GTDは使えない？
Digital Analyser ZEROさんのところでGTDが仕事では使えないという記事を目にしました。
私自身は、仕事からGTDに手をつけて、私事へ範囲を広げていき、むしろ私事のGTDの回し方の方が骨を折ったクチです。
最近の私は、プロジェクト前という嵐の前の静けさもあって非常に快適にGTDで仕事をこなしています。
GTD自体がその環境に合っていない、というのも理由に考えられますが、ひとまずは自分自身の状況を振り返ってみて、どこが違うんだろうというのをちょっと考えてみました。
わが身を振り返る
Digital Analyser ZEROさんのところから読み取れるネックとなった部分について、自分の方法を振り返ってみました。
勤怠・作業管理・タスク管理・交通費関係の管理
目にしたエントリの前に「タスク管理ツールに最適解はあるか」というエントリがあったのですが、田村さんのGTDに対するフラストレーションはここら辺から始まっていた模様です。
本文中で焦点にあがった管理表は以下でした。
・勤怠管理表
・移動費・出張旅費管理表
・作業詳細管理表
・タスク管理表
これらのうち、私は勤怠管理表、移動費・出張旅費管理表に関してはGTDでは直接的には取り扱っていません。というのも会社から既存システムが提供されているので、管理してしまうと二度手間になるのです。
勤怠管理表は、社内の既存システムがあるので、それを登録します。移動費・出張旅費管理表についても、申請用のシステムがあるのでそれを登録します。交通費が発生したかどうか、また申請を行ったかどうかは、やっぱり社内用のweb系のスケジューラを使っています。私の会社は、webスケジューラがよく使われており、データ的には保証されるし、自分のデータについては変更できます。また、スケジュールに登録する用事は、外出の用事かどうかも設定できるし、なおかつ用事の検索もできます。それで、定期的に用事を検索し、申請が完了したなら「済」等のアイコンをつけて、これで申請したかどうかの確認をします。
交通費関連については、他の方法で管理もしようと考えましたが、二重管理になる方が手間だったので、結局は一番高い頻度で扱うwebスケジュールを元データとして扱うことにしました。
また、これらのデータは定期的に行う必要があるので、会社のWeeklyReviewでまとめて実施するようにしています。
作業詳細管理表とタスク管理表について。作業詳細管理表は、日報の詳細版みたいな扱いになるのかな、とりあえずそういう想定で考えてみました。これらの二つはGTDでまとめてやっています。Digital Analyser ZEROさんほどには、属性が少ないのでなんとかなっているかもしれません。
GTDの中ではタスクがプロジェクト、作業詳細が各アクションで実装するようになります。もちろん、タスクによっては日が不確かや保留であることがばらばらなので、そのタスクのステータスによって、カテゴリにセットします。なので、Actionカテゴリには、稼動可能なタスクが集まるということになります。当日作業できるものは、このActionリストのカテゴリの中にあるタスクを選択し、その作業詳細を実施すればいいのかな、と思ってたのです。そうすると、随時行う作業でも、このタスクに関連する一連の作業履歴がActionで残ります。
とはいえ、作業詳細管理表に似たことは、ＧＴＤをする前に、私もexcelでやろうとしたことがあります。更にwikiとtracでもためそうとしましたが、どれも正直うまくいきませんでした。
wikiとtracでダメだった理由は、更新に時間がかかることです。結構まじめに書いていると、作業する以上にまとめる方に時間がかかります。もう一つ理由があったのですが、それはexcelでも持ち越された問題でした。
excelの場合は、セル数が多いと気分が滅入る、というのがあります。しかも数式を扱ったりと何かと煩雑になりやすいので、行単位でコピーしてもうまくいかなかったりと、思った以上にメンテナンスが大変なのです。
そしてこれら3点の媒体で失敗に終わった最大の原因は他にあります。これらのレポートをリアルタイムで更新をかけなくてはいけないと思っていたことと、進捗内容の完璧さを目指していたことです。
時間との関連性
でも確かに、時間が枯渇している状況で、GTDが崩壊しないかを考えるとちょっと私も自信ないです。
現状のfitzNOTEを利用したシステムで、忙しい時期に運用したことがないからです。あまりに忙しい場合は、反対に紙にずっと作業項目をかいていき、やりとりをまとめていって、その日の最後に反映するのが便利でした。これをふまえると、通常の作業ではノートを用い、日々の進捗データとしてはfitzNOTEに毎日更新するのがベターなのかもしれません。いずれにせよ、決まった時間に定期的に行うのがよいのであって、随時データを更新するのはあまり好ましくないように思います。
今の所は確かに時間は枯渇しておらず、そこまで切迫したような状況ではありません。
まとめ
とりあえず自分のやり方のポイントまとめると、まずは以下2点があるかなと思いました。
・勤怠管理等の事務処理はWeeklyReviewで定期的に
・GTDのリストはリアルタイムで更新しなくてもいい
「GTDのリストはリアルタイムで更新しなくてもいい」というのは、そもそもリスト自体はリアルタイムにデータを同期させる必要はないんじゃないかな、と思う所があるからです。これまでにもリアルタイム同期は行おうと試みましたがことごとく失敗に終わっていますし、時間もかなり浪費します。だったら1時間のうち、最後の5分をリスト更新用の時間として確保する方がよほどいいかもしれません。
GTDの得意分野は何？
Digital Analyser ZEROさんにとって、仕事上ではGTDが有効でないことは非常に残念ですが、仕事の形態によってGTDも得手不得手があるかと思います。GTDはどんなタイプの仕事に有効なのかを考えるため、自分の仕事の形態とGTDの回し方も振り返ってみようと思いましたが、長くなったので今日はこの辺で。