締め切りまでにきちんと完了するためには、ネクストアクションにも日付の情報を持たせる必要があると思うのですが、締め切りまでどうやってスケジューリングするのか、ということも、知恵をお聞きしたいです。
works4Life season IV » Blog Archive » 計画の決めること、GTDの約束すること
コメントで、gtd-userさんから上記のようなリクエストがあったので、早速書いてみます。でも先にいっちゃうとスケジューリングの話はしづらい。人の状況によって、やり方に誤差が生じやすいというのもあるんだけど、そもそもの話としてちょっとしづらいんですのよ。。
状況説明
わざわざここまで決めちゃう必要もあるのかな、と思ったんですけど、状況によって異なるので、結構ピンポイントな想定をしておきます。
関係者
私 – プロジェクトのメンバとして働いている。そんなに忙しくはないけど、上司のリクエストはいつもいきなりで困ると密かに思っている。任される仕事は、流れのある仕事の一部みたいなものが多い。
上司 – プロジェクトのチームリーダー。とにかく忙しい。会社にはいるんだけれども、すぐにどっかいったりしたりして上司自体を確保するのが難しい。ミーティングの際は、上司が一番ネック。
仕事の始まり
忙しい上司から、朝やって来た際に言われた話がこうでした。
「今度の12/6に、お客さんのところにいって説明しなきゃいけないことがあって、それ用の資料を作ってほしいんだけど時間ある？」
こうして仕事は湧くのです。
12月6日までの流れ
せっかくなので、d-cubedを使って管理する方法とあわせて書きます。
１．d-cubedに、プロジェクトを作成する
「Create new Project」からプロジェクトを登録する。
- プロジェクト名 「xxx-20071127-説明資料を作成する」
- 詳細 – 特になし
２．d-cubedに、とりあえずわかるだけのアクションをプロジェクトに列挙する。
１で作成したプロジェクト内の「action」ボタンを押下し、アクションを作成する。
タイトルに、行うアクションを具体的に書いて「done」ボタンを押下し、登録する。
そうすると、プロジェクトにアクションが追加される。
1個以上のアクションを登録するには、プロジェクトをeditした方が早い。で、下がedit画面なんだけど、フォーカスされた部分をコピーして、タイトル部分だけ変更すればアクションがざくざく登録できる。アクションの順番を変える時もここのedit部分で十分よい。
で、わかる範囲でいいからアクションを書く。
今回の場合は、一応ゴールまでのアクションがだいたい見通しがついたので、完了までのアクションを大体（といってもおおまかな内容なんだけど）出せた状態になっている。私は書く部分で「ざっと書く」と「細かく書く」の二つしかないけど、人によったり内容によったりしてもっとアクションが多くなることもある。
登録したアクションにはコンテクストをできればつけておく。
もちろん、相当するコンテクストがなければつける。上記のあくしょんだと「＠上司」というコンテクストをつけるとよい。
ポイントは二つ。
- わかる範囲でいいから予め予想のつくアクションを登録しておく。
- プロジェクトはシーケンシャルにアクションをこなすことを想定して時系列順に登録する
３．d-cubedに締め切りを登録する。
d-cubedに登録したプロジェクトの下に「New Reminder」ボタンがあるのでそれを押下する。
ボタンの下部に登録フォームが出てくるので、12/6の締め切り項目を登録する。
登録すると、アクションの下部に表示される。
間違ったらeditで修正するよろし。
４．登録したアクションの1番目と2番目の「上司にどんなものを作るのか確認する」と「上司とレビュー日（できれば1回目と2回目）を決めておく」を行う
忙しい上司だから、上司を見かけたら突撃しておく。説明資料なので、聞いておくとしたらこんな感じ。