メモ帳は、Rollbahn、Rhodia、無印良品のおえかき帳などを使っていましたが、Lifehacking.jpさんのところの記事が気になって、とうとうMolskineを買いました。
私が買ったのはポケットサイズの方眼ノート。ちなみにメインに使っている筆記具はJETSTREAMのラバーボディタイプです。
JETSTREAMの良いところは、インクが黒いところです。この黒さになれると、ほかのペンでは物足りなくなってしまいます。そして、書く時引っかかりにくい。いっぱい文字を書いても疲れません。
話を戻してMolskineですが、買うのをためらっていた私が馬鹿だった！ と思うぐらいにフィットします。
Molskineを使いはじめてから、今までのメモ帳では絶対にしなかったことをするようになったんです。
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なんで今までしなかったんだろうと思ったんだけれども、ソフトウェアのサイトの横断検索してくれるサーチエンジンをGoogle custom search で作りました。便利なので紹介します。
http://www.google.com/coop/cse?cx=017766470260025755748%3A1lschwzopv0
今のところ登録しているサイトは5つ。
上記サイト内であればひっかかるように設定しています。よく使う検索オプションがまとめておけるのはよいですね。これも一種のショートカットだと思います。
私はOperaなので、上記の検索フォームを検索バーに登録します。
フォーム内のポップメニューに、一番下に「検索の作成」があるので、それで登録します。以前まではiniファイルを直接いじったり、検索バーの登録専用のツールを使ったりと不便でしたが最近はとっても便利になりました。
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締め切りまでにきちんと完了するためには、ネクストアクションにも日付の情報を持たせる必要があると思うのですが、締め切りまでどうやってスケジューリングするのか、ということも、知恵をお聞きしたいです。
works4Life season IV » Blog Archive » 計画の決めること、GTDの約束すること
コメントで、gtd-userさんから上記のようなリクエストがあったので、早速書いてみます。でも先にいっちゃうとスケジューリングの話はしづらい。人の状況によって、やり方に誤差が生じやすいというのもあるんだけど、そもそもの話としてちょっとしづらいんですのよ。。
わざわざここまで決めちゃう必要もあるのかな、と思ったんですけど、状況によって異なるので、結構ピンポイントな想定をしておきます。
私 – プロジェクトのメンバとして働いている。そんなに忙しくはないけど、上司のリクエストはいつもいきなりで困ると密かに思っている。任される仕事は、流れのある仕事の一部みたいなものが多い。
上司 – プロジェクトのチームリーダー。とにかく忙しい。会社にはいるんだけれども、すぐにどっかいったりしたりして上司自体を確保するのが難しい。ミーティングの際は、上司が一番ネック。
忙しい上司から、朝やって来た際に言われた話がこうでした。
「今度の12/6に、お客さんのところにいって説明しなきゃいけないことがあって、それ用の資料を作ってほしいんだけど時間ある？」
こうして仕事は湧くのです。
せっかくなので、d-cubedを使って管理する方法とあわせて書きます。
「Create new Project」からプロジェクトを登録する。
１で作成したプロジェクト内の「action」ボタンを押下し、アクションを作成する。
タイトルに、行うアクションを具体的に書いて「done」ボタンを押下し、登録する。
そうすると、プロジェクトにアクションが追加される。
1個以上のアクションを登録するには、プロジェクトをeditした方が早い。で、下がedit画面なんだけど、フォーカスされた部分をコピーして、タイトル部分だけ変更すればアクションがざくざく登録できる。アクションの順番を変える時もここのedit部分で十分よい。
で、わかる範囲でいいからアクションを書く。
今回の場合は、一応ゴールまでのアクションがだいたい見通しがついたので、完了までのアクションを大体（といってもおおまかな内容なんだけど）出せた状態になっている。私は書く部分で「ざっと書く」と「細かく書く」の二つしかないけど、人によったり内容によったりしてもっとアクションが多くなることもある。
登録したアクションにはコンテクストをできればつけておく。
もちろん、相当するコンテクストがなければつける。上記のあくしょんだと「＠上司」というコンテクストをつけるとよい。
ポイントは二つ。
d-cubedに登録したプロジェクトの下に「New Reminder」ボタンがあるのでそれを押下する。
ボタンの下部に登録フォームが出てくるので、12/6の締め切り項目を登録する。
登録すると、アクションの下部に表示される。
間違ったらeditで修正するよろし。
忙しい上司だから、上司を見かけたら突撃しておく。説明資料なので、聞いておくとしたらこんな感じ。
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GTD の力の大半はタスクの中身にとらわれずにどこまでワークフローを忠実に実践できるかによって生み出されているのだなとあらためて納得しました。そしてタスクを明確にすることは、とりもなおさずアクションを明確にすることでもあるわけです。
だれもが一度はやる？ GTD の７つの失敗例 | Lifehacking.jp
Lifehacking.jpさんの上記のエントリについて、私は大方同意でした。が、一点だけ、んん？ と思った部分がありました。丁度太字で強調されていた言葉です。その意図したい内容を正確に読み取ることができなかったのです。
私は、こういった成果のはっきりしない項目については、仕事上ではあまりあたったことがないし、私事ではそこまで余裕もないのでこういう種類のプロジェクトに遭遇したことも少ないです。だからピンと来なかったのかもしれません。
タスクの中身が、プロジェクトの中身を考えたり、アイデアについて試行錯誤をめぐらしたりする内容についても、アクションとして捉え、それについてはワークフローに通して、ネクストアクションリストに落とし込む、という理解でいいのかな？ とりあえず私はそんな風に理解しました。
そんな理解を踏まえて、Lifehacking.jpさんの言いたいことを改めて考えなおしました。そして、太字の部分には、二つの意味が含まれてるんじゃないのかなぁと思い直しました。
これは、どんな気がかりなことや、やろうとしているけれども曖昧なこと、やることが明確なことであっても、収集の対象とすることです。
最初の頃は、頭に浮かんだことならなんでも収集しなさいといいつつ、結構フィルタリングされたものしか収集できません。くつの紐をなくしただとか、いつものCDが見つからないだとか、結構見落としがちです。ああしよう、こうしようと現在進行形のことについても、うっかり頭の中でめぐらすばかりで、収集にまで出さないことがあります。
こういったことでもフィルタリングせずに、どんなものであっても、ちゃんと収集しましょう、というのが一つ目の重要なポイントではないかと思います。
一つ目の点で、気がかりなことでも曖昧なことでも明確なことでも収集できたとしましょう。次に、それらはワークフローにしたがって、明確にする必要があるということなのだと思います。
Lifehacking.jpさんの所の例で言うと、ああしようかな、こうしようかな、と思った項目については、プロジェクトに明確にならない間に、アクションだったり、プロジェクトだったりに、『とりあえず』リストアップされていながら、実は何をするかがはっきりしていない状態がある、ということだと思っています。
でも、そんな状態はもちろんダメで、悩むなら悩むなりに、どのようにどのぐらいの時間まで悩むのかを決めることが必要だと説明されています。これには私も同意です。
私は、曖昧な時には、プロジェクトのブレイクダウンを行う、というアクションを次のアクションにしてしまいます。プロジェクトを明確にすること自体が、そのプロジェクト内のアクションとなるわけです。このアクションの実際は、テンプレート的な質問に答えることによって、プロジェクトをブレイクダウンするようにします。
この二つの点は、似ているようですが似ていないと私は思っています。前者は、何でも収集の対象としていずれかのリストに収めること、後者はプロジェクトであるならば次に何をするのか決めること、これら二つはいずれもしっくりくるまで時間がかかるかもしれませんが尤もなことだと思います。
このうち、後者に関連することとして、プロジェクトとアクションとタスクについて、私の中での関わり方を説明したいと思います。
Lifehacking.jpさんのエントリに、アクション、タスク、プロジェクトという3つの概念が出てきました。私はこのうち、アクションとプロジェクトの概念だけで、仕事を定義しています。タスクという単語自体はほとんど使いません。
タスクという言葉を使わないのには二つの理由があります。一つは、その概念自体が私の中で非常に曖昧だからです。もう一つは、その言葉自体がうんざりしたイメージを持っているからです。
私が、仕事であれ用事であれ、何かをする作業については、全てアクションと見なし、そのアクションが複数あった場合にのみプロジェクトと捉えるようにしています。プログラミングが、突き詰めると実行文と条件文の二つしか種類が存在しないように、作業自体もまた、微分すると、何かを行うというアクションの1種類しかありません。書くというアクション、人にたずねるというアクション、問題がないかどうか見直すというアクション、返事を待つというアクション、これらは全てアクションとして取り扱います。
一方、タスクという言葉は、それらを明確に捉えるには、非常に曖昧です。仕事をタスクで捉えるには、タスクは単位として不正確です。成績を上げる、売上アップ、快適な私生活を送る、これらも全てタスクとも言うことができますが、じゃあそれについて何をすることなの？というととても曖昧です。その言葉からは、どんなことをしたらいいのかはわからないけれども、自分が何か行うことが必要である――タスクにはそれぐらいの情報しかわかりえないのです。これが、私がタスクの概念を使わない「曖昧な」点です。
それに、タスクという言葉は、あまりにも義務感があって、とてもつまらない。私が与えたはずの義務ですが、私はそれを拒否したくなるのです。これが、私がタスクの概念を使わない理由の「うんざりしたイメージ」です。
でも、アクションというと、まるで映画の1シーンのような気持ちになるから不思議です。そう考えると、今の私という映画を撮るためのいくつかのシーン（プロジェクト）があり、そのシーンを進めるためにアクションがある。確かに映画を撮るには俳優はアクションを実行するのです。ただ、俳優は私だけだった、ということに過ぎなくなるのです。
これは、簡単に言えば捉え方の違いということになります。ですが、これだけで随分気持ちが変わったのは確かです。
そんなわけで、私の中で作業をする時にはアクション、そしてプロジェクト、この二つの単位を用いて決めてしまいます。
曖昧なイメージを持つタスクを排除し、私は何がしかの作業についてはアクションとプロジェクトのみで定義するとお話しました。結局のところ、何がしかの作業を行うには、何がしかの行動が伴います。ただ、今までは、それを明確に捉える単位を持ち合わせていなかったんじゃないかな、と思います。
単位を持ち合わせていないから、仕事がはっきりせず、どこからどこまでがやるべきことなのかも結局はわからない。けれども、具体的な行動をすべてアクションとして定義することで、明確にすべき作業を決めていくことが大切なのだ、というのがGTDの言わんとしていることではないかな、と思っています。
そして、GTDは、その決めた作業の最終微分の単位として、アクションと捉えればわかりやすくなる、と私には言っているように思います。
いずれにせよ、区切ることが大切です。でもどこをどう区切ったら粒度が揃うのか、私達は知らなかっただけなのでは、と思うのです。
私が捉えている、アクション＝単位というのもなかなかしっくりくるイメージではないと思います。ので、そのイメージと同じに思い浮かべたものを以下に表示します。
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その週に行った仕事を振り返ることになりますから、当然、詳細な仕事の記録が一元化されて手元にあるのが理想です。
シゴトハック研究所：週次レビューを確実にこなすには？【解決編】 – ITmedia Biz.ID
ITmedia Biz.IDで連載しているシゴトハック研究所は、いつも目を通しています。さて、今回の議題は、週次レビュー＝WeeklyReviewでした。
WeeklyReviewは、私にとっても痛いところです。昔はちゃんとできていたものの、ある程度サイクルにのってしまうと、胡坐をかいて簡略式にしか行っていません。
そんな中、シゴトハック研究所では、解決解の一つとして、見返すためのログをまとめておきましょうと言っており、それについてはFemoでやるとよいですよ、と書いていました。ちなみに、ツールはFemo以外にも、オフラインでならChangeLogやxtmemoなどが、なんでもログを取る、という部分に特化したツールとして有名です。
シゴトハック研究所では、どちらかというと週次レビュー自体についてではなく、週次レビューを行う前の事前準備について話されていました。でも、見返すのは分かったけれども、他にどういうことをしたらいいの？ と疑問に思っている人がいるかもしれません。
そこで、今回は現在使っているd-cubedを例にして、GTDのWeeklyReviewで私が最小限行っている実際のやり方を紹介していきたいと思います。
WeeklyReviewでやろうとしていることは、言葉にまとめると、以下の3つです。
これらは結局のところ、以下の言葉に置き換えられます。
この3つをやりさえすればWeeklyReviewはOKだと思っています。私の仕事のWeeklyReviewでは、これにフライデー8さんの内容を加味して、掃除や精算作業を組み込んで1セットとしています。
で、上記3つに当てはまるような作業は次のようなことをやっています。
これらについて、d-cubedで実際にどんなことをやっているのかをまとめていきましょう。
この作業は、２の「現在の状況を最新化する」を具体化した作業の一つです。実際には、アクションの中でもう済んでしまったものがあればそれを完了に変更します。
d-cubedでNextActionのリストを見るには、Reviewの中のProjectReviewが見やすいです。
ProjectReviewでは、オープンなProjectの全アクションが表示されます。
そして、これらのアクションのうち、既に終わっているものにはチェックをし、現状とあわせます。
このアクションのリストは、あまりにチェックしている時間がなかったりすると、誤差が生じる場合があります。なので、それをWeeklyReviewでまとめて更新をかけるという寸法です。
この作業も、２の「現在の状況を最新化する」を具体化した作業の一つになります。実際には、完了したプロジェクトをプロジェクトリストから外します。
d-cubedでは、プロジェクトのリストを見るには、ProjectReviewが便利です。
Projectが完了した、と思われるのは、これ以上アクションがないプロジェクトです。ProjectReviewの中では、一番したに表示されるはずの「Projects with no open actions」に表示されるプロジェクトがそれに当たります。
もちろん、この部分に表示されるものには、本当はアクションがあるんだけれども、まだ登録してないだけ、ということもあります。そんな場合があることも考慮しながら、完了したプロジェクトをアーカイブ化します。
アーカイブをするには、各プロジェクトのTiddlerを表示します。カーソルのあるTiddlerには、右上のようなボタンが表示されます。このうち、「archive」というボタンがあります。このボタンを押すと、アーカイブ化され、プロジェクトリストから表示されなくなります。けれども検索したりすれば、プロジェクトデータを表示することができます。
この作業は、１の「過去の反省」を具体化したものになります。更に実際には以下のような処理を実施します。
上記のうち、1については「過去の反省」ですが、2と3についてはこれからの作業用として予め記入しておくので、厳密には「過去の反省」には当たりません。3の予めアクションを登録しておくのは、わかる範囲で問題ないです。例えばこれからのアクションが「メールを出す」、というのであれば、その次に「メールの回答を受ける」というアクションがやってくることは多いでしょう。そのメールを受けて自分は何か行動をするのか？ 行動する必要があるならば、それを「メ
ールの回答を受ける」のあとに「～をする」というアクションも追加しておきます。
これは丁度、オセロの手を数手先考えるのに似ています。相手の手によって、自分は次にどういう手を打つのかいくつか考えます。これを各プロジェクトにのアクションについても同じように行うのです。
これは、３の「来週の予定をたてる」を具体化した作業になります。具体的には、NextActionリストにあるActionのうち、3つを選んで実行する順番を決めます。以上です。
d-cubedでは、NextActionはReviewの中の「ActionReview」を確認するのが便利です。
ActionReviewには、各プロジェクトに設定したアクションのうち、次に行うActionのみを集めたものになります。
このアクションの中から、3つだけ選び、実行する順番を決めます。
この時間にこの作業を行う、といったような細かいことは決めません。なぜなら、いつ電話があったり、割り込みの作業が発生したりして、決めても変わってしまうことばかりだからです。だから、最低限行う必要のあるものを3つ決めて、進めるのがベターです。3つ選ぶというのは、「シリアル・ポップな日々」さんところで見かけたMITを取り入れたものです。最近は3つすら選んでない時も多いのですが。。
時間を見積もる、といったようなこともやりません。取り入れない理由はデメリットの方が大きいからです。時間を見積もるために、更に作業レベルに落とし込んだ手順について時間を見積もり、更に実行時に作業時間を計測し、作業後予実を確認します。そしてそれ以降に再利用するためには、同等の作業が発生しなければ再利用できません。つまるところ、手間隙の割りには計測してもその後再利用可能率が極端に低いのです。それで、一時期必死に計測してたんですけど、使い道ねーじゃん、と思って今は計測しない日々です。
今はこんな感じでWeeklyReviewを実施しています。上記の作業だけだと、俺はやったぜ！感はなかなか少ないのですが、GTDのリストが回ることは確かです。
GTDのWeeklyReviewでどこから何を手をつけたらいいのかわからない場合は、上記のような作業をまずは行うようにしてはどうでしょうか？
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