがなですよね。

第12回GTD勉強会ログ 補足

最近の勉強会では、GTDで困っていることを聞かせてもらっています。勉強会中にコメントするようにしてるんですが、今回は時間がなかったので、ブログでコメントします。

第11回では瀕死で顔色が悪く、やらなきゃいけないタスクを思い出してはまともに睡眠できなかった人が、血色よくなり最近ではぐっすり寝られるようになったと第12回で連絡してくれました。私も藁をもつかむ気持ちでGTDをはじめたので、こういう役に立った話を聞くと、とても嬉しいです。

困ったこと一覧

  • (1)終わらないToDoはどうすべき?
  • (2)アイデアのまとめ方はどうするの?
  • (3)GTDに飽きました
  • (4)週次レビューができてない
  • (5)Inboxが大変なことになっている!
  • (6)Somedayが増える
  • (7)GTDのやり方が雑になってきた

今回聞いた困ったこと一覧は上記のとおり。下記にコメントというか思ったことを出してますが、参考までにどうぞです。

(1)終わらないToDoはどうすべき?

ToDoが終わらない状況というのは、いくつかあります。今回の質問でどのようなToDoに困っているのかがわかりませんが、考えられる理由は以下のようなものがあると思います。

  • ゴールまでのアクションが明確でない
  • ゴールが明確でない
  • そもそもする必要がない

どうして進まないのかというと、何か作業を行う必要があるのにそれがされてないわけです。じゃあ、なぜその作業が洗い出せないのかというと、向かうべきゴールが明確でないからです。じゃあなぜゴールが明確でないのかというと、そもそもする必要があるのかどうかがクリアになってない、という場合が結構あるんですね。

これは、処理ステップのワークフローの一番最初のステップである「これは何?」という質問がうまく機能していないことから起こります。正直、この項目があることすら忘れてしまうわけですが、このように進まなくなった場合は、処理ステップに戻ってToDoの項目自体を見直すのもいいかもしれません。そして、必要かそうでないか見極め、必要ならば次のアクションを決めるとよいかと思います。

(2)アイデアのまとめ方はどうするの?

この質問だと二つの可能性があります。

  • アイデアをどのようにまとめて管理するのが妥当か?
  • 収集したアイデアを一つにまとめて何かを生成するにはどうしたらいいのか?

前者については、一つもしくは二つのシステムに保存していくのがよいでしょう。電子的ツールならば、Evernote等があります。アイデア系のデータの保持部分についてはPoICの考え方が役に立つと思います。ただ、PoICの場合は、カードに特化しています。もう少し媒体を汎用的に使用するならば、「超」整理法の封筒管理方法が役立つのではないかと思います。これは管理の点で大いに役立ちます。

後者については、Referenceデータを引っ張りだしつつ、ナチュラルプランニングをするとよいんではないかと思います。こういったアイデアはReferenceリスト項目とSomedayリスト項目にたまっています。そこから関係するデータを収集し、こねくり回していくのがGTDでの情報の回し方じゃないかと思います。て、さらっと言ってますが私もなかなかうまくできてないです。

(3)GTDに飽きました

GTDである程度仕事を回せるようになると、このような状態になります。ある意味、余裕が出てきた証拠ですから、正しい成長の仕方をされているんでわと思います。

次にするべきは、GTDでよく言っている5万フィートの感覚をつかむことです。『ストレスフリーの整理術』のP219に「6つのレベルで仕事をレビューするモデル」というものがあります。この部分ではそれぞれのレベルにあった質問が書かれています。まずは、この質問に答えてみるとよいと思います。ちなみに第13回のGTD勉強会のテーマはこれです。

(4)週次レビューができてない

週次レビューができてない、という話をよく聞きます。レビューのポイントはいくつかあると思います。GTDを始めて初期段階の際には、以下ができることを目指すのがよいと思います。

  • リストを最新に保つこと
  • 頭を空っぽにすること

以上が、『ストレスフリーの整理術』で言われていたことです。最初はこれでいいと思います。慣れてきたら、私はこれに加えて、以下の項目も目指すとよいと思います。

  • 各プロジェクトの進捗をまとめること

週報等でのプロジェクト等の進捗報告をしたことはありますでしょうか? 私の会社ではしたりしなかったり、と状況によって変わります。そういう状況ですが、この定期的な報告作業は、必ず行うとよいと思います。この作業の何をするべきかというと、進捗を「まとめること」です。

まとめる作業は、ある一定時間のプロセスを極小化します。10個あった情報のうち、1個の情報を選ぶもしくは1個の異なる情報を創出する作業です。こうすることによって作業内容を簡略化する訓練にもなります。これを続けると、考えるチャンクの幅が広がり、先に述べた5万メートルのレベルでのレビューに近づくことができるんではないかと思います。アインシュタインも特許内容をまとめるのが役に立ったって言ってましたしね。

とはいっても、そういう効果はすぐにはわかりませんよね。長期的なプロジェクトになると、今週は手をつけてなかったなー、とかいうのがまとめる時にわかるので、結構便利な指標になります。

そんなこんなで、定期的にまとめる作業は、誰かに見られることがなくても、よい習慣だと思います。

(5)Inboxが大変なことになっている!

この問題を出された方は、出張に出て帰った後の状況が、上記のようになると言っていました。

対応策は、がんばって処理するか、いっそ全部捨て去るか、ぐらいしか出てこないっすね。RSSの未読数じゃないので、後者の対応策は難しそうです。がんばって処理してください! ふぁいとー!

(6)Somedayが増える

増やしてください心の限り。Somedayリストは、実行すべき時間を敢えて決めていません。なので、最悪ほったらかしにして、30年後に実行する、というのも可能なシステムになっています。でもあんまり増えすぎて気持ち悪くなったら、Somedayリストをレビューして、新規作成するのもよいかと思います。私も数回Somedayリストを新しくしています。

(7)GTDのやり方が雑になってきた

余裕が出てくるとそうなってしまいます。私もかなり雑です。経験]]
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2009/04/25 第13回GTD勉強会を開催します

4月は6つのレベルで仕事をレビューしてみよう!が、テーマです。

■勉強会詳細

日時:2009/4/25(土)
場所:東京・銀座
時間:15:00-18:00(3時間)
定員: 14名
参加費用:場所代+ドリンク代です。人が集まると安くなります。
mixiURL:http://mixi.jp/view_event.pl?id=41735878&comm_id=3013597

4月です。最近GTDに飽き飽きだよ、という声もあったのと、以前から一回はしてみたかった内容を行いたいと思います。それは、6つのレベルで仕事をレビューするモデルについて、です。といっても、このモデルの場合は学ぶというより実施するに越したことはないんですね。というわけで、今回の勉強会は、このモデルで実際に自分の仕事を見直すワークショップ形式になるかと思います。

このモデルについては青本の「はじめてのGTD」の219頁に書いてあります。もっと高い視点から自分の仕事というものを見ていこうというレベルです。しかし、実際見直す作業というと、そんなに自分でしようと思ってもなかなか実行できません。なので、それを勉強会で行おう、ということです。

■勉強会の進め方

勉強会の進め方としては、一通り自己紹介→簡単なモデルの説明→ワークショップ→感想を言い合う、というような流れを想定してます。

上記に書いてても、実際の進め方は割とアバウトなので、気軽にお越しください。

■勉強会前の宿題

特にないです。

■勉強会にもってくるとよいもの

仕事というかプロジェクトを見直すので、自分のプロジェクトを見直せる何かがあると、よいかもしれないです。

 

尚、勉強会後に懇親会という飲み会を行っています。都合が合わなくてこっちだけでも参加してみたい、という方でもOKです。

ではでは、よろしくお願いします。

第12回GTD勉強会ログ

第12回GTD勉強会のテーマは、みんなのツールを見てみよう! でした。

参加者のしぶかわさんが、みんなに自分のツールを見せるべく、プロジェクトモニタ持参で来ていただきました。重い中どうもありがとうございました! その回あってか、今回の勉強会は、モニタを通じて紹介するのが多く、珍しくデジタルなツールが目立った回でした。

今回の発表一覧

さて、今回の発表は以下の通りです。

・しぶかわさん – GTD+Dの紹介
kokaさん – RTMとGoogle Calendar
・nomico – 相変わらずFitzNOTE、時々Sticky
しばさん – Outlook2007が使えるよ!
・うえぶんさん – アナログからRTMへ
・マロ。さん – 自作excelツールの紹介

どのツールも各々状況に合わせて趣向の凝ったツールでした。デジタルはRemember The Milkがやはり強く、上記の発表の中でも二人の方が使われていました。iPhoneからも気軽に表示できる点が評価されているようでした。この中で、一番歓声があがったのがマロ。さんの自作excelツールでした。

厳しい環境が生み出した、ExcelでのGTDツール

マロ。さんの職種は研究職です。最近のご時勢では情報に敏感ですが、研究のような職種では輪をかけて過敏です。マロ。さんの職場もその例に漏れず、ネット不可、フリーソフト不可、USBも以ての外、といったような隔絶された世界です。最先端なのですから、当然の措置でしょう。

ネットとフリーソフトが駄目だと、巷で紹介されているほとんどのサービスが、職場では使えません。そこで、マロ。さんが手にしたのが、ほぼWindows環境でないに等しい、Excelなのでした。

Excelは、通常表計算ソフトですが、結構いろいろできます。Excelは、Excel独自のプログラミング言語であるExcelVBA(以降、VBA)を使えば、自分でしたい作業を自動化することが可能です。私もログを集計するのにVBAを使ったことがあります。

マロ。さんのツールはそのVBAを使って、自動化処理を施したGTDツールを作ったのでした。

Excelで自動化されたGTDツールを使っての運用方法

このツールでは、家でExcelに項目を更新し、印刷した紙を会社に持っていって運用します。GTDツールは、この印刷するシートをいかに簡単に作成できるかに、心血が注がれています。

特徴その1 図解を踏まえた処理ステップ

処理ステップでは、

処理ステップでは、ワークフローにしたがって各『物』のリスト先を決めます。このワークフローは、正規のワークフローと若干異なります。異なる点は以下のとおりです。

  • ネクストアクションのみでも、プロジェクトとして取り扱う
  • プロジェクトの詳細については、このワークフローでは取り扱わない。したがって、プロジェクト以降のワークフローは削除し、2分かそうでないかの区別のみ取り残す

このワークフローでは、2分作業をこなす以外の、プロジェクトをブレイクダウンする等の細かい作業自体は、この処理ステップでは行わない、という趣旨になっています。

「処理」シートの「処理ステップスタート」ボタンをクリックすると、以下のようなダイアログが表示されます。このダイアログでは、処理ステップの対象項目を選びます。Inboxである「気になることすべてリスト」からはもちろんのこと、もともとあるプロジェクトリストやいつかやること/多分やることリスト等も、再度処理ステップにできることが特徴です。

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選択が終わると、項目が順々に表示されます。「どのリスト?」で行き先を決めていきます。ここではプルダウンになっていますが、背後のワークフローに表示されている赤い文字を入力することでも、リストを決定できることができます。たとえば、プロジェクトであれば、「p」と入力することで、プロジェクトを選択することも可能です。

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特徴その2 プロジェクトとネクストアクションのデータはボタン一つでGWeeklySheetに

このツールではプロジェクトはプロジェクトシートとして展開され、ブレイクダウンをして実行するアクションを洗い出します。その中から次に実行できる、ネクストアクションをリスト化します。

プロジェクトリストとネクストアクションリストを、どのように簡単に持ち運ぶか? それを、このツールではGWeeklySheetに組み込むことで実現しています。

GWeeklySheetは、私がgihyo.jpで連載していた時に、ひとまずはGTDを実行することを主眼として作成したシートです。使用期間は1シートで1週間をこなすことを想定しています。

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右上にある画像をクリックすることで、自動的にシートに「NextAction」「WaitFor」「Project」に項目が埋め込まれます。

そういえば、このGWeeklySheetを出張するのに使っているという方も勉強会でお話されている人がいました。人によってはさまざまな使い方があるんだと、すごく新鮮でした。

特徴その3 危険なプロジェクトがすぐわかる、「進捗」シート

マロ。さんのツールの中で、一番秀逸だと思っているのが、この「進捗」シートです。以前、GTD勉強会の中で私が説明したイメージをそのまま実現したのがこのシートです。

インベーダーゲームは皆さんご存知のことでしょう。インベーダーゲームでは、時間が経つうちに上から敵が近づいてきます。プレイヤーは、敵が自分自身に当たらないように倒していかなければなりません。

プロジェクトが同時並行に動いているとは、いうなれば、このような状態なのです。ちょうど、プロジェクトを縦の列に見立てると、敵の数をアクションと見立てることができます。インベーダーゲームと異なるのは、敵の進む速さが列によって異なったり、途中で止まったりすることがあるということです。インベーダゲームを仮にGTDで説明すると、以下のような感じになります。若干無理があるかもしれませんが、そこはご愛嬌で(笑)

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これを、GTDで表したのが、「進捗」シートです。

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この図は今現在のプロジェクトの図を表しています。赤い○は作業が必要な内容、△は待ち状態のもの、■は決まった日に作業が発生するものです。各プロジェクトの配置は、完了予定日や締切日で設定されています。左に近づけば近づく程、現時間から近いものです。[]で囲った数値は残アクション数です。

プロジェクトは、時間によって変わるこの図の○を、いかに一番左側(つまり現在)に到達する前に、消化するかのゲームです。

時間によって、刻一刻とこの図は変更されており、徐々にプロジェクトは左側へ、にじりにじりと進み寄ってくるのです。危険なプロジェクトが、この図で一目両全です。配置されている場所が左であれば左である程、アクション数が大きい程、危険です。私たちはこのシートを見れば、左側のプロジェクトの項目から優先的に手をつけるべきだ、というのがわかるわけです。

以下にそのシートのリンクを張っておきます。ぜひお試しください!

GTDProjectListwithGWS.xls

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