Monthly Archives: 5月 2007

[Expired] Schedule

暫定のスケジュールとPERTについて、以下に示す。

暫定スケジュール

GTD暫定スケジュール

暫定PERT

GTD暫定PERT図

各タスクの詳細については次回。

GTDの実装振り返り

GTDは使えない?

 Digital Analyser ZEROさんのところでGTDが仕事では使えないという記事を目にしました。
 私自身は、仕事からGTDに手をつけて、私事へ範囲を広げていき、むしろ私事のGTDの回し方の方が骨を折ったクチです。

 最近の私は、プロジェクト前という嵐の前の静けさもあって非常に快適にGTDで仕事をこなしています。
 GTD自体がその環境に合っていない、というのも理由に考えられますが、ひとまずは自分自身の状況を振り返ってみて、どこが違うんだろうというのをちょっと考えてみました。

わが身を振り返る

 Digital Analyser ZEROさんのところから読み取れるネックとなった部分について、自分の方法を振り返ってみました。

勤怠・作業管理・タスク管理・交通費関係の管理

 目にしたエントリの前に「タスク管理ツールに最適解はあるか」というエントリがあったのですが、田村さんのGTDに対するフラストレーションはここら辺から始まっていた模様です。
 本文中で焦点にあがった管理表は以下でした。

・勤怠管理表
・移動費・出張旅費管理表
・作業詳細管理表
・タスク管理表

 これらのうち、私は勤怠管理表、移動費・出張旅費管理表に関してはGTDでは直接的には取り扱っていません。というのも会社から既存システムが提供されているので、管理してしまうと二度手間になるのです。
 勤怠管理表は、社内の既存システムがあるので、それを登録します。移動費・出張旅費管理表についても、申請用のシステムがあるのでそれを登録します。交通費が発生したかどうか、また申請を行ったかどうかは、やっぱり社内用のweb系のスケジューラを使っています。私の会社は、webスケジューラがよく使われており、データ的には保証されるし、自分のデータについては変更できます。また、スケジュールに登録する用事は、外出の用事かどうかも設定できるし、なおかつ用事の検索もできます。それで、定期的に用事を検索し、申請が完了したなら「済」等のアイコンをつけて、これで申請したかどうかの確認をします。
 交通費関連については、他の方法で管理もしようと考えましたが、二重管理になる方が手間だったので、結局は一番高い頻度で扱うwebスケジュールを元データとして扱うことにしました。
 また、これらのデータは定期的に行う必要があるので、会社のWeeklyReviewでまとめて実施するようにしています。

 作業詳細管理表とタスク管理表について。作業詳細管理表は、日報の詳細版みたいな扱いになるのかな、とりあえずそういう想定で考えてみました。これらの二つはGTDでまとめてやっています。Digital Analyser ZEROさんほどには、属性が少ないのでなんとかなっているかもしれません。
 GTDの中ではタスクがプロジェクト、作業詳細が各アクションで実装するようになります。もちろん、タスクによっては日が不確かや保留であることがばらばらなので、そのタスクのステータスによって、カテゴリにセットします。なので、Actionカテゴリには、稼動可能なタスクが集まるということになります。当日作業できるものは、このActionリストのカテゴリの中にあるタスクを選択し、その作業詳細を実施すればいいのかな、と思ってたのです。そうすると、随時行う作業でも、このタスクに関連する一連の作業履歴がActionで残ります。

 とはいえ、作業詳細管理表に似たことは、GTDをする前に、私もexcelでやろうとしたことがあります。更にwikiとtracでもためそうとしましたが、どれも正直うまくいきませんでした。
 wikiとtracでダメだった理由は、更新に時間がかかることです。結構まじめに書いていると、作業する以上にまとめる方に時間がかかります。もう一つ理由があったのですが、それはexcelでも持ち越された問題でした。
 excelの場合は、セル数が多いと気分が滅入る、というのがあります。しかも数式を扱ったりと何かと煩雑になりやすいので、行単位でコピーしてもうまくいかなかったりと、思った以上にメンテナンスが大変なのです。
 そしてこれら3点の媒体で失敗に終わった最大の原因は他にあります。これらのレポートをリアルタイムで更新をかけなくてはいけないと思っていたことと、進捗内容の完璧さを目指していたことです。

時間との関連性

 でも確かに、時間が枯渇している状況で、GTDが崩壊しないかを考えるとちょっと私も自信ないです。
 現状のfitzNOTEを利用したシステムで、忙しい時期に運用したことがないからです。あまりに忙しい場合は、反対に紙にずっと作業項目をかいていき、やりとりをまとめていって、その日の最後に反映するのが便利でした。これをふまえると、通常の作業ではノートを用い、日々の進捗データとしてはfitzNOTEに毎日更新するのがベターなのかもしれません。いずれにせよ、決まった時間に定期的に行うのがよいのであって、随時データを更新するのはあまり好ましくないように思います。

 今の所は確かに時間は枯渇しておらず、そこまで切迫したような状況ではありません。

まとめ

 とりあえず自分のやり方のポイントまとめると、まずは以下2点があるかなと思いました。

・勤怠管理等の事務処理はWeeklyReviewで定期的に
・GTDのリストはリアルタイムで更新しなくてもいい

「GTDのリストはリアルタイムで更新しなくてもいい」というのは、そもそもリスト自体はリアルタイムにデータを同期させる必要はないんじゃないかな、と思う所があるからです。これまでにもリアルタイム同期は行おうと試みましたがことごとく失敗に終わっていますし、時間もかなり浪費します。だったら1時間のうち、最後の5分をリスト更新用の時間として確保する方がよほどいいかもしれません。

GTDの得意分野は何?

 Digital Analyser ZEROさんにとって、仕事上ではGTDが有効でないことは非常に残念ですが、仕事の形態によってGTDも得手不得手があるかと思います。GTDはどんなタイプの仕事に有効なのかを考えるため、自分の仕事の形態とGTDの回し方も振り返ってみようと思いましたが、長くなったので今日はこの辺で。

帰ろうとする時に感じる薄暗い不安感を解消するためには?

 その日私は会社でWeeklyReviewを行い、気がかりなことの総てのステータスを確認し終えた。足取り軽く帰路に立ったその時、私は初めてようやく気がついた。いつも傍らに感じていたあやふやな薄暗い不安感が消えていることに。

傍らのカオナシ

 私がGTDをはじめに、適した仕事術を躍起になって探してきたのには、いくつか理由がある。もちろん生産性を向上させるためでもあるし、残業をしたくなかったからでもあった。その中には、ほのぐらく傍らに寄り添うあやふやな薄暗い不安感を取り除きたい、というのもある。

 あやふやな薄暗い不安感――それは、目立つことはないけれども、だからといって存在自体が消えるわけでもないものだ。だらだら残業をしてしまうぐずぐずした自分、帰る時になんともいえない後ろ髪をひかれるような気持ち、休日のふとした時に思い出す仕事のこと、そんな折にそれはひょっこり顔を出す。千と千尋の神隠しに出てくるカオナシのように、微妙に存在をアピールしつつ、忌避されつつ、ふっとそこに現れる。

 もちろん私は、こんな鬱陶しいものはバイバイしたい。しかし、どこをどうしたらこのもやもやしたいわれなき不安感は取り除かれるのだろうか?

汝、働け。しからば去らん

 まず私が考えたのは、こうだ。時間中にちゃんと働いていないから帰るのが後ろめたいんだ、と。つまりは生産性の問題だと思った次第。生産性が向上すれば、その不安は自ずと晴れるだろうというのが私の予想だった。
 そんなわけで、時間と作業の計測に格闘した。しかし哀しいかな、結果はむしろ、生産性を向上させるにも限度がある、ということ明らかにしただけに終わったのである。
 作業と作業の間に挟まれるインターバルの時間、作業自体を管理する時間、同僚とのコミュニケーションを交わす時間、会社の勤怠や交通費を申請する時間、等々。もちろんメールを読む時間や、休憩をとる時間も大切。これらは、直接的には生産性には関与していない。けれども、こういった合間合間の時間があることで、生産性は向上している。なんにせよ、作業する時間を延長することで生産性を向上するには限界があることを、私は改めて知った。

 しかも、前提を覆すような出来事が起こってしまったのだ。

働けど働けど 我が不安無にならざり

 その日は通しの仕事だった。会社に来てから帰るまで、ぶっ通し。仕事を管理する時間も勤怠や交通費の時間は取られない。でもちょっとばかりはコミュニケーションの時間はある。これぞまさしく生産性の一番高いはずの日だ。流石に今日はあの不安ともおさばらだろうと、私も意気揚々としていた、だがしかし。
 家に帰る私の背後には、やっぱりもやもやした薄暗い不安感が後からついてきた。

 それはつまり、生産性と不安感は全く関係がない、ということだ。仕事の勤勉さ加減によって不安感が生じているわけではないことが確定したのだ。
 だったら、この薄暗い不安感はどこからやって来るのだろう?

鬼ごっこ

 ふと思いついたことだが、この薄暗い不安感と鬼ごっこに出てくる鬼は、とてもよく似ている。いずれも自身が変動し、周りから忌避されて、私たちはそれから逃げようとする。この相似形の一つを紐解けば、もう一つへの解にも近づけるかもしれない。そんなわけで、ちょっと寄り道をして鬼ごっこについてちょっと考えてみた。

鬼ごっこの危険な状態

 鬼ごっこは、鬼につかまってしまうとアウトだ。だから、鬼ごっこで危険だな、と思われる状態というのは、こんな状態である。

 一つ、鬼の居場所がわからないこと。これはとても危険。居場所がわからないので、背後から忍び寄られては一巻の終わりだ。だから、鬼の居場所を知っておくことは非常に重要である。
 二つ、鬼との距離が近いこと。距離が近いと、鬼から逃げることが難しい。逃げるのに出遅れてしまうと、いとも簡単に鬼につかまってしまう。だから、鬼と離れていることが大切だ。
 三つ、鬼と対峙しているのが自分自身のみであること。例えば、複数の人間の中に潜んでいることを考えてみよう。この場合、鬼は他の人にもつかまえにいくので、ターゲットが自分から反れる可能性が高くなる。だから、回りが複数存在する場所に移動することが重要だ。

 これをまとめると、鬼から回避するには、以下のようなことをすればいいことがわかる。

・鬼の居場所を毎度確認すること
・鬼からよく離れていること
・まわりが複数いる場所に隠れること

薄暗い不安感の危険な状態

 今度はこれを、薄暗い不安感について考えてみた。
 今まであまりちゃんと考えていなかったけれども、不安感の中身は一体何だろう? いずれにせよ、将来何かしら危険な状態が起きやしないか、という不確かな未来に起こりうる危険を心配している。

 鬼の居場所がわからないこと。これは、危険な未来がいつ起きるか、どのように起きるかまったくわからないことと考えてもいいだろう。確かに突発的におきる危険の方が予め予測された危険よりも遥かに危険性が高い。
 鬼との距離が近いこと。これは、危険の発生時期が近づいていること。きたるべき危険に向けては準備が必要だが、その準備をする時間が限られては充分な整えを行うことができない。
 鬼と対峙しているのが自分自身のみであること。これは、危険を回避するメンバーが自分自身のみ、ということだ。これは確かに非常に危険だ、メンバー間での比較検討をしないままに対応を実施してしまうので、かなりのハイリスクになる。

 つまりは、いわれのない薄暗い不安感は、(1)危険が発生するところを予測すること、(2)危険の発生時期から離れること、(3)危険について複数の人間で共有することによって逃れられるんではないかということを示唆している。る?

危険を予測するってどういうこと?

 上で示した3つの方法はちょっと抽象的なことでよくわからない部分がある。まず一つ目の危険が発生するところを予測するってどういうことかを見ていく。

 危険を予測する、といってもねぇ、危険は仕事が大量発生したり、全く時間がない時に仕事が発生することで簡単に危険は生じる。でもその発生する仕事っていうのは、もともとのプロジェクトからみれば、来るべき未来、ゆくゆくは発生する仕事ということだ。ならば、その来るべき仕事をある程度予測しておけば、すぐに対応することができるんじゃない? そしてまたこうもいえる。危険がやってくるまでカウントダウンができるならば、それこそ危険と今いる場所の距離感がわかるというもの。

 だから、プロジェクトが今どこまで進んでいるかと、これから行くべき道すじが少なからず見えているといいんじゃないかな、と思う。

危険の発生時期から離れるってどういうこと?

 次に危険の発生時期から離れること、ということ。これもちょっとわかりにくい。危険は先ほども言ったように、本来危険なものではなかった。けれども、同時に大量に発生したり、あまりに極端な時間で発生したりすることで危険になってしまう。だったら、前もって進められる仕事は進めていれば、この危険からは離れるんじゃないかってことを言いたい。当たり前だけれども前倒しが大切ということ。

そもそもどうしてだらだら残業するの?

 薄暗い不安感に対処する方法が明確になった今、今更ながらに、だらだら残業する理由を考えてみた。
 だらだら残業してしまうのは、早く帰って実は後から大変なことになってしまうんじゃないか、という恐怖感がある。ホントに今帰っても問題ないの? 後からすごいことになったって知らないよ? そんな声なき声を感じてしまい、ぐずぐずぐずぐず椅子から離れてしまうことがままあった。

 椅子から立ち上がれなかったのは、今の状態で本当に大丈夫なのか、その判断がつけられなかったからなんだろう。

薄暗い不安感から解放された理由

 最初に、薄暗い不安感が過ぎ去ったと書いたがそれはどうしてか? もちろん、今までに導いた、薄暗い不安感を逃れる方法がいつの間にか実現されていたからだろう。
 それは、WeeklyReviewを実施することによって(1)すべてのプロジェクトとその進捗を最新の状態に同期することで現在位置を把握することができ、(2)それらのプロジェクトに対して、自分自身ができうる限りのことはすべて行っており、(3)なおかつ、それをマネージャに報告することで情報を共有すること、これらすべてを実現されていた。

どうして生産性だけじゃダメなの?

 一番初めに行っていた生産性だけをチェックするのがどうしてダメなのかを改めて考えてみた。生産性は数学に喩えるならば、線分の長さのみを確認するだけの行為にある。しかしながら、プロジェクトは充分な長さの方向性のあったベクトルである。ここで必要なのは、長さと方向性であるが、生産性ではそのうち方向性が欠落していた。だから、生産性があがったといっても、それがプロジェクトに対して寄与しているかどうかを確認することができなければ、意味がないからだろう。

GTDシステムの抽象的概念

大まかに捉える

 こののシステムは、卵の孵化から始まり雛を立派な鶏に育つのを促すようなシステムである。
 頭の中に浮かんだアイデアであれ、やるべきことであれ、それらは全て現実が未来に関して変化するための結果設定である。
 つまり、システムの役目は、頭の中の抽象から、現実の中の具体へ遷移するための取り持ち役であり、アウトソース。頭の中の抽象と現実の中の具体を一致させるための、支援。

ステータスの遷移

 抽象の始まり = 卵が巣にやってきた = 卵
 抽象の間   = 卵の細胞の細分化 = 計画
 抽象の終わり = 具体の始まり = PDCAでいうところのD = 実行し始めたところ = 孵化(卵から雛へ)
 具体の間   = プロジェクト進行中 = 進捗確認 = ステータスステータスステータス = 雛の成長
 具体の終わり = ゴール = 鶏 

GTDステップに対する適用

 1.収集 = 卵(もしくは雛)が巣にやってきた
 2.処理 = 卵(もしくは雛)の形状を確認し、いつ、どのぐらいに育てたいかの確認をする。もしくは割れた卵であるなら捨てる。卵の餌ならReferences行き等。
 3.整理 = 卵(もしくは雛)にやるべき事項でカテゴライズ
 4.レビュー = 卵(もしくは雛)の成長確認およびやるべきことの妥当性のチェック
 5.実行 = 卵(もしくは雛)にやるべきことをやって、孵化もしくは成長するように促す

 計測 = 卵の状態の確認
 支援資料 = 卵を孵化するための藁、温度、雛が成長するための餌等
 GTD = 複数の卵の面倒を見る

卵(もしくは雛)の前提

・全ての卵と雛が同じ成長度合いとは限らない
・全ての卵と雛が同じ状況であるとは限らない
・全ての卵と雛に対して、同時期に何らかの施しを行う必要があるとは限らない

Planとは?

 卵を孵化するための方法を考えること。

 抽象の始まり~抽象の終わり
 ≒ 卵の細胞の細分化

実行とは?

 雛から立派な鶏に育たせるもの。

 具体の始まり~具体の終わり
 ≒ 雛の成長

WeeklyReport 2007/05/26

現在の使用アイテム

 現時点での使用アイテムを以下にリストアップします。

  • 基本リスト – デジタル(FitzNote)
  • チェック用リスト – デジタル(FitzNote)
  • プロジェクトファイル – デジタル(FitzNote)・紙・マニラフォルダ
  • カレンダー – スケジュール帳

 前回と変更はありません。

現時点のWeeklyReviewフロー

 以下のフローは、今回WeeklyReviewを行っている間に追記したものを含めての状態のものです。
 完了したアクションは■、項目としてあげてみたもののできなかったアクションは□です。

Home WeeklyReview-20070526
├0.初動
|└■掃除機をかける
├1.収集
|├■テーブルに処遇不明なものを家から集めてくる
|├■Inboxからものをテーブルにぶちまける
|├■Inboxを空にしたらもとに戻す
|├■RTMのInboxをFitzNoteのInboxにいれなおす
|└■頭からしぼりだす
├準備
|├■財布を用意する
|├■手帳を持ってくる
|├■ペンを用意する
|├■タイマーを用意する
|├■はさみを用意する
|├□Inboxボックスを用意する
|├■Projectボックスを用意する
|├□ラベルライターを用意する
|└■ゴミ箱を用意する
├2.処理
|├■テーブルにあるものを処理する
|├■RTMのCalendar項目を確認する
|├■FitzNoteのInboxを処理する
|└リストの更新
| ├■Projectで検索をする
| └■上から順に、一番最後のActionのステータスを確認し、現状と一致していなければ更新する
├3.整理
|└レシート精算
| ├■excelを起動しよう
| ├■財布からレシートを出す
| └■excelにレシートを登録する
├4.レビュー
|├■プロジェクトの進捗を確認する
||├ラベルが「プロジェクト」で検索する
||└上から順にループ
|| ├現在の状態をProjectの詳細に時間とともに記述する
|| └2週間進んでいなければSomedayに差し戻す
|├■反省を書く
|├■スケジュールプランニング
|├□GoogleReaderを初期化する
|└WeeklyReportをworks4Lifeに書く
└保留
 ├デフラグする
 ├PCのバックアップをする
 └DiigoのInboxを処理する

前回からの変更点

  • 「0.初動」を追加しました。
  • 「1.収集」を
  • 1.収集の項目を見直しました。物理的なものから精神的なものに収集しています。
  • Inboxの用意は、1.収集を前に持っていたことでなくします。
  • ラベルライターは、結構な動作になるので必須項目からはずします。
  • 2.処理内の順番を見直しています。こちらも物理的なものから精神的なものにフォーカスするようにしています。
  • GoogleReaderを初期化する作業は、今の所溜まらなくなったので、項目からはずします。

あいかわらず時間がかかってます。。

 時間をなんとか短縮しようとか以前から言っていますが、一向に時間が短縮する気配がありません。
 1.収集、2.処理の時点で結構なエネルギー消費があるので、だいたいこの時点が過ぎたところで小休止を入れてしまいます。でいっぱい時間が過ぎちゃうのですな。。。
 休憩を挟んだことで、中だるみが生じてしまうのですが、それ以外にも中だるみが生じる理由はありました。4.レビューの部分での進捗の確認のやり方が、今まで確定していなかったからです。この問題は、前回のWeeklyReviewでも説明した通り、もとを正せばProjectとActionの使い方がツールの中で決まっていなかったことにありました。こちらについては消化され、時間はかかっていますが、実のあるレビューができました。
 

初動に掃除機を追加しました。

 以前、スタートに時間がかかるからといって、「準備」を追加しました。この理由は、何も考えなくてもできる項目を追加することによって、動きやすくしようという理由からでした。最初のころは、それで自分自身を騙すことができましたが、WeeklyReviewはそれなりに時間がかかります。現時点で3時間で終わればいい方になっています。
 なので、準備のフェーズ自体が、これから長く始まるジェットコースターの上りの段階のように見えて仕方がないのです。そんなわけで、すぐに効力が失ったのは言うまでもありませんでした。

 そこで、今回は初動に掃除機をかけることを追加しました。掃除機をかけること自体は、いつも土曜日にやっていることです。今までは、それをWeeklyReviewの後にやっていました。が、WeeklyReviewが時間がかかること、それからそれなりの気力が尽きることなど等から、掃除機をかけるころにはうーんざりしてしまうのですね。それならいっそ一番初めにやるんではどうか、ということで追加しました。で、思った以上に効果はありました。

 その思った以上の効果というのが、(1)掃除機をかけることで体がそれなりに活発になるようにシフトされている。そのためスムーズに物理的な収集へ行動が遷移しやすかったことです。また、(2)掃除をしたことによって、エネルギーの気力がちょっとアップし、高いモチベーションからWeeklyReviewに突入しやすいことです。
 (1)と(2)は一見似ていますが、異なります。(1)自体はいうなれば身体のエネルギー遷移のしやすさであり、(2)は精神のエネルギーの基本位置がアッことを示します。

今週のこもごも

プロジェクトとアクションと手順との関係

 GTDの概念では、やるべき内容は、プロジェクトとアクションの二つの概念のみを持っています。
 一方、私の方では手順を導入しています。手順の位置づけとしては、アクションを更に細かくしたものが、手順であり、アクション=複数の手順、というようなイメージです。
 でも、実際管理する単位はアクションです。
 以前の私は、このアクションの単位で管理すべきなのか、それとも手順レベルまで落とし込んで管理すべきなのかがよくわかりませんでした。
 結局、アクションの単位でしか管理はせず、手順レベルについては放っておいています。

『仕事を成し遂げる技術』感想

仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法

『仕事を成し遂げる技術』のこまごました感想です。

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FusionDesk ちまっとレビュー

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  • Elegant & flexible UI
  • Full undo and redo
  • Reminders & Alerts
  • Hierarchical folders
  • Tags & contexts
  • Customizable filters
  • Time Tracking
  • Project Estimates
  • Time Reports
  • Import / Export
  • Sync with Outlook
  • Sync with other PCs

FusionDesk – Lightweight project management for individuals and small teams. (2007-05-22)

 FusionDeskはもともとGTD用のソフトではなかったのですが、Listibleにも掲載されていたことで、どんなものかと思い、試しにインストールしてみました。
 上記はFusionDeskの特徴を引用したものです。

 1週間の試用ではなく、ざっとの使い勝手を1時間程試したぐらいのレビューです。

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