GTDが一番有効である場面は、ある作業が分断された後に、再度復帰しなければならないときです。この分断する時間が長ければ長いほど、正確に以前の作業状態を思い出すことが難しいです。そのために、どうやって、状況を保管しておくことが、ひっぱりだしやすいか、そういうところを着眼としているのがGTDなのだと、私は思っています。David Allenのクライアント層を想定する限りにおいても、ＧＴＤは、横槍の多く、書類仕事の多い経営層もしくは管理層に対して有効だと、提供された方法だと思うわけです。

　現状の仕事はGTDベースで行っていますが、それでもGTDが全く役に立たないことがあります。緊急度の高い仕事がこれにあたります。例えば、問題が発生し、それに対して、少なくとも暫定の対応が半日以内であるような場合は、GTDはあまり役に立ちません。
　こういう場合で何がものを言うかと、人というリソースになります。むしろ、会社の旨みの一つはこの「人」のリソースを突っ込められるという所にあります。とはいえ、結局は誰が精通しているかどうか、といったことは下っ端はわかりにくいので、そういう意味で上司をして、関連部署の上司にヘルプを出しむるわけです。こういった負荷分散ができるのも、会社としての長所だと私は思います。

　なぜ、上記のような場合にはGTDは役に立たなかったかというと、（１）関連した作業が連続して続いているからであり、作業が分断されることが少ないこと、（２）また仮にちょこちょこ分断されても、緊急性ということもあって、頭の中で非常にデータとして取り出しやすい位置に記憶されていること、（３）GTDは全く異なる種類のものを整理するのに適しているので、今回のような数珠つなぎのような作業を整理しても判断材料としては役立たないこと、というようなことが考えられます。

　しかしながら、GTDを利用するにしろ利用しないにしろ、一つだけ共通にいえることはあります。問題を解決するための、最短の方法――ショートカットを見つけようとしているところです。
　GTDの場合は、分断された作業から復活しやすいようにできる作業を事前にリストアップすることでショートカットを作ろうとしています。問題が発生した場合に、多くの人を巻き込むのは、ノウハウや利用できる人間を揃えて、解決策への調査等の時間短縮することでショートカットを作ろうとしています。
　ＧＴＤの場合は、複数の異なる仕事に対してですが、問題への解決には、単一の険しい仕事に対してである、というところが二つの異なる点です。

　ショートカットの方法は異なりますが、いずれにせよ、短期間で実行に移せることを目標にしています。この原理を忘れず、決断力を高めて行きたいものです。

４．レビューは「殿、ご決断を！」

　このステップでは、再びお殿様のご登場です。お殿様と臣下とが集まり、次のことを確認するのがこのステップの役目です。

・現状のステータスを確認すること
・プロジェクトをどのように進めていくかを確定すること

　ちょうどこのタイミングで、今までの時間を振り返り、これからの時間を予定します。
　大きなプロジェクトに携わっているのであれば、現状の稼動状況で問題ないかどうか、事件は発生していないかをお殿様にご報告します。そして、特に問題がなければ粛々と、そうでなければ対策を、といった風に、プロジェクトに対してご決断するのがお殿様の役目です。

　とはいえ、漫然とやっていては、このステップをやっていても、やりました感というのがなく難しいところです。レビューで何をするか、を明確にするのが一番初めに差し掛かる問題ではないかと思います。
　レビューの中で、作業項目に落とし込んだり、プロジェクトに対してチェック項目を作る、といったように、チェックリストを作って実施すると、やった感があがります。

５．実行は「と～のさんのたーめなーらえんやーこらや」の臣下の役目

　４．レビューのステップを完了し、お殿様が許可が出たところで実行作業にうつります。もちろんこの仕事を行うのは臣下になります。お殿様のご決断した内容に合わせて、お殿様の目指す理想郷のため、えんやこらと臣下は働くのです。つまり自分なわけですが。
　こうして、着々とお殿様の理想郷へと続くわけですが、1週間後に１．収集ステップを再開すると、お殿様の要望が増えて理想郷が近づいてんだか遠ざかってんだかわかりゃしないという状況になるのでした。

最後に

　最後は随分尻つぼみな文量になってしまいましたが、3回にわけてまとめた夢想家と実行家にみるGTDのステップの説明は以上になります。
　自分自身の中をみてみると、二つの役目を使い分け、自分の理想を現実に実現するように動いており、そしてGTDのリストはこういった理想の状態を、二つの役目の中で情報共有することに役立っていることを説明したかった内容でした。
　実際、WeeklyReviewで上段にたってプロジェクトの進捗を確認すると、1週間を1スパンと考えるので、個々の作業ではどんな感じで動いているのか掴みづらいのです。自分自身が実行したにも関わらずです。

　また、GTDのリストのやりとりでは頭の中でお殿様と臣下にわけていますが、会社の中ではナチュラルに似たことが発生しています。上司と部下の間の情報共有がそれにあたります。上司と部下の間では週次、日次といった単位で部下から上司に報告しますが、これがちょうどGTDのWeeklyReviewのプロジェクトの進捗確認に当たります。

　GTD自体が、経験則から抽出された理論の特性上、あらゆる場所でGTDの手順を内包しているものに出くわすことと思います。どういったところが各ステップに対応するのか考えていくと、GTDをより一層理解を深めることができると思います。

２～３ステップ目は臣下の整理整頓

　お殿様のお役目は一旦ここで終わり、2ステップ目、3ステップ目は臣下がメインの作業になります。臣下の役目は、お殿様の気にされていることを実現化することにあります。しかしながら、１の収集ステップだけではがむしゃらに聞いただけなので、どれができそうとかできないとか今はする必要がないとかそういった判断はできていません。そこで、２の処理ステップと、３の整理ステップの登場です。
　『仕事を成し遂げる技術』では、2ステップ目、3ステップ目はそれぞれ、処理、整理と名づけられていますが、実際の作業で合致する単語は、「整理」、「整頓」です。

　2ステップ目では「整理」にあたります。これは要不要の確認をします。もともと「整理」の意味には、必要なものだけを取捨選択する、といったような捨てる行動が含まれています。このステップではそれに等しく、3つの基準で各項目を確認していきます。

・必要かそうでないか
・行動が必要かそうでないか
・今行動が必要かそうでないか

　3ステップ目では、2ステップ目で整理された項目を「整頓」します。「整頓」の意味には「整理」と異なり、何かを捨てるといった意味合いは含まれていません。見目麗しく整然とされた状態に直す、というのが本来の意味です。その意味のごとく、3ステップ目では、特に取捨選択は必要なく、Actionの行動が多い場合には更に分類したり、といった作業をします。

　この二つのステップを実行することで、ようやくどれを実施したらいいのかを、判断できるレベルになりました。

　これらの粒をそろえる作業は、あらゆるところで実施されています。オーディションの書類選考も、ある意味これらのステップに似た意味合いを持ちます。押し入れの掃除をする上でも、いるいらないの大きな整理、そして同じものをそろえたりなどの整頓はかかせません。このように物理界では、２ステップ目と３ステップ目はいろいろな状況で行われています。

　現在、GTDの実装方法についてまとめているところです。これからステップの実装方法をまとめていくところですが、ちょっと中断し、まず各ステップとGTDそのものの意味についてざっとまとめていきたいと思います。
ざっと、と言いたかったのですが、いろいろ説明している間に長くなってしまったので、数回構成でお送りします。

　GTDのステップは不思議なステップです。収集から処理・整理を経てレビュー、そして実行と続きます。慣れてくればそのステップがあまりに自然で問題はないのですが、慣れる前はどうしても不可思議です。
　「頭をカラッポにしよう」というスローガンを筆頭に、いろんな場所でＧＴＤは説明されています。今回は趣向を変えて、夢想家と実行家（『ストレスフリーの仕事術』P121より）の関係性からGTDのステップのあり方を見ていきたいと思います。

１ステップ目はお殿様のおなーりー

頭の中にはお殿様が住んでいる

　GTDのプロセスを行う理由の一つに、頭の中にお殿様が住んでいるから、と私は考えています。
　このお殿様は夢想家と同じ位置付けとして考えてもいいでしょう。お殿様は、やりたいことを思うこともありますが、不満に思うこともあります。しかも、不満に思う方はあまり口に出さないことも多いのです。
　そんなわけで、物理界のものを頼りにしたり、お殿様にご拝聴（要するに頭の中から搾り出す）することにより、お殿様のなさりたいこと、ご不満に思ってらっしゃることを洗い出します。この洗い出し役がいわゆる臣下であり、そして実行家なのです。
　こうして、言語化することにより、お殿様と臣下との間で、情報共有することができるのです。

　上記のお殿様と臣下は、喩えの話です。つまるところ、頭の中には、稼動する思考ラインもしくは意識レベル、というものが少なくとも二つ存在するということです。

二つの思考ラインの理由

　どうして、このような思考のラインが二つ存在するのか、私は以前から不思議に思っていました。が、精神界と物理界をリンクするためには必要なのかな、と最近では思うようになっています。
　お殿様は精神界のみの住人であり、そして物理界と精神界とを仲立ちするのが臣下、という役割です。

　このような思考ラインは、現実に会社でも存在します。経営層と現場層とが、それにあたります。実際は、経営層と現場層の中でも複数のラインが存在していることでしょう。平から課長レベル、課長レベルから部長レベル、部長レベルから役員レベル、といったように、数段階にわけて、情報のブレイクダウンを行っています。

　これらのラインが存在することは避けて通れません。というのも、作業に落とすには、どうしても取り扱う粒度を細分化する必要があるからです。頭の中でも、会社の中でも、それは変わりません。

わがままなお殿様は時間の概念を持ち合わせておられない

　さて、GTDのリストアップの中に、思い出すことを思い出すだけ思い出しましょうという話があります。いつ実現化するかはさておいて、取り出すだけ取り出すのはどうしてなのか、と不思議に思った方は多いと思います。私も実際不思議でしょうがありませんでした。これは、お殿様の特性に依るものです。
　お殿様は非常にわがままであり、とにかくちょっとでもやりたいな、実現したいな、不満だな、と思うとそれが精神界の中で実現しないことには、いつまでもいつまでも、いらいらしっぱなしなのです。王様は時間の概念がないので、できるできないの状況や、できるには時間がかかったりすることなどお構いなしなのです。とにかく随分我が侭でらっしゃるので、ひとまずお話をお伺いしないといつまでもご機嫌を損なってらっしゃいます。
　しかしながら、お殿様にはとてもよい習性も持ち合わせております。一旦臣下に話をしてしまわれるとと、あたかもそれが実現したかのように思いこみ、今までいらいらされていたことをすっかり忘れてしまわれるのです。
　なので、臣下がお殿様のお話を伺うことはとても大切なのです。そして、お殿様が思われていること全てを伺うこともとても大切なのです。

わがままなお殿様はカテゴリの概念なんぞも持ち合わせておられない

　時間軸から見てもそうですが、お殿様ののべつなさは時間だけにとどまりません。カテゴリのことだって何のそのです。仕事で成功したいことから、足の爪を切りたいことまで、お殿様の実現したい理想の状態に優劣はありません。
　そんなわけで、仕事だけ、プライベートだけ、といったようにカテゴリをわけて話をお殿様からお伺いしても意味がありません。結局は全部に対してお伺いせざるを得ないのです。

　こういった理由から、１の収集ステップには、実現時期やカテゴリにとらわれず、頭の中にある全てのものについて抽出することが、必要なのです。